PL_2020_OID Jak zarejestrować organizację

Ta strona wyjaśnia, jak zarejestrować organizację w Systemie Rejestracji Organizacji w przypadku, jeśli zamierzają Państwo uczestniczyć w jednym z działań zarządzanych przez Narodową Agencję w ramach programów Erasmus+ lub Europejski Korpus Solidarności.

Ważne

Przed rozpoczęciem rejestracji organizacji, upewnij się, że nie została już wcześniej zarejestrowana. Sprawdź, korzystając z funkcji Wyszukiwania w Systemie Rejestracji Organizacji.

Aby zakończyć rejestrację i zapisać zmiany, należy kliknąć przycisk Zarejestruj organizację. Przycisk nie będzie aktywny dopóki wszystkie obowiązkowe części formularza nie zostaną wypełnione. Dodatkowe części uaktywnią się po rejestracji umożliwiając przesłanie dokumentów lub przeglądanie powiązanych akredytacji. Obecnie wyświetla się tylko Karta Erasmusa dla szkolnictwa wyższego.

Uwaga!

System Rejestracji Organizacji nie posiada funkcji automatycznego zapisywania. Nie zamykaj przeglądarki ani nie przechodź do innej strony, jeśli nie zakończyłeś(-aś) procesu rejestracji klikając przycisk Zarejestruj organizację. W przeciwnym razie wszelkie podane przez Ciebie informację zostaną utracone i rejestrację będzie trzeba ponownie przeprowadzić od początku.

Dostęp do platformy programu Erasmus+ i Europejskiego Korpusu Solidarności

Otwórz platformę programu Erasmus+ i Europejskiego Korpusu Solidarności.

Przed przystąpieniem do rejestracji, upewnij się, czy organizacja nie została już wcześniej zarejestrowana

Na wszelki wypadek, za pomocą funkcji wyszukiwania upewnij się, czy organizacja nie została już wcześniej zarejestrowana. Po upewnieniu się, że organizacja nie została wcześniej zarejestrowana można dokonać rejestracji rejestracji organizacji.

W przypadku, gdy do danych Twojej organizacji pasuje więcej wyników wyszukiwania, poproś kogoś ze swojej organizacji o pomoc w dokonaniu wyboru. Jeśli któryś z numerów PIC/ID Organizacji jest powiązany z kodem Karty Erasmusa dla szkolnictwa wyższego (ECHE), jest to właściwy numer identyfikacyjny organizacji do podania w formularzach wniosków online.

Kliknij przycisk „Zarejestruj organizację”

Przystąp do rejestracji organizacji:

Klikając przycisk Zarejestruj organizację na stronie głównej platformy programu Erasmus+ i Europejskiego Korpusu Solidarności lub
za pomocą menu Organizacje, wybierając przycisk Zarejestruj organizację.

Zostaniesz przeniesiony(-a) na stronę Systemu Rejestracji Organizacji.

Zaloguj się za pomocą konta EU login

Jeśli jeszcze nie zalogowałeś(-aś) się do jednego z systemów Komisji Europejskiej, system poprosi Cię o podanie loginu EU.

Jeśli nie dysponujesz jeszcze kontem EU login, możesz od razu Utworzyć konto na obecnej stronie. Należy pamiętać o podaniu powiązanego adresu e-mail z kontem EU login, stosowanego do logowania się do systemów Komisji Europejskiej.

Uwierzytelnianie przy pomocy eID nie jest obsługiwane przez System Rejestracji Organizacji. Więcej informacji na ten temat znajduje się na stronie EU Login.

Kliknij przycisk „Edytuj”, aby rozpocząć

Aby rozpocząć proces rejestracji, na ekranie „Witamy w Systemie Rejestracji Organizacji” kliknij przycisk Edytuj. Status rejestracji będzie miał status WERSJA ROBOCZA.

Posłuż się Menu bocznym, aby poruszać się po poszczególnych częściach formularza rejestracyjnego. Dopiero po wypełnieniu jednej części (wskazuje na to zielona ikonka) można przejść do kolejnej.
Jeśli próbujesz przejść do kolejnej części bez wypełnienia bieżącej pojawia się komunikat ostrzegawczy.

