FR_OID Gérer les documents

Cette page vous explique comment gérer vos documents dans la plateforme ORS (Organisation Registration System).

Après l'enregistrement de votre organisme sur la plateforme ORS, vous pourrez ajouter les documents demandés par les Agences Nationales leur permettant de valider (certifier) votre code OID. Vous trouverez des informations sur les documents à télécharger dans les guides de programme Erasmus+ et du Corps Européen de Solidarité.

Si les informations de votre organisme ont été automatiquement transférées de SEDIA vers la plateforme ORS, les documents présents ont également été transférés et sont accessibles depuis la plateforme ORS.

Lors de la vérification et/ou de la mise à jour des informations de votre organisme, n'oubliez pas de consulter également la section des documents. Les documents datant de plus de six mois doivent être renouvelés.

Accédez à la section "Documents" de la plateforme ORS est possible :

Directement après la soumission finale de l'enregistrement de votre organisme en cliquant sur la section Documents ou
Via la liste "Mes organismes".

Une fois que les documents sont chargés sur le système d'enregistrement des organismes, ils ne peuvent plus être supprimés.

Étapes rapides

Étapes détaillées

	Étapes
1	Ouvrir "My Organisations". Pour accéder à la liste de vos organismes, vous pouvez : Ouvrir le menu "Organismes" puis sélectionner "Mes organismes" ou Cliquer directement sur le bouton "Mes organismes". Vous devrez vous connecter avec vos identifiants sur EU login. Si vous n’êtes pas encore connecté à l'un des logiciels de la Commission européenne, vous serez invité à le faire. Assurez-vous d'utiliser la même adresse e-mail associée à vos identifiants EU Login et aux données de votre organisme. La liste de tous vos organismes s'affichera. Cliquez sur l'icône en forme de flèche bleue, située dans la colonne "Details" pour accéder aux données de votre organisme.
2	Accédez à la section "Documents". Accédez à la section "Documents" via le menu latéral situé à gauche. Cela vous mènera à la rubrique "Documents" où s'affichera tous les documents actuellement téléchargés de votre organisme.
3	Cliquez sur le bouton "Add document" (Ajouter un document). Cliquez sur le bouton "Add document". Une fenêtre apparaîtra vous demandant de télécharger un document.
4	La taille maximale du fichier est de 50 Mo. Il n'y a pas de limite à la taille totale ou au nombre total de pièces jointes, mais chaque fichier individuel ne peut pas dépasser 50 Mo.
5	Sélectionnez un fichier à télécharger. Sélectionner le fichier : Cliquez sur le bouton "Choose File" et sélectionnez le fichier à télécharger à partir de votre ordinateur. Type de document : Lorsque vous avez choisi votre fichier, indiquez le type de document dans la liste déroulante. Si vous ne trouvez pas le type de document que vous avez choisi, choisissez l’option "Autre". Après avoir vérifié que vous avez choisi le bon fichier et sélectionné le bon type de document, cliquez sur le bouton "Upload" (télécharger). Votre liste de documents sera mise à jour avec le nouveau document importé. Répétez cette opération pour tous les documents que vous devez télécharger.
6	Mettre à jour votre organisme. Lorsque vous avez ajouté tous les documents, finalisez le téléchargement en cliquant sur le bouton "Update my organisation" (mettre à jour mon organisme). Un message de succès apparaîtra, vous pouvez le fermer en cliquant sur "OK". Si ce n'est pas le cas, les fichiers téléchargés ne seront pas enregistrés dans la plateforme ORS. Dans ce cas vous devez répéter l'opération. Une fois la mise à jour réussie, un bouton bleu de téléchargement (voir image ci-dessous) sera disponible pour chaque fichier. La liste des documents peut être triée par colonne et la rubrique "Search" permet de rechercher un document spécifique. Pour plus d'informations, veuillez consulter la liste des fonctionnalités.
7	Télécharger un document. Pour télécharger un fichier présent sur la plateforme ORS, cliquez simplement sur le bouton bleu de téléchargement (voir image ci-dessous) du document que vous souhaitez télécharger. Suivez les instructions à l'écran pour enregistrer ou ouvrir le fichier.