Follow the documentation check lists: Creating a wiki page & Review and Publishing a wiki page. Those check lists are not accessible to the National Agencies.



Do not copy a page without following the check list. A copied page no matter the status will automatically be published on saving. The location of the page must be changed to Copied pages - restricted to editors before first save to avoid this. Please, note this message as well as the check lists are not visible to the NA user group.



This check list is not visible to the National Agencies.

  • Ensure that the location is under Copied pages - restricted to editors

  • If changes are required to be done by EAC IT TRAINING
    • Update status to Changes & Send request to EAC IT Training






IMT reference:    

Page labels:


User review IMT reference: 

Status:


The page should be marked by one of the 6 statuses. The page may be in DRAFT or is ready for or undergoing  . If the page is published for NA Working group review it will be indicated as  .
Finally the page is PUBLISHED.  The page may be hidden from the NA user group once it is  but may remain on this wiki for reference. Please, note this message is not visible to the NA user group.



Johdanto organisaatioiden rekisteröintioppaaseen

Erasmus+:n ja Euroopan solidaarisuusjoukkojen organisaatioiden rekisteröintijärjestelmässä jokainen organisaatio, joka aikoo hakea akkreditointia tai avustusta kansallisten toimistojen hallinnoimiin Erasmus+:n ja Euroopan solidaarisuusjoukkojen toimiin, saa yksilöllisen tunnisteen (organisaatiotunnuksen).

Organisaatiotunnusta on käytettävä kaikissa tulevissa avoimissa tarjouspyyntömenettelyissä  Erasmus+-ohjelmaa or Euroopan solidaarisuusjoukkoja koskevissa lomakkeissa. 

Tämä organisaatioiden rekisteröintioppaan ensimmäinen versio on laadittu ohjaamaan ne, jotka käyttivät ennen osallistujaportaalia, nykyistä rahoitus- ja tarjousportaali SEDIAa, ja ne, jotka eivät ole käyttäneet sitä, tärkeimmille sivuille.

Vastaa alla oleviin kysymyksiin, niin pääset sivuille, joilta saat sinulle olennaisinta tietoa koulutuksen ja kulttuurin pääosaston organisaatioiden rekisteröintiprosessista. Jos et vielä tunne prosessia, on suositeltavaa lukea  johdanto tähän oppaaseen. 





Siirry asianomaiseen kohtaan oppaassa


Pystyitkö muokkaamaan organisaatiosi tietoja  koulutuksen, audiovisuaalialan, kulttuurin, kansalaisten ja vapaaehtoistyön osallistujaportaalissa, joka on nyt rahoitus- ja tarjousportaali SEDIA?

Kyllä.


Jos sinulla oli aiemmin oikeus muokata organisaation tietoja osallistujaportaalissa, nykyisessä  rahoitus- ja tarjousportaali SEDIAssa, olet säilyttänyt tämän oikeuden muokata organisaation tietoja organisaatioiden rekisteröintijärjestelmässä. Kirjaudu Erasmus+-ohjelman ja Euroopan solidaarisuusjoukkojen alustalle, missä näet organisaatioluettelosi: My Organisations. Sinun on käytettävä samaa sähköpostiosoitetta, joka liittyy EU Login -tunnuksiisi ja ilmoitetaan osallistujaportaalissa. Lisätietoja organisaation muokkaamisesta after you have logged in. kirjautumisen jälkeen. Näet myös organisaatiotunnuksen luettelossa My Organisations.

Jos sinulla oli aiemmin oikeus muokata tietoja mutta sinulla ei ole sitä uudessa organisaatioiden rekisteröintijärjestelmässä, katso alla olevat ohjeet.

Ei.


Tiedätkö osallistujan tunnistuskoodin (PIC), joka liittyy rekisteröitävään organisaatioon?

Kyllä.


Käytä hakutoimintoa ja etsi organisaatiotunnuksesi.


Ei. / En usko.


