Welcome

Welcome - Restricted access

Skip to end of metadata
Go to start of metadata

Wstęp do Przewodnika po Systemie Rejestracji Organizacji

Każdej organizacji, która ma zamiar ubiegać się o akredytację lub dofinansowanie w ramach zarządzanych przez Narodowe Agencje działań w programie Erasmus+ i Europejski Korpus Solidarności, System Rejestracji Organizacji w programie Erasmus+ i Europejskim Korpusie Solidarności przypisuje indywidualny numer identyfikacyjny (ID organizacji).

Numerem identyfikacyjnym organizacji należy posługiwać się we wszystkich formularzach otwartych naborów wniosków w ramach programu Erasmus+ lub Europejskiego Korpusu Solidarności

Niniejszą, pierwszą wersję Przewodnika po Systemie Rejestracji Organizacji adresujemy zarówno do osób, które już wcześniej korzystały z Portalu Uczestnika, teraz portal Funding and Tenders w systemie SEDIA, jak i do tych, którzy jeszcze z niego nie korzystali, aby pokierować tak jednych, jak i drugich do odpowiednich stron portalu.

Odpowiedzi na poniższe pytania pomogą użytkownikowi odnaleźć strony, które najlepiej odpowiadają jego wiedzy o przeprowadzaniu rejestracji organizacji EAC. Jeśli dokonujesz rejestracji po raz pierwszy, radzimy zapoznać się ze Wstępem do niniejszego Przewodnika.





Przeskocz do odpowiedniej części Przewodnika

Czy w przeszłości przyznano Ci uprawnienia do edytowania danych organizacji na Portalu Uczestnika „Edukacja, sektor audiowizualny, kultura, obywatelstwo i wolontariat”, teraz portal Funding and Tenders w systemie SEDIA?

Tak.


 Jeśli w przeszłości przyznano Ci uprawnienia do ...

Jeśli w przeszłości przyznano Ci uprawnienia do edytowania danych organizacji na Portalu Uczestnika, teraz portal Funding and Tenders w systemie SEDIA, uprawnienia te zostały zachowane w odniesieniu do edycji danych organizacji w Systemie Rejestracji Organizacji. Aby przeglądać listę organizacji, zaloguj się do platformy programu Erasmus+ i Europejskiego Korpusu Solidarności: Moje organizacje. Należy użyć tego samego adresu e-mail, który jest przypisany do Twojego konta EU Login, i który został podany na Portalu Uczestnika.

Dalsze informacje na temat zmiany danych organizacji dostępne są po zalogowaniu się. Numer identyfikacyjny organizacji można też znaleźć na liście Moje Organizacje.

Nie.


 Czy znasz Kod Identyfikacyjny Uczestnika...

Czy znasz Kod Identyfikacyjny Uczestnika (PIC) dla organizacji, którą zamierzasz zarejestrować?

Tak.


 Znajdź numer ID ....

Znajdź numer ID swojej organizacji za pomocą funkcji Wyszukiwania.

Nie. / Raczej nie.


 Na wszelki wypadek upewnij się ...

Na wszelki wypadek, za pomocą Wyszukiwania, upewnij się, czy organizacja nie została już wcześniej zarejestrowana. Po upewnieniu się, że organizacja nie została wcześniej zarejestrowana, można dokonać rejestracji.

W przypadku, gdy do danych Twojej organizacji pasuje więcej wyników wyszukiwania, poproś kogoś ze swojej organizacji o pomoc w dokonaniu wyboru. Jeśli któryś z numerów PIC/ID Organizacji jest powiązany z kodem Karty Erasmusa dla szkolnictwa wyższego (ECHE), oznacza to, że organizacja może składać wnioski online.


Czy organizacja w przeszłości składała wniosek o akredytację lub dofinansowanie w ramach programu Erasmus+ (prowadzonego przez Narodowe Agencje) i/lub Europejski Korpus Solidarności?

Tak.


 Znajdź numer ID ...

Znajdź numer ID organizacji za pomocą funkcji Wyszukiwania.

Nie. / Raczej nie.


 Na wszelki wypadek upewnij się...

Na wszelki wypadek, za pomocą Wyszukiwania, upewnij się, czy organizacja nie została już wcześniej zarejestrowana.  Po upewnieniu się, że organizacja nie została wcześniej zarejestrowana, można dokonać rejestracji.

W przypadku, gdy do danych Twojej organizacji pasuje więcej wyników wyszukiwania, poproś kogoś ze swojej organizacji o pomoc w dokonaniu wyboru. Jeśli któryś z numerów PIC/ID Organizacji jest powiązany z kodem Karty Erasmusa dla szkolnictwa wyższego (ECHE), oznacza to, że organizacja może składać wnioski online.

Nie wiem.


 Działania w ramach programów ...

