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Introducción a la Guía de registro de organizaciones


El Organisation Registration system (Sistema de registro de organizaciones) de Erasmus+ y del Cuerpo Europeo de Solidaridad proporciona un identificador único (Organisation ID o ID de la organización) a cualquier organización que tenga la intención de solicitar una acreditación o una subvención para acciones de Erasmus+ o del Cuerpo Europeo de  Solidaridad gestionadas por las agencias nacionales.

El ID de la organización  (OID) deberá ser utilizado en formularios de todas las convocatorias que se abran en el futuro para Erasmus+ o el Cuerpo Europeo de Solidaridad

Se ha redactado esta primera versión de la Guía de registro de organizaciones para dirigir, tanto a aquellos que ya han usado previamente el Participant Portal, ahora en el portal SEDIA Funding and Tenderscomo a aquellos que no lo han usado nunca, a las páginas cuya información les sea más relevante.

Responda a las preguntas a continuación para que se le dirija a las páginas que contengan la información pertinente del proceso de registro de organización de la Dirección General de la EAC. Si fuera nuevo en este proceso le sugerimos que lea la introducción a esta guía





Salte a la sección relevante de la guía

¿Ha podido acceder al Portal del Participante (Education, Audio-visual, Culture, Citizenship and Volunteering Participant Portalpara editar los datos de su organización?

Sí.


 Si tuvo acceso previamente ...

Si tuvo acceso previamente para editar datos de su organización en el Participant Portalahora en el portal SEDIA Funding and Tendersmantiene dicho acceso en este Sistema de registro de organizaciones. Inicie sesión en la plataforma Erasmus+ and European Solidarity Corps para visualizar su lista de organizaciones en My Organisations / Mis organizaciones. Deberá utilizar la misma dirección de correo electrónico que está asociada a su cuenta de EU Login y que se indica en el Participant Portalahora en el portal SEDIA Funding and Tenders. Puede obtener más detalles de cómo modificar su organización una vez que haya iniciado sesión. También podrá comprobar el ID de la organización en la lista de My Organisations (Mis organizaciones).

No.


 Conoce el Código de identificación ...

¿Conoce el Código de identificación del participante (PIC) de la organización que desea registrar?

Sí.


 Use la función Search ....

Use la función Search (Búsqueda) para buscar el ID de la organización.

No. /Creo que no. 


 Para asegurarse completamente ...

Para asegurarse completamente de que su organización no se hubiera registrado previamente, haga una búsqueda en Search. Una vez se haya asegurado de que no se había registrado previamente, registre su organización.

Si obtiene múltiples resultados que concuerdan con los datos de su organización, pregunte a quien corresponda en su organización cuál ha de escoger. Si alguno de los resultados encontrados del PIC/ID de la organización está asociado al código de la ECHE, este resultado se considerará como el identificador correcto para utilizar posteriormente en los formularios web.


¿Su organización ha solicitado previamente una acreditación o una subvención de Erasmus+ (gestionadas por las agencias nacionales) y/o el Cuerpo Europeo de Solidaridad?

Sí.


 Use la función Search ....

Use la función Search (Búsqueda) para buscar el ID de la organización.

No.


 Use la función Search ....

Para asegurarse completamente de que su organización no se hubiera registrado previamente, haga una búsqueda en Search. Una vez se haya asegurado de que no se había registrado previamente, registre su organización.

No sé. 


 Los criterios de admisibilidad ...

Los criterios de admisibilidad de la Guía del programa Erasmus+  y de la Guía del Cuerpo Europeo de Solidaridad indican las acciones que pertenecen a Erasmus+ (gestionadas por las agencias nacionales) y las que pertenecen al Cuerpo Europeo de Solidaridad

Use la función de búsqueda Search para buscar el ID de la organización. Si no puede encontrarlo u obtiene múltiples resultados, pregunte a quien corresponda en su organización cuál es el PIC correcto que se ha de utilizar. Si  existen múltiples PIC, se considerará como correcto aquel que esté asociado al código de la ECHE.


¿Ha encontrado el ID de su organización en el sistema?

Sí.



 Tome nota ...

Tome nota del ID de la organización. A partir de este momento podrá usarlo en formularios de cualquiera de las convocatorias que se abran para Erasmus+ o el Cuerpo Europeo de Solidaridad

No. 



 Si tiene PIC ...

Si tiene PIC y su organización ha solicitado previamente una acreditación o una subvención para acciones de Erasmus+ (gestionadas por las agencias nacionales) o del Cuerpo Europeo de Solidaridad, póngase en contacto con su  agencia nacional para que le proporcione más ayuda. 