Tarkista varmuuden vuoksi, ettei organisaatiotasi ole rekisteröity aiemmin, käyttäen hakutoimintoa. Kun olet varma, ettei sitä ole rekisteröity, rekisteröi organisaatiosi.

Jos löydät useita tuloksia, jotka vastaavat organisaatiosi tietoja, pyydä työtoverilta apua oikean tunnuksen valitsemisessa. Jos johonkin PIC-koodeista/organisaatiotunnuksista liittyy ECHE-koodi, tämä katsotaan oikeaksi organisaatioksi, jota voit käyttää tulevaisuudessa verkkohakemuksissa.








Onko organisaatiosi hakenut aiemmin (kansallisten toimistojen hallinnoimaan)  Erasmus+ -ohjelmaan ja/tai Euroopan solidaarisuusjoukkoihin liittyvää akkreditointia tai avustusta?

Kyllä.


Käytä hakutoimintoa ja etsi organisaatiotunnuksesi.


Ei. / En usko.


Tarkista varmuuden vuoksi, ettei organisaatiotasi ole rekisteröity aiemmin, käyttäen  hakutoimintoa. Kun olet varma, ettei sitä ole rekisteröity, rekisteröi organisaatiosi.

Jos löydät useita tuloksia, jotka vastaavat organisaatiosi tietoja, pyydä työtoverilta apua oikean tunnuksen valitsemisessa. Jos johonkin PIC-koodeista/organisaatiotunnuksista liittyy ECHE-koodi, tämä katsotaan oikeaksi organisaatioksi, jota voit käyttää tulevaisuudessa verkkohakemuksissa.


En tiedä. 


Tukikelpoisuusperusteet Erasmus+-ohjelmaoppaassa ja Euroopan solidaarisuusjoukkojen oppaassa kertovat, mitkä toimet ovat (kansallisten toimistojen hallinnoimien)  Erasmus+-ohjelman ja Euroopan solidaarisuusjoukkojen toimia.

Käytä hakutoimintoa ja etsi organisaatiotunnuksesi. Jos et löydä sitä tai jos löydät useita tuloksia, pyydä työtoverilta apua oikean PIC-koodin valitsemisessa. Jos PIC-koodeja on useita ja johonkin niistä liittyy ECHE-koodi, tämä katsotaan oikeaksi PIC-koodiksi.




Löysitkö organisaatiotunnuksesi järjestelmästä?

Kyllä.


Pane merkille organisaatiotunnus. Voit nyt käyttää organisaatiotunnusta kaikissa avoimissa tarjouspyyntömenettelyissä  Erasmus+-ohjelmaa tai Euroopan solidaarisuusjoukkoja koskevissa lomakkeissa..


En. 


Jos sinulla on PIC-koodi ja organisaatiosi on aiemmin hakenut (kansallisten toimistojen hallinnoiman)  Erasmus+-ohjelman ja Euroopan solidaarisuusjoukkojen toimiin liittyvää akkreditointia tai avustusta, ota yhteys kansalliseen toimistoosi joka auttaa sinut eteenpäin.






Haluatko muokata tai päivittää organisaation tietoja järjestelmässä?

Kyllä.


Siirry aloitussivulta sivulle My Organisations ja muokkaa organisaation tietoja. Jos et näe organisaation tietoja sivulla My Organisations, ota yhteyttä työtoveriisi, jolla on oikeus muokata organisaation tietoja osallistujaportaalissa, nykyisessä rahoitus- ja tarjousportaali SEDIAssa. Hän voi myös muokata organisaation tietoja organisaatioiden rekisteröintijärjestelmässä ja antaa sinulle käyttöoikeuden lisäämällä sinut valtuutetuksi käyttäjäksi tai muokata organisaation tietoja puolestasi.

Jos et pysty selvittämään, kenellä työtovereistasi on oikeus muokata organisaation tietoja osallistujaportaalissa, nykyisessä  rahoitus- ja tarjousportaali SEDIAssa, ota yhteyttä kansalliseen toimistoosi ja ilmoita sille PIC-koodi ja/tai organisaatiotunnus. Lisätietoja kansalliselle toimistolle annettavista tiedoista on jäljempänä.

