We will upgrade the Confluence Wikis platform.
In the meantime, and report any issue to DIGIT-WIKIS-SUPPORT@ec.europa.eu. You will be able to check new features from the release notes.


Welcome

Welcome - Restricted access

Skip to end of metadata
Go to start of metadata



Information

The illustrations in the provided Wiki pages are for consultation purpose only and may not always reflect the latest implementation. 



 Dotyczy...

Ta strona dotyczy:

  • Erasmus+ Rok zaproszenia 2021
    • KA1 - Mobilność edukacyjna
    • KA3 - Wsparcie w reformowaniu polityk
    • KA2 - Współpraca na rzecz innowacji i wymiany dobrych praktyk
  • Europejski Korpus Solidarności Rok zaproszenia 2021
    • Wszystkie akcje




Przed złożeniem wniosku należy do niego dodać Załączniki. Niniejsza strona przedstawia rodzaje załączników i sposób ich dodania do wniosku.

Poniższy przykład ilustruje jak wypełnić sekcję Załączniki dla formularza wniosku o akredytację w programie Erasmus+ dla konsorcjów mobilności szkolnictwa wyższego (KA130-HED).

Należy załączyć tylko dokumenty potwierdzające wymagane dla danego rodzaju organizacji lub akcji kluczowej . W przypadku wątpliwości należy sprawdzić wymagania Narodowej Agencji i zasady obowiązujące dany typ organizacji.


Ważne

Obowiązkowe załączniki różnią się w zależności od akcji. Aby załączyć właściwe dokumenty, należy uważnie przeczytać instrukcje. Oświadczenie prawnego przedstawiciela organizacji (Declaration of Honour) jest wymaganym załącznikiem we wszystkich wnioskach. Jeśli istnieją szablony do pobrania, należy z nich skorzystać.




Kolejne kroki - skrótowo


Kolejne kroki - szczegółowo


1. Wybór pozycji "Załączniki"

Aby otworzyć ekran dodawania załączników, należy wybrać opcję Załączniki w menu zawartości.


W górnej części ekranu załączników znajdują się szczegółowe informacje na temat maksymalnej liczby plików, maksymalnych rozmiarów plików i całkowitego rozmiaru plików dozwolonych dla danego typu akcji.

Ponieważ różnią się one w zależności od rodzaju akcji, należy uważnie przeczytać te informacje.



2.  Wgrywanie załączników

Uwaga

W zależności od typu akcji mogą być dostępne do pobrania szablony dla określonych formatów dokumentów. Jeśli szablon jest dostępny, należy go obowiązkowo użyć do wypełnienia wymaganych informacji.


2.1. Załączanie oświadczenia prawnego przedstawiciela organizacji (wszystkie wnioski)

Oświadczenie prawnego przedstawiciela organizacji (Declaration of Honour) jest obowiązkowym załącznikiem do każdego wniosku.

  1. Klikając przycisk Pobierz oświadczenie (DOWNLOAD DECLARATION OF HONOUR), oświadczenie zostanie pobrane do domyślnego folderu pobierania.
    Uwaga: Jeżeli to możliwe, dokument zostanie pobrany w języku, który został wybrany w sekcji wniosku Informacje o projekcie. W innych przypadkach dokument zostanie pobrany w języku angielskim.
  2. Należy wydrukować oświadczenie i złożyć do podpisu osobie upoważnionej prawnie do reprezentowania organizacji.
  3. Podpisane oświadczenie należy zeskanować i wgrać za pomocą przycisku Dodaj oświadczenie (ADD DECLARATION ON HONOUR).
  4. Wgrany plik zostaje wyświetlony w odpowiedniej tabeli.