¿Necesita editar o actualizar los datos de su organización en el sistema?

Sí.



 Desde la página de inicio vaya a ...

Desde la página de inicio vaya a My Organisations/Mis organizaciones y edite los datos de la organización. Si no puede visualizar dichos datos, póngase en contacto con el colega que puede entrar y editar los datos de la organización en el Participant Portalahora en el portal SEDIA Funding and Tenders. Esta persona también podrá entrar para editar los datos de la organización en el Sistema de registro de organizaciones y podrá darle acceso como usuario autorizado o modificar la organización por usted.

Si no puede identificar dentro de su organización al colega que tiene acceso para modificar los datos de la organización en el Participant Portalahora en el portal SEDIA Funding and Tenders, póngase en contacto con su agencia nacional para que le proporcione más ayuda. Indique su PIC y/o ID de la organización.

No.  


 Haga la solicitud utilizando el ID de la organización

Aunque no fuera el usuario autorizado en el Sistema de registro de organizaciones, podrá utilizar el ID de la organización en el formulario de solicitud.


Nadie de mi organización tiene acceso a la información de nuestra organización en el Organisation Registration system (Sistema de registro de organizaciones). ¿Qué podemos hacer? 

 Consiga que el representante designado en su organización contacte con la agencia nacional...
  1. Una persona que ejerza como representante debidamente designado de la organización deberá contactar con la agencia nacional; indicará que un determinado usuario necesita tener acceso a la información de la organización en el nuevo Sistema de registro de organizaciones.

  2. La agencia nacional pedirá:

    1. el identificador de la organización o Organisation ID (ID de la organización)

    2. las credencial de la cuenta  EU Login credentials (correo electrónico, nombre y apellidos) del usuario que tendría que añadirse

    3. otra información necesaria sobre este "Usuario autorizado" que  se requiere en el formulario de registro de la organización; Añadir el contacto de la organización y los usuarios autorizados

  3. La agencia nacional comprobará en su sistema de gestión de proyectos si el usuario en cuestión está incluido en dicha organización. 

  4. La agencia nacional procederá para que se añada esta cuenta.

  5. La agencia nacional notificará a la organización y al usuario autorizado una vez que se haya permitido su acceso, de tal manera que el usuario podrá acceder a la información de la organización en el Sistema de registro de organizaciones. De esta manera , la organización aparecerá en la lista de My Organisations/Mis organizaciones del usuario, que podrá acceder y actualizar datos, si fuera necesario.



Presentación del Sistema de registro de organizaciones de Erasmus+ y del Cuerpo Europeo de Solidaridad.

Cualquier organización que desee solicitar una acreditación o una subvención de los programas de la Comisión Europea deberá registrarse y proporcionar información básica de aspectos legales y financieros.

En las acciones gestionadas por la Dirección general de educación, juventud, deporte y cultura (DG EAC) a través de las agencias nacionales, esta información se proporciona en el Sistema de registro de organizaciones, una nueva herramienta proporcionada por la DG EAC. A estas acciones se las denomina descentralizadas e incluyen parte de los programas Erasmus+ y Cuerpo Europeo de  Solidaridad. Para ambos programas, Erasmus+ y Cuerpo Europeo de Solidaridad, revise las guías y las páginas web disponibles para saber si las acciones que solicitó anteriormente o tiene previsto solicitar son centralizadas o descentralizadas. 

Después de registrarse, se asignará un identificador único a la organización. Este es el ID de la organización (OID), que se utilizará en las solicitudes y también como referencia en los futuros contactos que establezcan la Comisión Europea y las agencias nacionales con las organizaciones.

En el caso de acciones centralizadas que pertenezcan a los programas Erasmus+ y Cuerpo Europeo de Solidaridad, el registro de la organización se llevará a cabo en el Participant Portalahora en el portal SEDIA Funding and Tenders. Estas acciones son gestionadas por la Agencia Ejecutiva en el ámbito educativo, audiovisual y cultural (EACEA) junto con otros programas como Creative Europe, Europe for Citizens y EU Aid Volunteers. El registro de la organización en el portal supondrá la creación del Código de identificación personal (o Personal Identification Code en inglés), conocido como PIC.  Entre en dicho Portal si desea recibir instrucciones específicas e información adicional.

