Follow the documentation check lists: Creating a wiki page & Review and Publishing a wiki page. Those check lists are not accessible to the National Agencies.



Do not copy a page without following the check list. A copied page no matter the status will automatically be published on saving. The location of the page must be changed to Copied pages - restricted to editors before first save to avoid this. Please, note this message as well as the check lists are not visible to the NA user group.



This check list is not visible to the National Agencies.

  • Ensure that the location is under Copied pages - restricted to editors

  • If changes are required to be done by EAC IT TRAINING
    • Update status to Changes & Send request to EAC IT Training




IMT reference:  

Page labels:


User review IMT reference: 

Status:



The page should be marked by one of the 6 statuses. The page may be in DRAFT or is ready for or undergoing  . If the page is published for NA Working group review it will be indicated as  .
Finally the page is PUBLISHED.  The page may be hidden from the NA user group once it is  but may remain on this wiki for reference. Please, note this message is not visible to the NA user group.



Uvod v Navodila za registracijo organizacij


Sistem za registracijo organizacij za Erasmus+ in Evropsko solidarnostno enoto zagotavlja enolično identifikacijsko oznako (ID organizacije oz. OID) za vsako organizacijo, ki namerava oddati vlogo za akreditacijo ali se prijaviti za nepovratna sredstva iz ukrepov Erasmus+ in Evropske solidarnostne enote, s katerimi upravljajo nacionalne agencije.

Pri vseh prihodnjih razpisih bo potrebno v prijavnih obrazcih za Erasmus+ ali Evropsko solidarnostno enoto uporabljati ID organizacije

Ta prva različica Navodil za registracijo organizacij je pripravljena tako, da tiste, ki so v preteklosti že uporabljali portal za udeležence, in tiste, ki ga niso, usmerja na najustreznejše strani.

Z odgovarjanjem na spodnja vprašanja lahko obiščete ustrezne strani, da se seznanite s postopkom registracije organizacije pri EAC. Če se s tem postopkom srečujete prvič, vam svetujemo, da si preberete uvod v ta navodila. 







Iskanje ustreznega poglavja navodil


Ali ste imeli dostop do možnosti urejanja podatkov vaše organizacije na portalu za udeležence za izobraževanje, avdiovizualno področje, kulturo, državljanstvo in prostovoljstvo oz. zdaj na portalu SEDIA Funding & Tenders?

Da.


Če ste v preteklosti imeli dostop do možnosti urejanja podatkov vaše organizacije na portalu za udeležence oziroma zdaj na portalu SEDIA Funding & Tenders, se ta dostop ohranja tudi za možnost urejanja podatkov organizacije v sistemu za registracijo organizacij. Prijavite se na platformi za Erasmus+ in Evropsko solidarnostno enoto in pojdite na seznam organizacij My Organisations / Moje organizacije . Uporabiti morate elektronski naslov, ki je povezan z vašimi podatki za prijavo EU Login in je naveden na portalu za udeležence. Po prijavi lahko urejate podatke organizacije (več podrobnosti na povezavi). Na seznamu My Organisations / Moje organizacije boste našli tudi vaš ID organizacije (OID).

Ne.


Ali poznate kodo PIC organizacije, ki jo želite registrirati?

Da.


Uporabite funkcijo iskanja, da najdete vaš ID organizacije.


Ne. / Mislim, da ne. 


Za vsak primer še enkrat preverite, ali je bila vaša organizacija predhodno že registrirana, tako da uporabite funkcijo iskanja. Ko ste prepričani, da še ni, registrirajte vašo organizacijo.

Če najdete več rezultatov s podatki vaše organizacije, se za pomoč pri izbiri obrnite na kolege iz svoje organizacije. Če je katera od kod PIC ali OID povezana s kodo ECHE, ta velja kot prava organizacija za uporabo v vseh nadaljnjih spletnih obrazcih.






Ali je vaša organizacija že kdaj oddala prijavo za akreditacijo ali nepovratna sredstva v okviru programov Erasmus+ (v delu, ki ga upravljajo nacionalne agencije) in/ali Evropska solidarnostna enota?

Da.


Uporabite funkcijo iskanja, da najdete vaš ID organizacije.