Działania w ramach programów Erasmus+ (zarządzane przez Narodowe Agencje) i Europejski Korpus Solidarności są wymienione w kryteriach kwalifikowalności w Przewodniku po programie Erasmus+ i Przewodniku po Europejskim Korpusie Solidarności.

Znajdź numer ID swojej organizacji za pomocą funkcji Wyszukiwania.

W przypadku, gdy nie możesz go znaleźć, albo jest więcej wyników wyszukiwania, poproś kogoś ze swojej organizacji o pomoc w wyborze właściwego numeru PIC. W przypadku większej liczby wyników, właściwym numerem PIC jest ten, który jest powiązany z kodem Karty Erasmusa dla szkolnictwa wyższego (ECHE).


Czy ID organizacji znajduje się w systemie?

Tak.



 Zapisz ID organizacji ...

Zapisz ID organizacji. Teraz możesz posługiwać się numerem identyfikacyjnym organizacji we wszelkich otwartych zaproszeniach do składania wniosków w ramach programów Erasmus+ lub Europejski Korpus Solidarności.

Nie. 



 Jeśli posiadasz numer PIC ...

Jeśli posiadasz numer PIC, a Twoja organizacja w przeszłości składała wniosek o akredytację lub dofinansowanie w ramach działań w programie Erasmus+ (zarządzanych przez Narodowe Agencje) i Europejski Korpus Solidarności, o dalsze wsparcie zwróć się do Narodowej Agencji.


Czy chcesz edytować lub aktualizować dane organizacji w systemie?

Tak.



 Ze strony domowej przejdź do ...

Ze strony domowej przejdź do strony Moje Organizacje i edytuj dane organizacji. Jeśli dane organizacji nie są widoczne w oknie Moje organizacje, poproś o pomoc współpracownika, który ma dostęp do edytowania danych organizacji na Portalu Uczestnika. Takie osoby mają też dostęp do edycji organizacji w Systemie Rejestracji Organizacji i mogą nadać Ci takie uprawnienia poprzez dodanie Cię jako uprawnionego użytkownika, albo zmienić dane organizacji w Twoim imieniu.

Jeśli nie masz możliwości znalezienia w organizacji osoby, która ma dostęp do edycji danych organizacji na Portalu Uczestnika,  teraz portal Funding and Tenders w systemie SEDIA, o dalszą pomoc zwróć się do odpowiedniej Narodowej Agencji, podając numer PIC i/lub ID organizacji.

Nie.  



 Wypełniając formularz wniosku

Wypełniając formularz wniosku możesz posłużyć się numerem ID organizacji nawet w sytuacji, gdy nie jesteś uprawnionym użytkownikiem Systemu Rejestracji Organizacji.

Nikt w mojej organizacji nie ma dostępu do danych w Systemie Rejestracji Organizacji. Co należy zrobić?

 Niech uprawniony przedstawiciel organizacji skontaktuje się z Narodową Agencją ...
  1. Uprawniony przedstawiciel organizacji powinien skontaktować się z Narodową Agencją i wskazać osobę, która ma mieć dostęp do danych organizacji w nowym Systemie Rejestracji Organizacji.
  2. Narodowa Agencja poprosi o następujące dane:
    • PIC (jeśli dotyczy)
    • ID organizacji
    • Imię i nazwisko
    • służbowy adres e-mail
    • telefon kontaktowy
    • ulica i numer
    • Kraj, miasto i kod pocztowy
    • (Nowy) EU-Login powiązany ze służbowym adresem e-mail
    • (Stary) adres e-mail upoważnionego użytkownika, który ma zostać wykasowany (jeśli dotyczy)
  3. Narodowa Agencja następnie sprawdzi w swoim systemie zarządzania projektami czy wskazana osoba nie jest już wymieniona w danej organizacji.
  4. Narodowa Agencja podejmie stosowne kroki w celu dodania nowego konta.
  5. Narodowa Agencja poinformuje organizację i upoważnionego użytkownika, gdy dostęp zostanie mu udzielony. Dostęp do informacji o organizacji w Systemie Rejestracji powinien działać. Organizacja pojawi się następnie na liście Moje Organizacje, a dane mogą być przeglądane i aktualizowane w razie potrzeby.


Wprowadzenie do Systemu Rejestracji Organizacji w programie Erasmus+ i Europejski Korpus Solidarności.

Wszystkie organizacje, które pragną ubiegać się o akredytację lub dofinansowanie w ramach programów Komisji Europejskiej muszą dokonać rejestracji i podać podstawowe dane o sytuacji finansowej i prawnej.

