Facture

CARL Source vous permet de gérer la chaîne des achats jusqu'au règlement de la facture auprès du fournisseur.

Une facture est élaborée à partir d'une ou plusieurs commandes, ou à partir d'un bon de réception, voir Créer une facture.

Lors de la réception de la facture du fournisseur, le responsable saisit les montants indiqués sur cette facture et les compare à ceux saisis dans CARL Source.
Si les montants correspondent, il peut transmettre pour règlement et solde la facture.

La commande peut alors être soldée.

Si le mode de facturation est "à la commande", un utilisateur muni du droit "Facturer des quantités non réceptionnées" peut créer une ligne facture avant que la commande ne soit entièrement réceptionnée.
Pour forcer le solde de la facture avant celui de la commande, positionner à "Oui" le paramètre central "Solde de la commande bloqué par le solde de la facture".

Création de lignes

De nouvelles lignes peuvent être créées directement à partir de la facture. Dans ce cas, les lignes de commande et de réception correspondantes sont automatiquement créées, car il s'agit d'une régularisation implicite pour un complément non prévu à l'origine sur cette commande.
Cette possibilité est soumise au droit sur profil "Créer des lignes depuis la facture".
Il est à noter que dans ce cas particulier, les lignes de commande ainsi ajoutées à postériori seront exclusivement d'origine "Utilisateur" ou "Intervention" ; il n'est pas possible d'initier une telle ligne en tant qu'origine "Stock", une gestion rigoureuse de magasin est incompatible avec un processus autorisant des mouvements de stock à partir de la saisie de la facture.

Avoir

Un avoir est octroyé lorsque le fournisseur a facturé plus que la quantité effectivement livrée.

Dans ce cas, vous créez une facture de type "Avoir" et vous indiquez le code de la facture précédemment enregistrée, par rapport à laquelle l'avoir sera calculé.
En appliquant le traitement de génération de ligne proposé par défaut, la quantité de chaque ligne d'avoir correspond à la quantité facturée en trop. Sa valeur reste de signe positif, mais elle sera comptabilisée "négativement" et déduite du cumul facturé sur la commande d'origine (onglet Règlements).

Dans certains cas (utilisation d'un précédent avoir accordé suite à une sur-facturation antérieure du fournisseur) des lignes de commande peuvent être créées à postériori depuis l'avoir.
Dans ce cas, ces lignes sont créées avec une quantité négative ce qui permet de comptabiliser les montants correspondants en tant que crédit (module budget).

En résumé, CARL Source propose :

Suite à une commande, vous acceptez une facture dont le montant est supérieur au montant de la commande. Le fournisseur vous accorde un avoir.
Dans ce cas, vous enregistrez cet avoir en positif, lié à la facture et à une ligne existante de la commande. La quantité de la ligne de la commande étant positive, la ligne de facture (l'avoir) l'est aussi.
Disposant d'un avoir (un crédit du fournisseur), vous souhaitez l'utiliser lors d'une commande.
Dans ce cas, vous enregistrez une nouvelle fiche avoir, et créez des lignes de commande, qui se déduisent du montant de votre commande. Les lignes d'avoir et de commande sont générées automatiquement en négatif, car elles sont valorisées au crédit.

États de la facture

La gestion des états vous permet de savoir à quel stade se trouve la facture.

En préparation : La facture est en cours de saisie.
Validée : La facture est complète. La facture peut être créée directement validée.
A payer : La facture a été vérifiée, l'accord a été donné pour son règlement.
Soldée : La facture a été réglée.
Annulée : La facture a été créée par erreur. Cet état est irréversible.

La facture ne peut être soldée que si le montants facturé et le montant facturable sont égaux, ou si l'écart est négligeable, selon les paramètres définis sur le profil de l'utilisateur.

Pour modifier l'état d'une facture, voir Changer l'état d'un élément.

Voir aussi États de la demande d'achat.