Ne. / Mislim, da ne. 


Za vsak primer še enkrat preverite, ali je bila vaša organizacija predhodno že registrirana, tako da uporabite funkcijo iskanja. Ko ste prepričani, da še ni, registrirajte vašo organizacijo.

Če najdete več rezultatov s podatki vaše organizacije, se za pomoč pri izbiri obrnite na kolege iz svoje organizacije. Če je katera od kod PIC ali OID povezana s kodo ECHE, ta velja kot prava organizacija za uporabo v vseh nadaljnjih spletnih obrazcih.


Ne vem. 


Merila za upravičenost v Vodniku za prijavitelje Erasmus+ in Vodniku po programu Evropska solidarnostna enota navajajo, kateri so relevantni ukrepi v programih Erasmus+ (s katerimi upravljajo nacionalne agencije) in Evropska solidarnostna enota

Uporabite funkcijo iskanja, da najdete vaš ID organizacije. Če ga ne najdete ali če najdete več rezultatov, se za pomoč pri izbiri prave kode PIC obrnite na kolege iz svoje organizacije. Če je v primeru več kod PIC katera povezana s kodo ECHE, ta velja za pravi PIC.






Ali ste v sistemu našli ID vaše organizacije (kodo OID)?

Da.


Zabeležite si ID organizacije. To kodo OID lahko zdaj uporabljate v vseh prijavah na odprte razpise v okviru programov Erasmus+ in Evropska solidarnostna enota.


Ne. 


Če imate kodo PIC in se je vaša organizacija že kdaj prijavila za akreditacijo ali nepovratna sredstva iz ukrepov Erasmus+ (s katerimi upravljajo nacionalne agencije) ali Evropske solidarnostne enote, se za dodatno pomoč obrnite na svojo nacionalno agencijo




Ali morate urediti ali posodobiti podatke organizacije v sistemu?

Da.


Z začetne strani pojdite na My Organisations / Moje organizacije in uredite podatke organizacije. Če s seznama My Organisations / Moje organizacije ne morete videti podrobnosti o organizaciji, se obrnite na kolege iz svoje organizacije, ki so imeli dostop do možnosti urejanja organizacije na portalu za udeležence in ga imajo zdaj na portalu SEDIA Funding & Tenders. Oni imajo dostop tudi do možnosti urejanja organizacije v sistemu za registracijo organizacij in vam lahko odobrijo dostop, tako da vas dodajo kot pooblaščenega uporabnika, ali pa namesto vas uredijo podatke organizacije.

Če ne morete ugotoviti, kdo v vaši organizaciji je imel dostop do urejanja podatkov o organizaciji na portalu za udeležence in ga ima zdaj na portalu SEDIA Funding & Tenders, se za dodatno pomoč obrnite na svojo nacionalno agencijo in navedite kodo PIC in/ali OID.

Ne.  


Tudi če niste pooblaščen uporabnik v sistemu za registracijo organizacij, lahko v prijavnih obrazcih še vedno uporabljate ID organizacije.





Nihče v moji organizaciji nima dostopa do podatkov o organizaciji v sistemu za registracijo organizacij. Kaj lahko storimo?



  1. Ustrezno preverjen predstavnik organizacije mora stopiti v stik z nacionalno agencijo in jo obvestiti, da je potrebno določiti uporabnika z dostopom do podatkov organizacije v sistemu za registracijo organizacij.
  2. Nacionalna agencija bo vprašala za:
    • kodo PIC (če je potrebna),
    • ID organizacije (OID),
    • ime in priimek,
    • službeni (uradni) elektronski naslov,
    • glavno telefonsko številko,
    • ulico in hišno številko,
    • državo, kraj in poštno številko,
    • (nov) račun EU Login, ki je vezan na službeni (uradni) elektronski naslov, in
    • (stari) elektronski naslov, ki je povezan s pooblaščenim uporabnikom, ki ga je potrebno brisati (če to velja).
  3. Nacionalna agencija bo nato preverila v svojem sistemu za vodenje projektov, ali zadevni uporabnik res ni povezan z zadevno organizacijo.
  4. Nato bo nacionalna agencija izvedla potrebne korake, da se doda ustrezni račun.
  5. Nacionalna agencija bo obvestila organizacijo in pooblaščenega uporabnika, ko bo dostop omogočen. Dostop do podatkov organizacije v sistemu za registracijo organizacij bi moral delovati. Organizacija bo prikazana na seznamu My Organisations / Moje organizacije in po potrebi lahko dostopate do podatkov in jih popravljate.