W przypadku akcji zarządzanych przez Dyrekcję Generalną ds. Edukacji, Młodzieży, Sportu i Kultury (DG EAC) za pośrednictwem Narodowych Agencji, rejestracji należy dokonać w Systemie Rejestracji Organizacji – nowym narzędziu udostępnionym przez DG EAC. Akcje te określa się mianem działań zdecentralizowanych i stanowią one część programów Erasmus+ i Europejski Korpus Solidarności. W przypadku programów Erasmus+ i Europejski Korpus Solidarności, należy zapoznać się z odpowiednimi przewodnikami po tych programach i sprawdzić, czy działania, w ramach których złożono wniosek lub organizacja zamierza złożyć wniosek są działaniami scentralizowanymi, czy zdecentralizowanymi. 

Po dokonaniu rejestracji, organizacji zostaje przypisany indywidualny numer identyfikacyjny. Jest to ID organizacji, którym należy posługiwać się celem składania wniosków, jak również w przyszłej komunikacji z Komisją Europejską i Narodowymi Agencjami.

W przypadku działań scentralizowanych w ramach programów Erasmus+ i Europejski Korpus Solidarności, rejestracja odbywa się na Portalu Uczestnika. Działaniami tymi, jak i innymi programami, m.in. Kreatywna Europa, Europa dla Obywateli, Wolontariusze pomocy UE, zarządza Agencja Wykonawcza ds. Edukacji, Kultury i Sektora Audiowizualnego (EACEA). W wyniku rejestracji nastąpi nadanie Kodu Identyfikacyjnego Uczestnika, (ang. Personal Identification Code), w skrócie PIC. Dokładny przebieg rejestracji i dodatkowe informacje dostępne są na Portalu.

Organizacje zamierzające wziąć udział w zarówno zdecentralizowanych, jak i scentralizowanych działaniach programów Erasmus+ i Europejski Korpus Solidarności muszą użyć obu systemów i będą posiadały dwa różne, indywidualne numery identyfikacyjne: PIC oraz ID organizacji.

Jeśli jesteś nowym użytkownikiem, to przed zarejestrowaniem swojej organizacji w Systemie Rejestracji Organizacji lub na Portalu Funding & Tenders, musisz utworzyć konto EU Login.

Uwaga!

Aby dowiedzieć się, gdzie złożyć konkretny wniosek o akredytację/dofinansowanie w ramach tych dwóch programów i gdzie zarejestrować organizację, zapoznaj się z kryteriami kwalifikowalności w Przewodniku po programie Erasmus+ i Przewodniku po Europejskim Korpusie Solidarności.



Jak zarejestrować organizację w Systemie Rejestracji Organizacji?

Ważne!

Organizację rejestrujemy tylko raz, nawet jeśli zamierzamy wziąć udział w kilku naborach wniosków.

Jako uprawniony użytkownik reprezentujący organizację, w Systemie Rejestracji Organizacji podajesz wszystkie wymagane dane w odniesieniu do organizacji.

Aby uniknąć wielokrotnej rejestracji tej samej organizacji, przed rozpoczęciem rejestracji należy skorzystać z funkcji Wyszukiwania celem identyfikacji podobnych organizacji. Umożliwi to decyzję, czy w Formularzu wniosku online można posłużyć się istniejącym już numerem ID organizacji, czy należy dokonać pierwszej rejestracji organizacji. Więcej informacji znajduje się w artykule Jak wyszukiwać organizacje. W przypadku, gdy do danych Twojej organizacji pasuje więcej wyników wyszukiwania, poproś kogoś ze swojej organizacji o pomoc w dokonaniu wyboru. Jeśli któryś z numerów PIC/ID organizacji jest powiązany z kodem Karty Erasmusa dla szkolnictwa wyższego (ECHE), oznacza to, że organizacja może składać wnioski online.

Przed rejestracją należy przygotować dane dotyczące organizacji i programu. Rodzaj danych potrzebnych podczas rejestracji można sprawdzić w dokumentacji zaproszenia do składania wniosków. Przed złożeniem wniosku wymagana jest rejestracja organizacji.

Po podaniu wszystkich niezbędnych do rejestracji danych zostanie nadany numer identyfikacyjny (ID organizacji). Bezpośrednio po nadaniu, można posłużyć się numerem ID organizacji celem złożenia wniosku w ramach działań zdecentralizowanych, jednocześnie oczekując na zatwierdzenie przez właściwą Narodową Agencję.


Mam już numer PIC, czy potrzebuję ID organizacji?

Tak, numerem ID organizacji należy posługiwać się we wszystkich formularzach otwartych naborów wniosków w ramach działań programu Erasmus+ lub Europejski Korpus Solidarności zarządzanych przez Narodowe Agencje. Wyjątkiem w dalszym ciągu jest posługiwanie się Kodem Identyfikacyjnym Uczestnika (PIC) uzyskanym w Portalu Uczestnika, teraz portal Funding and Tenders w systemie SEDIA, przy składaniu wniosków o nadanie Znaku Jakości Europejskiego Korpusu Solidarności (ESC52).