Uwaga

  • Należy pamiętać, że tylko podpisana i wypełniona wersja udostępnionego szablonu jest ważnym dokumentem i jest wymagana dla wszystkich wniosków.
  • Oprócz podpisu może być wymagana również pieczęć organizacji. W oświadczeniu prawnego przedstawiciela znajduje się pole "Pieczęć organizacji wnioskującej" (jeśli dotyczy). Należy przystawić pieczęć, jeśli w danym kraju jest to wymagane.
  • Należy sprawdzić, czy dana Narodowa Agencja akceptuje podpisy cyfrowe. Jeśli tak, oświadczenie może zostać podpisane cyfrowo.

Download Declaration on Honour 

Complete and sign document


Upload signed Declaration on Honour


Document uploaded


2.2. Załączanie pełnomocnictw, harmonogramów działań i innych dokumentów

W zależności od akcji wymagane jest załączenie różnych dokumentów. Formularz zawiera informacje na temat wymaganych dokumentów dla każdej akcji oraz będzie zawierał szablony, z których należy skorzystać. 

Takimi dokumentami są np.:

  • Harmonogram działań. Szablon harmonogramu działań jest dostępny do pobrania w formularzach wniosków dla akcji:
    • KA151, KA152, KA153, KA154
  • Pełnomocnictwa udzielane wnioskodawcy/koordynatorowi konsorcjum przez organizacje partnerskie. Należy pamiętać, że tylko podpisane wersje dostarczonych pełnomocnictw są ważnymi dokumentami. Pełnomocnictwa są dostępne dla akcji:
    • KA131, KA121 jeżeli wniosek jest składany w imieniu konsorcjum
    • KA151, KA152, KA153, KA154, KA210, KA220 jeżeli wniosek jest składany wraz z organizacjami partnerskimi


Procedura przygotowywania i przesyłania wymaganych dokumentów, takich jak pełnomocnictwa lub harmonogramy działań, jest taka sama, jak dla oświadczenia prawnego przedstawiciela organizacjiopisana powyżej.

W przypadku innych plików wymagających przesłania, dla których nie przewidziano szablonu, należy kliknąć przycisk DODAJ DOKUMENT na dole ekranu i załączyć pliki w ten sam sposób.




3. Usuwanie załącznika

Aby usunąć dodany załącznik, należy kliknąć ikonę (error) obok danego pliku i potwierdzić usunięcie.


4. Wgrywanie nowej wersji wcześniej wgranego załącznika

Aby wgrać nową wersję wcześniej wgranego dokumentu, należy najpierw usunąć starą wersję, a następnie wgrać nową.



5. Wyświetlenie/pobranie wcześniej wgranego załącznika

Załączniki przesłane wraz z formularzem wniosku można pobrać, klikając nazwę pliku na ekranie Załączniki.



6. Wymagania techniczne dotyczące załączników

W nazwach plików załączników należy unikać znaków łacińskich. Każdy przesyłany załącznik musi posiadać swoją unikalną nazwę.

6.1. Ograniczenia

Istnieją pewne ograniczenia dotyczące przesyłania załączników, np. ich dopuszczalna liczba i maksymalny rozmiar załączanych plików. Odpowiednia informacja jest wyświetlana na górze ekranu dla każdego typu akcji. Dla większości akcji maksymalny rozmiar załączonych plików nie może przekraczać 100 MB.

6.2. Dopuszczalne formaty plików

  • PDF
  • DOC (dokument Word w wersji sprzed 2007)
  • DOCX (dokument Word w wersji po 2007)

  • XLS (plik Excel w wersji sprzed 2007)

  • XLSX (plik Excel w wersji po 2007)

  • JPG (obraz w formacie jpeg)

  • TXT (dokument tekstowy)

  • ODT (dokument edytora tekstu Open Office)

  • ODS (dokument w formie arkusza Open Office)

  • CDOC, DDOC, BDOC, ADOC, asice (podpis elektroniczny)

6.3. Masowe wgrywanie dokumentów

W przypadku konieczności przesłania do wniosku wielu dokumentów, należy je zeskanować, pogrupować i załączyć w taki sposób, aby nie przekroczyć liczby dostępnych miejsc na załączniki. Przykładowo, można zgrupować wszystkie zeskanowane upoważnienia w jeden plik PDF i załączyć go do formularza.