En.  


Vaikka et olisikaan valtuutettu käyttäjä organisaatioiden rekisteröintijärjestelmässä, voit silti käyttää organisaatiotunnusta hakulomakkeessa.




Kellään organisaatiossani ei ole oikeutta muokata organisaatiomme tietoja organisaatioiden rekisteröintijärjestelmässä. Mitä voimme tehdä?  


  1. Organisaation asianmukaisesti tarkastetun edustajan on otettava yhteyttä kansalliseen toimistoon ja ilmoitettava, että tietyn käyttäjän on saatava oikeus muokata organisaation tietoja uudessa organisaatioiden rekisteröintijärjestelmässä.
  2. Kansallinen toimisto pyytää:
    1. organisaatiotunnusta
    2. lisättävän käyttäjän EU Login -valtuustietoja (sähköposti, etunimi, sukunimi) ja
    3. muita organisaatioiden rekisteröintilomakkeessa vaadittavia pakollisia tietoja tästä ”valtuutetusta käyttäjästä”. Katso  OID How to add the Organisation Contact and Authorised Users. 
  3. Tämän jälkeen kansallinen toimisto tarkistaa omasta hankehallintajärjestelmästään, eikö käyttäjällä todella ole oikeuksia kyseisen organisaation kohdalla. 
  4. Sitten kansallinen toimisto toteuttaa tarvittavat toimet tilin lisäämiseksi.
  5. Tämän jälkeen kansallinen toimisto ilmoittaa organisaatiolle ja valtuutetulle käyttäjälle, kun oikeudet on annettu. Pääsyn organisaation tietoihin organisaatioiden rekisteröintijärjestelmässä pitäisi toimia. Organisaatio näkyy  My Organisations -sivun luettelossa, ja tietoja voidaan tarvittaessa käyttää ja päivittää.








Erasmus+:n ja Euroopan solidaarisuusjoukkojen organisaatioiden rekisteröintijärjestelmän käyttöönotto


Organisaation, joka haluaa hakea akkreditointia tai avustusta Euroopan komission ohjelmien puitteissa, on rekisteröidyttävä ja annettava oikeudelliset ja taloudelliset perustiedot.

Koulutuksen, nuorten, urheilun ja kulttuurin pääosaston (DG EAC) ) kansallisten toimistojen kautta hallinnoimien toimien osalta tämä tapahtuu organisaatioiden rekisteröintijärjestelmässä, joka on DG EAC:n uusi työkalu. Näitä toimia kutsutaan hajautetuiksi toimiksi, ja niihin sisältyy osa Erasmus+ - ja Euroopan solidaarisuusjoukkojen ohjelmista. Tarkista Erasmus+ and Euroopan solidaarisuusjoukkojen ohjelmien osalta asianomaisista ohjelmaoppaista ja asiaankuuluvilta verkkosivustoilta, ovatko toimet, joihin olet hakenut aiemmin tai joihin aiot hakea, keskitettyjä vai hajautettuja.


Rekisteröitymisen jälkeen organisaatiolle annetaan yksilöllinen tunniste. Tämä on organisaatiotunnus, jota käytetään hakemuksissa ja myös viitteenä tulevassa viestinnässä Euroopan komission ja kansallisten toimistojen kanssa.

Erasmus+-ohjelman ja Euroopan solidaarisuusjoukkojen ohjelmien keskitettyjen toimien osalta rekisteröinti tehdään osallistujaportaalissa, joka on nyt rahoitus- ja tarjousportaali SEDIA. Näitä toimia hallinnoi koulutuksen, audiovisuaalialan ja kulttuurin toimeenpanovirasto (EACEA) yhdessä muiden ohjelmien, joita ovat esimerkiksi Luova Eurooppa, Kansalaisten Eurooppa ja EU:n vapaaehtoisapu, kanssa. Portaaliin rekisteröityjä saa osallistujan tunnistuskoodin, josta käytetään lyhennettä PIC-koodi. Katso tarkat ohjeet ja lisätiedot rahoitus- ja tarjousportaalista.