Las organizaciones que deseen participar tanto en acciones descentralizadas como centralizadas de los programas Erasmus+ y Cuerpo Europeo de Solidaridad deberán utilizar ambos sistemas y dispondrán de dos identificadores, cada uno diferente y único: el PIC y el ID de la organización (OID). 

Si es un nuevo usuario, deberá crear una cuenta EU Login antes de registrar su organización en el Sistema de registro de organizaciones (para acciones descentralizadas) o en el portal SEDIA Funding and Tenders (para acciones centralizadas).

Información

Compruebe los criterios de admisibilidad en la Guía del programa Erasmus+ y en la Guía del Cuerpo Europeo de Solidaridad para saber dónde enviar su solicitud específica de acreditación/subvención y dónde registrar su organización.



¿Cómo registro mi organización en el Sistema de registro de organizaciones?

Importante

Registre su organización una sola vez, incluso si prevé participar en múltiples convocatorias de propuestas. 

En tanto que persona autorizada para representar a su organización, proporcionará toda la información requerida en el Sistema de registro de organizaciones. 

Para evitar que se produzcan registros múltiples de la misma organización, antes de comenzar este proceso, utilice la función de búsqueda disponible para identificar organizaciones similares. Esto le permitirá decidir si un ID de la organización  (OID) que ya existe puede ser utilizado en el formulario web de solicitud o si debe registrar la organización por primera vez. Consulte Cómo buscar organizaciones para obtener más información. Si obtiene múltiples resultados que concuerdan con los datos de su organización, pregunte a quien corresponda en su organización cuál ha de escoger. Si alguno de los resultados encontrados del PIC/ID de la organización está asociado al código de la ECHE, este resultado se considerará como el identificador correcto para utilizar posteriormente en los formularios web.

Tenga a mano la información legal de su organización y la relacionada con el programa. Podrá conocer qué información necesita para el proceso de registro en la documentación de cada convocatoria de propuestas. Tendrá que registra su organización antes de enviar su formulario de solicitud.

Después de enviar toda la información necesario para registrar su organización, obtendrá un ID de la organización (OID) único para dicha organización. Este ID de la organización podrá ser utilizado inmediatamente para solicitar acciones descentralizadas mientras espera la certificación de la agencia nacional que corresponda. 


Ya tengo PIC, ¿necesito un ID de la organización (OID)?

Sí, el ID de la organización (OID) deberá ser utilizado en todas las convocatorias que se abran en el futuro de acciones de Erasmus+ o el Cuerpo Europeo de Solidaridad gestionadas por las agencias nacionales. 

Si en el pasado ya utilizó su PIC para solicitar proyectos descentralizados de Erasmus+ o del Cuerpo Europeo de Solidaridad, no necesita volverse a registrar en el Sistema de registro de organizaciones. Los datos de la organización se han transferido del el Participant Portal, ahora en el portal SEDIA Funding and Tenders, al Sistema de registro de organizaciones, y a su organización se le ha asignado automáticamente un ID de la organización (OID) único.
Si se registró como "self-registrant", "LEAR" o "account administrator" para gestionar el PIC de su organización, tiene acceso al nuevo Sistema de registro de organizaciones. Sencillamente, conéctese al nuevo sistema utilizando sus credenciales de EU Login y gestione los datos de su organización desde Mis organizaciones.

Se puede buscar el ID de la organización utilizando la función search y su PIC.


No sé si tengo ID de la organización o PIC.

Para asegurarse completamente de que su organización no se hubiera registrado previamente, haga una búsqueda en Search. Una vez se haya asegurado de que no se había registrado previamente, registre su organización.

Si obtiene múltiples resultados que concuerdan con los datos de su organización, pregunte a quien corresponda en su organización cuál ha de escoger. Si alguno de los resultados encontrados del PIC/ID de la organización está asociado al código de la ECHE, este resultado se considerará como el identificador correcto para utilizar posteriormente en los formularios web.


¿Dónde registrarse para obtener la Carta Erasmus de Educación Superior (Erasmus Charter for Higher Education o ECHE)?

Puesto que es la Agencia Ejecutiva en el ámbito educativo, audiovisual y cultural (EACEA) la que concede la Carta Erasmus de Educación Superior (ECHE), una institución de educación superior deberá registrarse en el Participant Portal, ahora en el portal SEDIA Funding and Tenders, y después utilizar el PIC para solicitar la ECHE. Si la obtiene, la institución podrá:

  • utilizar el PIC para solicitar acciones centralizadas de Erasmus+, es decir, en convocatorias de propuestas gestionadas por la EACEA.
  • registrarse en el nuevo Sistema de registro de organizaciones de la DG EAC y utilizar el ID de la organización  (OID) que se haya creado para solicitar acciones descentralizadas de Erasmus+. Se deberá mencionar el PIC al registrar a la organización en este sistema.