Predstavitev sistema za registracijo organizacij za Erasmus+ in Evropsko solidarnostno enoto

Vsaka organizacija, ki se želi prijaviti za akreditacijo ali nepovratna sredstva iz programov Evropske komisije, se mora registrirati in podati svoje osnovne pravne in finančne podatke.

Za ukrepe, ki jih Generalni direktorat za izobraževanje, mladino, šport in kulturo (DG EAC) izvaja preko nacionalnih agencij, se v ta namen uporablja sistem za registracijo organizacij, orodje, ki ga nudi DG EAC. Te akcije in ukrepe imenujemo decentralizirani ukrepi in vključujejo nekatere dele programov Erasmus+ in Evropska solidarnostna enota. Pri programih Erasmus+ in Evropska solidarnostna enota v vodnikih za prijavitelje in na ustreznih spletnih straneh preverite, ali so ukrepi, v okviru katerih ste se v preteklosti prijavili ali se nameravate prijaviti, centralizirani ali decentralizirani. 

Po registraciji se organizaciji dodeli enolično identifikacijsko oznako. To je ID organizacije (koda OID), ki se uporablja v prijavah ter kot referenčna koda pri vsakršni bodoči komunikaciji z Evropsko komisijo in nacionalnimi agencijami.

Za centralizirane ukrepe v okviru programov Erasmus+ in Evropska solidarnostna enota se je registracija prej izvajala na portalu za udeležence, zdaj pa na portalu SEDIA Funding & Tenders. Te ukrepe upravlja Izvajalska agencija za izobraževanje, avdiovizualno področje in kulturo (EACEA) skupaj z drugimi programi, kot so Ustvarjalna Evropa, Evropa za državljane in Prostovoljci EU za humanitarno pomoč. Registracija na portalu pomeni pridobitev identifikacijske kode udeleženca (angl. Participant Identification Code) oziroma kode PIC. Za natančnejša navodila in dodatne informacije obiščite portal Funding & Tenders.

Organizacije, ki želijo sodelovati tako v decentraliziranih kot centraliziranih ukrepih programov Erasmus+ in Evropska solidarnostna enota, morajo uporabiti oba sistema in bodo imele dva ločena enolična identifikatorja: kodo PIC in kodo OID. 

Če ste nov uporabnik, morate najprej ustvariti račun za prijavo EU Login, preden lahko registrirate svojo organizacijo v sistemu za registracijo organizacij ali na portalu Funding & Tenders.


merilih za upravičenost v Vodniku za prijavitelje Erasmus+ in Vodniku po programu Evropska solidarnostna enota preverite, kje morate oddati svojo prijavo za akreditacijo oziroma nepovratna sredstva iz teh programov in kje mora biti registrirana vaša organizacija.






Kako registriram organizacijo v sistemu za registracijo organizacij?



Organizacijo registrirate samo enkrat, tudi če se nameravate prijaviti na več razpisov. 


Kot pooblaščen uporabnik za zastopanje vaše organizacije v sistem za registracijo organizacij vnesete vse zahtevane informacije o organizaciji.

Da ne bi prišlo do podvajanja registracij za isto organizacijo, vas prosimo, da preden začnete nov postopek registracije, s funkcijo iskanja preverite, ali že obstaja vnos, ki bi se lahko nanašal na vašo organizacijo. Na podlagi tega se boste lahko odločili, ali lahko v spletnem prijavnem obrazcu uporabite obstoječo kodo OID ali morate vašo organizacijo na novo registrirati. Za več podrobnosti si preberite poglavje Kako se išče organizacije. Če najdete več rezultatov s podatki vaše organizacije, se za pomoč pri izbiri obrnite na kolege iz svoje organizacije. Če je katera od kod PIC ali OID povezana s kodo ECHE, ta velja kot prava organizacija za uporabo v vseh nadaljnjih spletnih obrazcih.