Organisaatioiden, jotka haluavat osallistua sekä hajautettuihin että keskitettyihin toimiin Erasmus+-ohjelman ja Euroopan solidaarisuusjoukkojen ohjelmien puitteissa, on käytettävä molempia järjestelmiä, ja niillä on oltava kaksi erillistä ja yksilöllistä tunnusta: PIC-koodi ja organisaatiotunnus.

Jos olet uusi käyttäjä, sinun on luotava EU Login-tili ennen organisaation rekisteröimistä organisaatioiden rekisteröintijärjestelmään tai rahoitus- ja tarjousportaaliin.


Tutustu tukikelpoisuusperusteisiin Erasmus+-ohjelmaoppaassa ja Euroopan solidaarisuusjoukkojen oppaassa selvittääksesi, mihin voit toimittaa näitä kahta ohjelmaa koskevat akkreditointi-/avustushakemuksesi ja missä voit rekisteröidä organisaatiosi.






Organisaation rekisteröiminen organisaatioiden rekisteröintijärjestelmään



Rekisteröi organisaatiosi vain kerran, vaikka aikoisitkin osallistua useisiin ehdotuspyyntöihin.  


Organisaatiotasi edustavana valtuutettuna käyttäjänä annat kaikki tarvittavat tiedot organisaatiostasi organisaatioiden rekisteröintijärjestelmässä.  

Jotta vältyt rekisteröimästä samaa organisaatiota toistamiseen, käytä hakutoimintoa mahdollisten vastaavien organisaatioiden tunnistamiseksi, ennen kuin käynnistät rekisteröintiprosessin. Näin voit päättää, voidaanko jo olemassa olevaa organisaatiotunnusta käyttää verkkohakemuslomakkeessa vai pitäisikö sinun rekisteröidä organisaatiosi ensimmäistä kertaa. Lisätietoja on kohdassa Organisaatioiden hakeminen. Jos löydät useita tuloksia, jotka vastaavat organisaatiosi tietoja, pyydä työtoverilta apua oikean tunnuksen valitsemisessa. Jos johonkin PIC-koodeista/organisaatiotunnuksista liittyy ECHE-koodi, tämä katsotaan oikeaksi organisaatioksi, jota voit käyttää tulevaisuudessa verkkohakemuksissa.

Pidä organisaatiosi oikeudelliset tiedot ja ohjelmaan liittyvät tiedot käsillä. Voit tarkistaa rekisteröintiin tarvittavat tiedot kyseisen ehdotuspyynnön asiakirjoista. Organisaatio on rekisteröitävä ennen hakulomakkeen lähettämistä.

Kun olet ilmoittanut kaikki organisaation rekisteröintiin tarvittavat tiedot, saat yksilöllisen organisaatiotunnuksen. Tätä organisaatiotunnusta voidaan käyttää välittömästi haettaessa hajautettuihin toimiin, vaikka toimivaltainen kansallinen toimisto ei ole vielä tehnyt sertifiointia.

Minulla on jo PIC-koodi, tarvitsenko organisaatiotunnuksen?

Kyllä, organisaatiotunnusta on käytettävä kaikissa tulevissa avoimissa tarjouspyyntömenettelyissä Erasmus+-ohjelmaa tai Euroopan solidaarisuusjoukkoja koskevissa lomakkeissa kansallisten toimistojen hallinnoimien toimien kohdalla. Tämä ei koske meneillään olevaa Euroopan solidaarisuusjoukkojen laatumerkin (ESC52/hakuvuosi 2019) hakemista. Sen yhteydessä käytetään edelleen osallistujan tunnistuskoodia (PIC), joka on saatu entisestä osallistujaportaalista, nykyisestä rahoitus- ja tarjousportaali SEDIAsta.

