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Information

The illustrations in the provided Wiki pages are for consultation purpose only and may not always reflect the latest implementation. 




Introduction

Cette page explique comment ajouter la personne de contact de l'organisme et les utilisateurs autorisés à votre organisme dans le système d'enregistrement des organismes.





1. Ajouter la personne de contact de l'organisme

1.1. Accédez à la section "Personne de contact de l'organisme" dans le menu latéral.

L'écran Personne de contact de l'organisme s'ouvre.



1.2. Fournissez toutes les informations requises

Les informations telles que le nom et le prénom, la fonction dans l'organisme et l'adresse électronique professionnelle doivent être fournies. Tous les champs obligatoires sont clairement marqués d'un *.

Par défaut, les zones permettant d'utiliser les téléphones et l'adresse de l'organisme ne sont pas cochées. Si ces informations correspondent à la personne de contact de l'organisme, cochez les zones correspondantes. Les informations pertinentes seront reprises de la section "Données de l'organisme" du formulaire d'enregistrement.

Si les numéros de téléphone et/ou l'adresse de la personne de contact sont différents des informations fournies dans la rubrique Données d'organisme, fournissez les informations dans les champs disponibles.



1.3.  Personne de contact marquée complète

L'icône dans le menu latéral passe au vert une fois que toutes les informations obligatoires de cette section sont fournies. Vous pouvez passer à la partie suivante de l'enregistrement : Utilisateurs autorisés.



2. Ajouter le premier utilisateur autorisé

En tant que personne qui enregistre l'organisme, vous êtes le premier utilisateur autorisé. Vous devez enregistrer vos informations personnelles au cours du processus d'enregistrement.

À ce stade du processus d'enregistrement, il n'est pas possible d'ajouter d'autres utilisateurs autorisés, mais cette option est disponible après l'envoi du formulaire d'enregistrement.

2.1. Accédez à la section "Utilisateurs autorisés"

L'écran des utilisateurs autorisés s'ouvre. Votre adresse électronique professionnelle est déjà renseignée car elle est récupérée à partir de votre compte EU Login. L'adresse électronique professionnelle ne peut pas être modifiée.



2.2. Fournissez toutes les informations requises

Fournissez les informations obligatoires manquantes. L'icône dans le menu latéral passe au vert lorsque tous les champs obligatoires sont remplis.

Il existe deux façons d'enregistrer les détails :

  1. Si vous êtes également la personne de contact de l'organisme, cliquez sur le bouton Copier les coordonnées de la personne de contact pour compléter rapidement vos informations à partir de la section Personne de contact de l'organisme.

    N'oubliez pas : vous ne pouvez pas remplacer votre propre adresse électronique professionnelle, sinon vous perdriez votre accès à l'organisation. Si vous avez utilisé une autre adresse électronique dans la section Personne de contact, cette adresse ne vous permet pas de vous connecter en tant qu'utilisateur autorisé.

  2. Si vous n'êtes pas la personne de contact, remplissez vos coordonnées manuellement.
    1. Si vos numéros de téléphone et/ou votre adresse sont les mêmes que ceux fournis dans la section Données d'organisme, cochez les zones Utiliser les téléphones de l'organisme ? et Utiliser l'adresse de l'organisme ? Sinon, complétez les détails dans les champs disponibles.

Dans notre exemple ci-dessous, la personne de contact est la même que l'utilisateur autorisé, mais les adresses électroniques professionnelles sont différentes.


3. Ajouter des utilisateurs autorisés supplémentaires, le cas échéant

L'ajout d'utilisateurs autorisés supplémentaires n'est possible que lorsque l'organisme est enregistré dans le système d'enregistrement des organismes. Cette opération peut être effectuée soit immédiatement après l'enregistrement, soit ultérieurement lors de la mise à jour des données de l'organisation.

Remarque : tout utilisateur autorisé peut ajouter un autre utilisateur autorisé.

Important

Tous les utilisateurs autorisés doivent avoir un compte EU Login pour accéder aux informations de l'organisation. Les utilisateurs autorisés qui n'ont pas de compte EU Login recevront une invitation par courrier électronique à créer leur compte EU Login lorsqu'ils seront ajoutés à l'organisation. L'invitation est envoyée à l'adresse électronique enregistrée dans le système d'enregistrement des organismes pour cette organisation et cette adresse doit être utilisée lors de la création de leur compte EU Login.

3.1. Accédez à la section "Utilisateurs autorisés" et cliquez sur le bouton "Ajouter un nouveau"

Pour ajouter d'autres utilisateurs autorisés, cliquez sur le bouton Ajouter nouveau.

3.2. Fournissez les informations requises

Dans la fenêtre Créer un utilisateur autorisé, fournissez toutes les informations requises.

Il existe deux façons d'enregistrer les détails :

  1. Si l'e-mail de la personne de contact n'est pas déjà associé à un utilisateur autorisé existant, le bouton Copier les détails de la personne de contact est disponible dans le formulaire. Cliquez sur ce bouton pour copier rapidement toutes les informations relatives à la personne de contact, y compris son adresse électronique professionnelle.

  2. Complétez les informations manuellement.

    Si les numéros de téléphone et/ou l'adresse de l'utilisateur autorisé sont les mêmes que ceux fournis dans la section Données d'organisme, cochez les zones Utiliser les téléphones de l'organsme ? et Utiliser l'adresse de l'organisme ? Sinon, complétez les détails dans les champs disponibles.

 Dans notre exemple ci-dessous, nous avons utilisé le bouton Copier les détails de la personne de contact.

Attention

Si l'adresse électronique n'est pas liée à un compte EU Login, l'utilisateur autorisé recevra une invitation à cette adresse électronique pour créer un compte EU Login.


3.3. Cliquez sur "Enregistrer"

Le bouton Enregistrer devient disponible une fois que toutes les informations obligatoires pour l'utilisateur sont saisies. Cliquez dessus pour enregistrer les informations.

L'écran Utilisateurs autorisés s'affiche, montrant maintenant l'utilisateur nouvellement créé dans la liste des utilisateurs autorisés.

Prenez note

L'utilisateur autorisé nouvellement ajouté n'est pas encore enregistré. Veillez à cliquer sur le bouton "Mettre à jour mon organisme" pour enregistrer les modifications.


3.4. Répétez les étapes pour ajouter d'autres utilisateurs autorisés

Pour ajouter d'autres utilisateurs autorisés, répétez les étapes expliquées ci-dessus.

3.5. Mettre à jour mon organisation"

Une fois que tous les utilisateurs autorisés ont été ajoutés, cliquez sur le bouton Mettre à jour mon organisme pour enregistrer. Un message de réussite s'affiche si la mise à jour est réussie.



4. Notifications

Le système d'enregistrement des organismes envoie des e-mails de notification lorsqu'un nouvel utilisateur autorisé est créé. Les notifications sont envoyées à l'utilisateur autorisé nouvellement ajouté et à tous les utilisateurs autorisés déjà existants de l'organisation.

Le système d'enregistrement de l'organisme enverra une invitation à créer un compte EU Login à tous les utilisateurs autorisés qui ne disposent pas d'un tel compte lié à l'adresse électronique fournie lors de leur ajout à l'organisation.