Cuerpo Europeo de Solidaridad.

El European Solidarity Corps Quality Label es concedido por las agencias nacionales o la EACEA.

Las organizaciones que deseen participar en actividades del Cuerpo Europeo de Solidaridad solo tendrán que registrase en el Sistema de registro de organizaciones. De esta manera podrán utilizar el ID de la organización para solicitar tanto el "Quality Label" como, posteriormente, otras actividades del Cuerpo Europeo de Solidaridad; con la excepción de ESC14 - Volunteering Teams in high priority areas.

Los grupos de jóvenes que deseen llevar a cabo proyectos de solidaridad también necesitarán registrarse en el Sistema de registro de organizaciones y obtener un único ID de la organización.




¿Cómo se verificará la información de la organización?

Los datos de la organización serán verificados por diferentes entidades dependiendo de la parte del programa de que se trate y de la entidad que se encargue de la solicitud. La verificación se realiza únicamente cuando se considera necesaria, generalmente después de que una solicitud de subvención haya sido evaluada positivamente. 

Certificación de la agencia nacional.

Los datos de organizaciones registradas que soliciten acciones descentralizadas serán certificados por la agencia nacional del país del programa pertinente. Todos los documentos que hayan sido cargados en el nuevo Sistema de registro de organizaciones serán comprobados por la agencia nacional. Si son aprobados, se considerará que la organización ha sido certificada por la agencia nacional. Hasta que no se complete el proceso de certificación, el estado del ID de la organización (OID) en el Sistema de registro de organizaciones  será el de Registered (registrado).

Si una organización solicitara acreditación de consorcios de movilidad en el ámbito de la Formación Profesional (VET) o  en el ámbito de la Educación Superior, también seguirá el proceso de certificación de la agencia nacional

Si se consigue la certificación de la agencia nacional (AN), el estado del ID de la organización (OID) en el Sistema de registro de organizaciones se actualizará a NA Certified (certificado por la AN)



Validación de la Agencia Ejecutiva de Investigación (Research Executive Agency, REA).

Las solicitudes de fondos para proyectos centralizados de Creative Europe, Erasmus+, Europe for Citizens y EU Aid Volunteers son gestionadas por la Agencia Ejecutiva en el ámbito educativo, audiovisual y cultural (EACEA), por lo que el proceso de verificación  y validación de la organización lo lleva a cabo la REA en Bruselas.

Este proceso se conoce como validation of legal entities (validación de entidades legales).


Solicitudes de acreditación gestionadas por la Agencia Ejecutiva en el ámbito educativo, audiovisual y cultural (EACEA).

Carta Erasmus de Educación Superior (ECHE)

Si la organización obtiene una Carta Erasmus de Educación Superior (ECHE), no será validada ni certificada durante el proceso de acreditación, sino más tarde, según la solicitud de subvención que se realice. Entonces la organización será:

Quality Label tramitado por la EACEA

Puesto que la obtención del Quality Label for the European Solidarity Corps se realiza a través de la EACEA, los datos de la organización también serán certificados por la EACEA.

Tome nota

Las organizaciones que participan en acciones de Erasmus+ y del Cuerpo Europeo de Solidaridad gestionadas por las agencias nacionales (como solicitantes, beneficiarios, socios, organizaciones de acogida o miembros de consorcios) y que disponen de PIC serán incorporadas en el nuevo Sistema de registro de organizaciones. Si una organización hubiera sido validada por la Agencia Ejecutiva de Investigación (REA), recibirá la certificación de la AN automáticamente.

Si su organización solicita acciones centralizadas, tendrá que someterse al proceso de validación de la REA, independientemente de que haya sido certificada o no en un proyecto descentralizado.

Se le podrá requerir documentación o información diferente en ambos casos. Por ejemplo, si su organización resulta seleccionada en una acción centralizada, tendrá que nombrar lo que se denomina "Legal Entity Appointed Representative" (LEAR)  y proporcionar los documentos legales que respalden dicho nombramiento cara a la validación. En ese caso, los campos obligatorios referidos al LEAR en el Portal deberán estar cumplimentados. No se requiere que exista la designación de un LEAR si el PIC no es validado por la REA.



Cómo hacer esto en las herramientas