Wypełnij pola w zakładce „Dane organizacji”

Wpisz wymagane dane odnoszące się do organizacji, takie jak nazwa urzędowa instytucji, nazwa handlowa, status prawny, kraj i pozostałe. W przypadku, gdy organizacja posiada już numer PIC, ale dane organizacji nie zostały jeszcze przesłane do Systemu Rejestracji Organizacji, należy wprowadzić je w tym oknie. Dowiedz się więcej na temat pola PIC.

Nie zapomnij!

Pamiętaj o sprawdzeniu, czy dane organizacji zostały przeniesione, korzystając z funkcji Wyszukiwania. Jeśli wyszukanie organizacji jest możliwe, nie ma konieczności ponownej rejestracji.

Jeżeli podczas procesu rejestracji zostanie wykryta inna organizacja pod dokładnie taką samą nazwą prawną jak ta, którą podałeś, zostanie wyświetlony komunikat z ID tej organizacji. Może być to pomocne w sprawdzeniu, czy Twoja obecna organizacja jest już zarejestrowana, ale nie przeszkodzi w dokończeniu rejestracji.

Wskazówki, oznaczone są ikoną , zawierają dodatkowe zalecenia i pomoc przy wypełnianiu każdego pola.

Po wprowadzeniu wszystkich obowiązkowych danych, ikonka menu Dane organizacji zmieni kolor na zielony i będzie można będzie przejść do części Adres instytucji.

Wypełnij pola w zakładce „Adres instytucji”

Wybierz zakładkę Adres instytucji z menu bocznego i wpisz wymagane dane.

Po wypełnieniu wszystkich obowiązkowych pól, ikonka menu Adres instytucji zmieni kolor na zielony i będzie można będzie przejść do części Osoba do kontaktu w organizacji

Dodaj „Osobę do kontaktu w organizacji”

1

Przejdź do sekcji „Osoba do kontaktu w organizacji” w menu bocznym.

Otwiera się ekran Osoba do kontaktu w organizacji.

2

Wpisz wszystkie wymagane dane.

Należy podać dane, takie jak imię i nazwisko, stanowisko w organizacji i służbowy adres e-mail. Wszystkie pola obowiązkowe w sposób widoczny oznaczono gwiazdką *.

Domyślnie, pola do zaznaczenia opcji wykorzystania telefonów i adresu organizacji nie są zaznaczone. Jeśli są to poprawne dane Osoby kontaktowej organizacji, zaznacz te pola. Odpowiednie dane zostaną przeniesione z części Dane organizacji w formularzu rejestracji.

Gdyby numery telefonu i/lub adres osoby do kontaktu różniły się od danych podanych jako dane organizacji, podaj dane w dostępnych polach.

3

Zatwierdzenie uzupełnienia danych Osoby do kontaktu w organizacji.

Ikonka w menu bocznym zmienia kolor na zielony w chwili podania wszystkich obowiązkowych danych w tej sekcji. Możesz przejść do kolejnej części rejestracji: Uprawnieni użytkownicy.

Dodaj pierwszego „Uprawnionego użytkownika”

Jako osoba rejestrująca organizację jesteś pierwszym Uprawnionym użytkownikiem. W trakcie rejestracji organizacji jesteś zobowiązany do podania Twoich danych osobowych.

1

Przejdź do sekcji „Uprawnieni użytkownicy”

Otwiera się ekran Uprawnieni użytkownicy. Niektóre z Twoich danych osobowych są już uzupełnione, takie jak imię, nazwisko i adres e-mail. Informacje te zostały pobrane z Twojego konta EU Login. Służbowy adres e-mail nie może zostać zmieniony.

2

Wpisz wszystkie wymagane dane

Podaj brakujące wymagane dane. Ikonka w menu bocznym zmienia kolor na zielony w chwili wypełnienia wszystkich wymaganych pól. Na tym etapie procesu rejestracji nie jest możliwe dodawanie kolejnych Uprawnionych użytkowników. Jest to możliwe dopiero po wysłaniu formularza rejestracji.

Domyślnie, pola do zaznaczenia opcji wykorzystania telefonów i adresu organizacji nie są zaznaczone. Jeżeli są to poprawne dane Osoby do kontaktu, zaznacz te pola. Odpowiednie dane zostaną przeniesione z części Dane organizacji w formularzu rejestracji.