Imejte pravne podatke vaše organizacije in informacije v zvezi s programom pri roki. Katere podatke potrebujete za registracijo, lahko preverite v dokumentaciji posameznega razpisa. Organizacija mora biti registrirana, preden oddate prijavni obrazec.

Ko vnesete vse podatke, ki so potrebni za registracijo vaše organizacije, vam bo dodeljen enolični ID organizacije oziroma koda OID. To kodo OID lahko takoj uporabite za prijavo v okviru decentraliziranih ukrepov, že medtem ko čakate potrdilo s strani pristojne nacionalne agencije.


Ali potrebujem kodo OID, če že imam kodo PIC?

Da, pri vseh nadaljnjih prijavah na odprte razpise v okviru ukrepov Erasmus+ ali Evropske solidarnostne enote, s katerimi upravljajo nacionalne agencije, morate uporabljati ID organizacije

Če ste v preteklosti že uporabljali kodo PIC za prijavo na decentralizirane projekte Erasmus+ ali Evropske solidarnostne enote, se vam ni potrebno ponovno registrirati v sistemu za registracijo organizacij. Podatki o organizaciji so se samodejno prenesli s portala za udeležence oz. zdajšnjega portala SEDIA Funding & Tenders v sistem za registracijo organizacij in enolična koda OID je bila vaši organizaciji že dodeljena. Če ste registracijo izvedli vi, če ste imenovani zastopnik pravne osebe (LEAR) ali vam je bila dodeljena vloga administratorja računa za PIC vaše organizacije, potem že imate dostop tudi do novega sistema za registracijo organizacij. Enostavno se vpišete v novi sistem z obstoječim uporabniškim imenom in geslom za EU Login in upravljajte s podatki vaše organizacije v razdelku My Organisations / Moje organizacijeBodite pozorni, da sistem za registracijo organizacij, ne podpira preverjanja pristnosti z uporabo eID. Možno je samo preverjanje pristnosti z e-poštnim naslovom in geslom, povezanim z vašim EU login računom.

Kodo OID lahko najdete s funkcijo iskanja in vašo kodo PIC.





Ne vem, ali imam ID organizacije ali kodo PIC.

Za vsak primer še enkrat preverite, ali je bila vaša organizacija predhodno že registrirana, tako da uporabite funkcijo iskanja. Ko ste prepričani, da še ni, registrirajte vašo organizacijo.

Če najdete več rezultatov s podatki vaše organizacije, se za pomoč pri izbiri obrnite na kolege iz svoje organizacije. Če je katera od kod PIC ali OID povezana s kodo ECHE, ta velja kot prava organizacija za uporabo v vseh nadaljnjih spletnih obrazcih.


Kje se registriramo za listino Erasmus za terciarno izobraževanje (ECHE)?

Glede na to, da listino Erasmus za terciarno izobraževanje (ECHE) podeljuje Izvajalska agencija za izobraževanje, avdiovizualno področje in kulturo (EACEA), se morajo visokošolske ustanove registrirati na portalu za udeležence oziroma zdaj na portalu SEDIA Funding & Tenders in nato v prijavi za listino uporabiti kodo PIC. Če pridobi listino ECHE, lahko ustanova:

  • uporablja kodo PIC za prijavo za centralizirane ukrepe Erasmus+, tj. razpise, ki jih upravlja EACEA.
  • se registrira v novem sistemu EAC za registracijo organizacij in uporablja novododeljeno kodo OID v prijavah za decentralizirane ukrepe Erasmus+. Pri registraciji organizacije na ta način je potrebno navesti PIC.

Evropska solidarnostna enota

Znak kakovosti Evropske solidarnostne enote podeljujejo nacionalne agencije ali EACEA.

Organizacije, ki želijo sodelovati v aktivnostih Evropske solidarnostne enote, registrirati samo še v sistemu za registracijo organizacij. Identifikacijsko oznako organizacije OID bodo torej uporabljale tako pri vlogah za znak kakovosti kot potem v prijavah za druge aktivnosti Evropske solidarnostne enote, razen ESC14 – skupinske prostovoljske aktivnosti na prioritetnih področjih.