Jos olet jo käyttänyt PIC-koodiasi aiemmin hakeaksesi hajautettuihin Erasmus+-hankkeisiin tai Euroopan solidaarisuusjoukkojen hankkeisiin, sinun ei tarvitse rekisteröityä uudelleen organisaatioiden rekisteröintijärjestelmään. Organisaation tiedot on siirretty osallistujaportaalista, nykyisestä  rahoitus- ja tarjousportaali SEDIAsta, organisaatioiden rekisteröintijärjestelmään, ja organisaatiollesi on automaattisesti annettu yksilöllinen organisaatiotunnus.

Jos olet itsenäinen rekisteröijä, LEAR (oikeushenkilön nimeämä edustaja) tai tilin valvoja, joka hallinnoi organisaation PIC-koodia, sinulla on jo oikeus käyttää uutta organisaatioiden rekisteröintijärjestelmää. Kirjaudu uuteen järjestelmään käyttäen EU Login -valtuustietojasi ja hallinnoi organisaatiosi tietoja sivulla OID Omat organisaatiot. 

Voit löytää organisaatiotunnuksen käyttäen hakutoimintoa ja PIC-koodiasi.

En tiedä, onko minulla organisaatiotunnusta tai PIC-koodia.

Tarkista varmuuden vuoksi, ettei organisaatiotasi ole rekisteröity aiemmin, käyttäen hakutoimintoa. Kun olet varma, ettei sitä ole rekisteröity, rekisteröi organisaatiosi.

Jos löydät useita tuloksia, jotka vastaavat organisaatiosi tietoja, pyydä työtoverilta apua oikean tunnuksen valitsemisessa. Jos johonkin PIC-koodeista/organisaatiotunnuksista liittyy ECHE-koodi, tämä katsotaan oikeaksi organisaatioksi, jota voit käyttää tulevaisuudessa verkkohakemuksissa.



Missä rekisteröidytään korkea-asteen koulutuksen Erasmus-peruskirjaan (ECHE)?

Koska korkea-asteen koulutuksen Erasmus-peruskirjan (ECHE) myöntää koulutuksen, audiovisuaalialan ja kulttuurin toimeenpanovirasto (EACEA), korkeakoulun on rekisteröidyttävä  rahoitus- ja tarjousportaali SEDIAan, ja haettava sitten peruskirjaa PIC-koodin avulla. Jos oppilaitokselle myönnetään ECHE, se voi

  • käyttää PIC-koodia hakiessaan Erasmus+-ohjelman keskitettyihin toimiin eli  EACEA:n hallinnoimissa ehdotuspyynnöissä.
  • rekisteröityä koulutuksen ja kulttuurin pääosaston uuteen organisaatioiden rekisteröintijärjestelmään ja käyttää vasta luotua organisaatiotunnusta hakeakseen  Erasmus+-ohjelman hajautettuihin toimiin. PIC-koodi on mainittava, kun organisaatio rekisteröidään täällä.

Euroopan solidaarisuusjoukot

Euroopan solidaarisuusjoukkojen laatumerkin myöntävät kansalliset toimistot tai EACEA.

Organisaatioiden, jotka haluavat osallistua Euroopan solidaarisuusjoukkojen toimintaan, on rekisteröidyttävä ainoastaan organisaatioiden rekisteröintijärjestelmään. Näin ne käyttävät organisaatiotunnusta sekä hakeakseen laatumerkintää että myöhemmin hakeakseen muihin Euroopan solidaarisuusjoukkojen toimii, lukuun ottamatta toimea ESC14 – Vapaaehtoistiimit ensisijaisilla aloilla.

Nuorten ryhmien, jotka haluavat toteuttaa solidaarisuushankkeita, on myös rekisteröidyttävä organisaatioiden rekisteröintijärjestelmään ja hankittava yksilöllinen organisaatiotunnus.