6.4. Jak zmniejszyć rozmiar plików?

Duży rozmiar plików jest często związany ze znajdującymi się w nich grafikami. Grafika taka może stanowić samoistny plik (obraz) lub być zamieszczona w innym dokumencie (np. dokumencie Word lub PDF).

Należy rozważyć, czy zdjęcia są ważne dla oceny wniosku i w przeciwnym razie usunąć je. 

Aby zmniejszyć rozmiar różnego typu plików można skorzystać z poniższych rad.

Ważne

Przed zastosowaniem któregokolwiek z poniższych rozwiązań należy sporządzić kopię zapasową dokumentu. Po ich zastosowaniu należy sprawdzić jakość dokumentu i upewnić się, że dokument jest nadal czytelny.

Istnieje wiele dostępnych w Internecie narzędzi, które umożliwiają kompresję dużych plików PDF. Można je łatwo znaleźć, wpisując w wyszukiwarce hasło „kompresja plików PDF”. W ten sposób można skorzystać z dowolnego narzędzia najlepiej spełniającego określone wymagania, np. dostępnego w określonym języku czy o mniejszym bądź większym poziomie zabezpieczeń albo poufności. 

Dokumenty Word (DOC/DOCX) z osadzonymi obrazami
Najnowsze wersje Microsoft Word posiadają funkcję kompresji wybranego lub wszystkich obrazów w dokumencie. 

Umiejscowienie tej funkcji zmienia się w zależności od wersji programu, dlatego też należy sprawdzić dokumentację odpowiedniej wersji oprogramowania lub wyszukać informacje na ten temat w Internecie.

Dokumenty ODF
Począwszy od wersji 4.0 w programie LibreOffice istnieje funkcja kompresji wszystkich obrazów, podobnie jak w programie Microsoft Word

Dokumenty zeskanowane
Posiadając oryginalny dokument, można go ponownie zeskanować w niższej jakości.
Odpowiedzi na poniższe pytania mogą pomóc w decyzji, czy dokonać takiego zabiegu:Do you need colour? Is grayscale or B/W enough? 

  • Czy jest potrzebny kolor? Czy wystarczy dokument w skali szarości lub czarno-biały?
  • Czy niezbędna jest wysoka rozdzielczość (ppm/ppi)? Ogólnie przyjmuje się, że dla obrazów wystarczająca jest rozdzielczość na poziomie 300 dpi, a dla tekstu nawet niższa.

  • Czy narzędzie oferuje opcję zapisu pliku/obrazu w skompresowanym formacie? Jeśli tak, należy z niej skorzystać. 

  • W zależności od stosowanego narzędzia, określenie odpowiedniej rozdzielczości może być trudne. Czasem konieczne jest wykonanie różnych prób, aby znaleźć odpowiednie proporcje rozmiaru pliku do jego jakości.

  • Należy pamiętać, że obraz w pliku JPG jest już zapisany w formacie skompresowanym.

  • Dane wyjściowe PDF mogą, ale nie muszą być skompresowane (jeżeli nie są, można zastosować opisane wyżej rozwiązanie).


Warto pamiętaćEwentualne zmniejszenie rozmiaru załączonych plików przyspieszy proces składania wniosku, ponieważ przesyłana będzie mniejsza ilość danych.


Oczekiwany rezultat

  • Po przesłaniu wszystkich obowiązkowych plików sekcja Załączniki zostanie oznaczona jako kompletna.
  • Całkowity rozmiar plików jest wyświetlany na dole ekranu. Informacja ta pomoże upewnić się, czy nie przekroczono dozwolonego maksimum rozmiaru plików (Rozmiar całkowity (kB)).