Skupine mladih, ki si želijo izvajati solidarnostne projekte, se morajo prav tako registrirati v sistemu za registracijo organizacij in pridobiti enolično kodo OID.






Kako se preverja podatke o organizaciji?

Podatke o organizaciji preverjajo različne institucije, odvisno od dela programa in institucije, ki obravnava vlogo. Preverjanje se izvede samo po potrebi, običajno pa je to po tem, ko je bila prijava za nepovratna sredstva že uspešno ocenjena.

Potrjevanje s strani nacionalne agencije

Podatke registriranih organizacij, ki se prijavljajo v okviru decentraliziranih ukrepov, potrjuje nacionalna agencija za zadevno državo, ki sodeluje v programu. Nacionalna agencija bo preverila vse dokumente, naložene v novi sistem za registracijo organizacij. Če so podatki odobreni, velja organizacija za potrjeno s strani nacionalne agencije. Dokler potrjevanje ni zaključeno, je status kode OID v sistemu za registracijo organizacij prikazan kot Registered (registrirana).

Če se organizacija prijavlja za akreditacijo za poklicno izobraževanje in usposabljanje (PIU) ali konzorcij za mobilnost na področju visokošolskega izobraževanja, bo šla prav tako skozi postopek potrjevanja s strani nacionalne agencije. 

Ko nacionalna agencija uspešno izvede postopek potrjevanja, se status kode OID v sistemu za registracijo organizacij posodobi na NA Certified (potrjena s strani nacionalne agencije). 


Potrjevanje s strani Izvajalske agencije za raziskave (REA)

Prijave za nepovratna sredstva za centralizirane projekte v okviru programov Ustvarjalna Evropa, Erasmus+, Evropa za državljane in Prostovoljci EU za humanitarno pomoč obravnava Izvajalska agencija za izobraževanje, avdiovizualno področje in kulturo (EACEA), zato organizacije preverja in potrjuje REA v Bruslju.

Ta postopek se imenuje tudi potrjevanje pravnih oseb.




Prijave za akreditacijo, ki jih obravnava EACEA

Listina Erasmus za terciarno izobraževanje (ECHE)

Če organizacija pridobi listino Erasmus za terciarno izobraževanje (ECHE), sam postopek akreditacije ne bo vključeval preverjanja ali potrjevanja. To se izvede pozneje glede na prijavo za nepovratna sredstva. Organizacijo bo:

Znak kakovosti, ki ga obravnava EACEA

Glede na to, da znak kakovosti Evropske solidarnostne enote podeljuje EACEA, bo tudi podatke organizacije preverila in potrdila EACEA.


Organizacije, ki (kot prijavitelji, upravičenci, partnerji, gostitelji ali člani konzorcija) sodelujejo v ukrepih Erasmus+ in Evropske solidarnostne enote, s katerimi upravljajo nacionalne agencije, in že imajo kodo PIC, bodo samodejno vneseni v novi sistem za registracijo organizacij. Če je organizacijo že potrdila REA, bo samodejno veljala tudi kot potrjena s strani nacionalne agencije.

Če se vaša organizacija prijavlja v okviru centraliziranih ukrepov, bo morala iti skozi postopek potrjevanja s strani REA ne glede na to, ali je bila potrjena za decentralizirani projekt ali ne.

V teh dveh vrstah potrjevanja se lahko zahteva različna dokumentacija in podatki. Če je na primer vaša organizacija izbrana v okviru centraliziranega ukrepa, morate imenovati zastopnika pravne osebe (LEAR) in predložiti podporne pravne dokumente, ki so pomembni za potrjevanje. V tem primeru je potrebno na portalu izpolniti obvezna polja za LEAR. Imenovanje zastopnika (LEAR) pa ni potrebno, če kode PIC ne potrjuje REA.



Spletni naslov

Polni spletni naslov sistema za registracijo organizacij za Erasmus+ in Evropsko solidarnostno enoto: https://webgate.ec.europa.eu/erasmus-esc/organisation-registration





Kako to poteka v orodjih