Wprowadzenie do Systemu Rejestracji Organizacji w programie Erasmus+ i Europejski Korpus Solidarności.

Wszystkie organizacje, które pragną ubiegać się o akredytację lub dofinansowanie w ramach programów Komisji Europejskiej muszą dokonać rejestracji i podać podstawowe dane o sytuacji finansowej i prawnej.

W przypadku akcji zarządzanych przez Dyrekcję Generalną ds. Edukacji, Młodzieży, Sportu i Kultury (DG EAC) za pośrednictwem Narodowych Agencji, rejestracji należy dokonać w Systemie Rejestracji Organizacji – nowym narzędziu udostępnionym przez DG EAC. Akcje te określa się mianem działań zdecentralizowanych i stanowią one część programów Erasmus+ i Europejski Korpus Solidarności. W przypadku programów Erasmus+ i Europejski Korpus Solidarności, należy zapoznać się z odpowiednimi przewodnikami po tych programach i sprawdzić, czy działania, w ramach których złożono wniosek lub organizacja zamierza złożyć wniosek są działaniami scentralizowanymi, czy zdecentralizowanymi. 

Po dokonaniu rejestracji, organizacji zostaje przypisany indywidualny numer identyfikacyjny. Jest to ID organizacji, którym należy posługiwać się celem składania wniosków, jak również w przyszłej komunikacji z Komisją Europejską i Narodowymi Agencjami.

W przypadku działań scentralizowanych w ramach programów Erasmus+ i Europejski Korpus Solidarności, rejestracja odbywa się na Portalu Uczestnika. Działaniami tymi, jak i innymi programami, m.in. Kreatywna Europa, Europa dla Obywateli, Wolontariusze pomocy UE, zarządza Agencja Wykonawcza ds. Edukacji, Kultury i Sektora Audiowizualnego (EACEA). W wyniku rejestracji nastąpi nadanie Kodu Identyfikacyjnego Uczestnika, (ang. Personal Identification Code), w skrócie PIC. Dokładny przebieg rejestracji i dodatkowe informacje dostępne są na Portalu.

Organizacje zamierzające wziąć udział w zarówno zdecentralizowanych, jak i scentralizowanych działaniach programów Erasmus+ i Europejski Korpus Solidarności muszą użyć obu systemów i będą posiadały dwa różne, indywidualne numery identyfikacyjne: PIC oraz ID organizacji.

Jeśli jesteś nowym użytkownikiem, to przed zarejestrowaniem swojej organizacji w Systemie Rejestracji Organizacji lub na Portalu Funding & Tenders, musisz utworzyć konto EU Login.

Jako uprawniony użytkownik reprezentujący organizację, w Systemie Rejestracji Organizacji podajesz wszystkie wymagane dane w odniesieniu do organizacji.

Aby uniknąć wielokrotnej rejestracji tej samej organizacji, przed rozpoczęciem rejestracji należy skorzystać z funkcji Wyszukiwania celem identyfikacji podobnych organizacji. Umożliwi to decyzję, czy w Formularzu wniosku online można posłużyć się istniejącym już numerem ID organizacji, czy należy dokonać pierwszej rejestracji organizacji. Więcej informacji znajduje się w artykule Jak wyszukiwać organizacje. W przypadku, gdy do danych Twojej organizacji pasuje więcej wyników wyszukiwania, poproś kogoś ze swojej organizacji o pomoc w dokonaniu wyboru. Jeśli któryś z numerów PIC/ID organizacji jest powiązany z kodem Karty Erasmusa dla szkolnictwa wyższego (ECHE), oznacza to, że organizacja może składać wnioski online.

Przed rejestracją należy przygotować dane dotyczące organizacji i programu. Rodzaj danych potrzebnych podczas rejestracji można sprawdzić w dokumentacji zaproszenia do składania wniosków. Przed złożeniem wniosku wymagana jest rejestracja organizacji.

Po podaniu wszystkich niezbędnych do rejestracji danych zostanie nadany numer identyfikacyjny (ID organizacji). Bezpośrednio po nadaniu, można posłużyć się numerem ID organizacji celem złożenia wniosku w ramach działań zdecentralizowanych, jednocześnie oczekując na zatwierdzenie przez właściwą Narodową Agencję.

Tak, numerem ID organizacji należy posługiwać się we wszystkich formularzach otwartych naborów wniosków w ramach działań programu Erasmus+ lub Europejski Korpus Solidarności zarządzanych przez Narodowe Agencje. Wyjątkiem w dalszym ciągu jest posługiwanie się Kodem Identyfikacyjnym Uczestnika (PIC) uzyskanym w Portalu Uczestnika, teraz portal Funding and Tenders w systemie SEDIA, przy składaniu wniosków o nadanie Znaku Jakości Europejskiego Korpusu Solidarności (ESC52).

Jeśli Twój numer PIC został już raz użyty, aby złożyć wniosek w ramach zdecentralizowanych projektów Erasmus+ lub Europejskiego Korpusu Solidarności, nie musisz ponownie rejestrować organizacji w systemie. Dane organizacji zostały przeniesione z Portalu Uczestnika, teraz portal Funding and Tender w systemie SEDIA, do Systemu Rejestracji Organizacji, a organizacji automatycznie został nadany numer ID organizacji. Jeśli występujesz w roli osoby zgłaszającej, wyznaczonego przedstawiciela (LEAR) lub administratora konta zarządzającego numerem PIC organizacji, to posiadasz już dostęp do Systemu Rejestracji Organizacji. Logując się do nowego systemu posłuż się swoim wcześniejszym uwierzytelnieniem konta EU Login, co wystarczy, aby zarządzać danymi organizacji macierzystej ze strony Moje organizacje. Znalezienie ID organizacji jest możliwe za pomocą dostępnej funkcji Wyszukiwania i Twojego numeru PIC.

Karta Erasmusa dla szkolnictwa wyższego (ECHE)

W przypadku przyznania organizacji Karty Erasmusa dla szkolnictwa wyższego (ECHE), w trakcie samego procesu akredytacji nie przechodzi ona procesu walidacji ani zatwierdzania. Będzie to mieć miejsce dopiero później, w zależności od wniosku o dofinansowanie. Organizacja:

• uzyska zatwierdzenie w przypadku ubiegania się o dofinansowanie zdecentralizowanych działań w programie Erasmus+ lub
• przejdzie proces walidacji w przypadku ubiegania się o dofinansowanie scentralizowanych działań Erasmus+, tzn. w trakcie naboru wniosków realizowanego przez EACEA.

Znak Jakości przyznawany przez EACEA

Ponieważ Znak Jakości Europejskiego Korpusu Solidarności przyznaje EACEA, dane organizacji również zostaną zatwierdzone przez EACEA.