Organisaation tietojen todentaminen

Organisaation tiedot todennetaan eri tahojen toimesta ohjelman osan ja pyyntöä käsittelevän tahon mukaan. Todennus tehdään vain tarvittaessa, yleensä sen jälkeen, kun avustusehdotus on arvioitu menestyksekkäästi.  

Kansallisen toimiston tekemä sertifiointi

Hajautettuihin toimiin hakevien rekisteröityjen organisaatioiden tiedot sertifioi kyseisen ohjelmaan osallistuvan maan kansallinen toimisto. Kansallinen toimisto tarkistaa kaikki uuteen organisaatioiden rekisteröintijärjestelmään ladatut asiakirjat. Jos asiakirjat hyväksytään, organisaatio katsotaan kansallisen toimiston sertifioimaksi. Kunnes sertifiointi on suoritettu, organisaatioiden rekisteröintijärjestelmässä näkyy organisaatiotunnuksen tilan kohdalla Registered. 

Jos organisaatio hakee ammatillisen koulutuksen and korkeakoulujen liikkuvuuskonsortioiden akkreditointia, se käy läpi myös kansallisen toimiston sertifiointiprosessin. 

Onnistuneen kansallisen toimiston tekemän sertifioinnin jälkeen organisaatiotunnuksen tilaksi päivitetään organisaatioiden rekisteröintijärjestelmässä NA Certified. 

Tutkimuksen toimeenpanoviraston (REA) tekemä validointi

Ohjelmiin Luova Eurooppa, Erasmus+, Kansalaisten Eurooppa ja EU:n vapaaehtoisapu kuuluvia keskitettyjä hankkeita koskevat avustushakemukset käsittelee koulutuksen, audiovisuaalialan ja kulttuurin toimeenpanovirasto (EACEA), minkä vuoksi organisaation todentaa ja validoi REA Brysselissä.

Tätä prosessia kutsutaan  oikeushenkilöiden validoinniksi.

EACEAn käsittelemät akkreditointipyynnöt

Korkea-asteen koulutuksen Erasmus-peruskirja (ECHE)

Jos organisaatiolle myönnetään korkea-asteen koulutuksen Erasmus-peruskirja (ECHE), sitä ei todenneta eikä sertifioida itse akkreditointiprosessin aikana. Tämä tehdään myöhemmin avustushakemuksesta riippuen. Organisaatio

EACEAn käsittelemä laatumerkki

Koska EACEA myöntää  Euroopan solidaarisuusjoukkojen laatumerkin, EACEA myös sertifioi organisaation tiedot.


Organisaatiot, jotka osallistuvat kansallisten toimistojen hallinnoimiin Erasmus+- ja Euroopan solidaarisuusjoukkojen toimiin (hakijoina, edunsaajina, kumppaneina, isäntinä tai konsortion jäseninä) ja joilla on jo PIC-koodi, kopioidaan uuteen organisaatioiden rekisteröintijärjestelmään. Jos REA on jo validoinut organisaation, tämä saa automaattisesti kansallisen toimiston sertifioinnin.

Jos organisaatiosi hakee keskitettyihin toimiin, sen on käytävä läpi REA:n validointiprosessi riippumatta siitä, onko se jo sertifioitu hajautettua hanketta varten.

Sinulta voidaan pyytää näissä kahdessa tapauksessa eri asiakirjoja tai tietoja. Jos esimerkiksi organisaatiosi valitaan keskitettyyn toimeen, sinun on nimettävä oikeushenkilön nimeämä edustaja (LEAR) ja toimitettava oikeudelliset tositteet validointia varten. Tässä tapauksessa portaalissa on täytettävä oikeushenkilön nimeämää edustajaa koskevat pakolliset kentät. Edustajan nimeämistä ei vaadita, jos REA ei validoi PIC-koodia.





Verkko-osoite

Erasmus+:n ja Euroopan solidaarisuusjoukkojen organisaatioiden rekisteröintijärjestelmän täydellinen verkko-osoite:  https://webgate.ec.europa.eu/erasmus-esc/organisation-registration. 



Miten tämä tehdään työkaluissa