Jeżeli numery telefonów i/lub adres Osoby do kontaktu różnią się od informacji podanych jako Dane Organizacji, podaj te dane w dostępnych polach.

Prześlij formularz rejestracyjny

Po wpisaniu do formularza rejestracji wszystkich danych uaktywni się przycisk Zarejestruj organizację. Za jego pomocą prześlij formularz i zakończ proces rejestracji.

Wyświetli się komunikat potwierdzenia oraz nowo utworzony numer identyfikacyjny ID Organizacji. Numer ID Organizacji składa się z 8 cyfr poprzedzonych literą „E”

U góry ekranu status rejestracji zmienił się z Wersja robocza na Zarejestrowany oraz wyświetlony jest nowy numer ID Organizacji.

Status Zarejestrowano oznacza, że złożenie formularza powiodło się. Nie oznacza to, że organizacja została uwierzytelniona przez Narodową Agencji.

Po zarejestrowaniu organizacji, dostępne staną się dwie nowe zakładki:

Akredytacje
Dokumenty

Ponadto możliwe będzie dodawanie kolejnych Uprawnionych użytkowników. Zaleca się dodanie co najmniej jednego dodatkowego Uprawnionego Użytkownika.

Zakładka Akredytacje

Zakładka Akredytacje wyświetla się w bocznym menu po zakończeniu rejestracji. W tym momencie nic nie będzie wyświetlane. Gdy Twoja organizacja zostanie certyfikowana i akredytowana, w tej sekcji zostaną wymienione wszystkie ważne akredytacje związane ze zdecentralizowanymi działaniami programów Erasmus+ i Europejski Korpus Solidarności.

Zakładka Dokumenty

Po zarejestrowaniu organizacji, możesz dodać niezbędne dokumenty, wymagane przez Narodową Agencję w celu uwierzytelnienia Twojej organizacji. Informację o wymaganych dokumentach, które należy przesłać, można znaleźć w przewodnikach po programach Erasmus+ i Europejski Korpous Solidarności. Dalsze informacje dotyczące zamieszczania i zarządzania dokumentami organizacji organizacji znajdziesz w Zarządzanie dokumentami.

Powiadomienia

System Rejestracji Organizacji wyśle powiadomienie w wiadomości e-mail do osoby, która zarejestrowała organizację i wszystkich osób, które zostały wskazane jako uprawnione. W powiadomieniu będą podane numer ID Organizacji oraz dodatkowe informacje i odpowiednie odnośniki.

Status certyfikacji w Systemie Rejestracji Organizacji

Organizacja może mieć jeden z następujących statusów certyfikacji w Systemie Rejestracji Organizacji:

Początkowy status organizacji:
- Wersja robocza (Draft) - Wyświetlana podczas procesu rejestracji, przed przesłaniem formularza.
- Zarejestrowano (Registered) - Organizacja została pomyślnie zarejestrowana w Systemie Rejestracji Organizacji lub informacje o organizacji zostały pomyślnie przeniesione z Portalu Użytkownika do Systemu Rejestracji Organizacji.
Status organizacji po otrzymaniu danych organizacji w systemie zarządzania projektami Narodowej Agencji:
- Oczekiwanie na certyfikację NA (Waiting for NA Certification) - Dane organizacji zostały odebrane przez system zarządzania projektami Narodowej Agencji i nie zostały poświadczone przez NA.
- Oczekiwanie na potwierdzenie (Waiting for Confirmation) - Dane certyfikowanej już organizacji zostały zaktualizowane w Systemie Rejestracji Organizacji i aktualizacja ta została odebrana przez system zarządzania projektami Narodowej Agencji, ale nie została jeszcze poświadczona przez NA.
- Certyfikowano przez NA (NA Certified) - Organizacja została certyfikowana w systemie zarządzania projektami Narodowej Agencji.
- Unieważniono (Invalidated) - Organizacja została unieważniona w systemie zarządzania projektami Narodowej Agencji.

Status wyświetlany jest na górze ekranu pomiędzy ID organizacji a jej nazwą.

Space shortcuts