Jeśli Twój numer PIC został już raz użyty, aby złożyć wniosek w ramach zdecentralizowanych projektów Erasmus+ lub Europejskiego Korpusu Solidarności, nie musisz ponownie rejestrować organizacji w systemie. Dane organizacji zostały przeniesione z Portalu Uczestnika, teraz portal Funding and Tender w systemie SEDIA, do Systemu Rejestracji Organizacji, a organizacji automatycznie został nadany numer ID organizacji. Jeśli występujesz w roli osoby zgłaszającej, wyznaczonego przedstawiciela (LEAR) lub administratora konta zarządzającego numerem PIC organizacji, to posiadasz już dostęp do Systemu Rejestracji Organizacji. Logując się do nowego systemu posłuż się swoim wcześniejszym uwierzytelnieniem konta EU Login, co wystarczy, aby zarządzać danymi organizacji macierzystej ze strony Moje organizacje. Znalezienie ID organizacji jest możliwe za pomocą dostępnej funkcji Wyszukiwania i Twojego numeru PIC.


Nie wiem, czy posiadam numer ID organizacji lub PIC.

Na wszelki wypadek, za pomocą funkcji Wyszukiwania, upewnij się, czy organizacja nie została już wcześniej zarejestrowana. Po upewnieniu się, że organizacja nie została wcześniej zarejestrowana, można dokonać rejestracji.

W przypadku, gdy do danych Twojej organizacji pasuje więcej wyników wyszukiwania, poproś kogoś ze swojej organizacji o pomoc w dokonaniu wyboru. Jeśli któryś z numerów PIC/ID organizacji jest powiązany z kodem Karty Erasmusa dla szkolnictwa wyższego (ECHE), oznacza to, że organizacja może składać wnioski online.


Gdzie dokonywać rejestracji w celu otrzymania Karty Erasmusa dla szkolnictwa wyższego (ECHE)?

Ponieważ Kartę Erasmusa dla szkolnictwa wyższego (ECHE) przyznaje Agencja Wykonawcza ds. Edukacji, Kultury i Sektora Audiowizualnego (EACEA), instytucja szkolnictwa wyższego dokonuje rejestracji na Portalu Uczestnika, teraz portal Funding and Tenders w systemie SEDIA, a następnie posługuje się numerem PIC, aby złożyć wniosek o wydanie Karty. Po nadaniu Karty ECHE, instytucja może:

  • składać wnioski o dofinansowanie scentralizowanych działań w programie Erasmus+, tzn. w trakcie naboru wniosków realizowanego przez EACEA, posługując się numerem PIC.
  • zarejestrować się w nowym Systemie Rejestracji Organizacji EAC i korzystać z nowo utworzonego ID organizacji do składania wniosków o dofinansowanie zdecentralizowanych projektów Erasmus+ . W tym przypadku podczas rejestrowania organizacji należy podać numer PIC.

Europejski Korpus Solidarności

Znak Jakości Europejskiego Korpusu Solidarności jest przyznawany przez Narodowe Agencje lub EACEA.

Organizacje, które chcą uczestniczyć w działaniach Europejskiego Korpusu Solidarności, muszą jedynie zarejestrować się w Systemie Rejestracji Organizacji. W ten sposób posłużą się one ID organizacji do wnioskowania zarówno o Znak Jakości, jak i dofinansowanie innych działań w ramach Europejskiego Korpusu Solidarności, z wyłączeniem ESC14 – Drużyny Wolontariuszy działające w priorytetowych obszarach

Wymóg zarejestrowania się w Systemie Rejestracji Organizacji i uzyskania indywidualnego ID organizacji obejmuje również grupy młodych ludzi chcących realizować projekty propagujące wartości solidarności.



Jak przebiega weryfikacja danych organizacji?

Dane organizacji będą weryfikowane przez różne instytucje w zależności od części programu i instytucji, która rozpatruje wniosek. Weryfikacja jest dokonywana, gdy zajdzie taka konieczność, zwykle po pomyślnej ocenie wniosku o dofinansowanie.

Zatwierdzenie przez Narodową Agencję.

Dane zarejestrowanych organizacji, które składają wnioski dotyczące zdecentralizowanych działań podlegają zatwierdzeniu przez Narodową Agencję odpowiedniego kraju uczestniczącego w programie. Wszystkie dokumenty wprowadzone do Systemu Rejestracji Organizacji zostaną sprawdzone przez Narodową Agencję. W przypadku ich akceptacji, organizacja otrzymuje status organizacji zatwierdzonej przez Narodową Agencję. Do chwili zakończenia procesu zatwierdzenia, ID organizacji w Systemie Rejestracji Organizacji ma status „Zarejestrowany”.

W przypadku gdy organizacja wnioskuje o akredytację konsorcjów realizujących projekty mobilności w sektorze kształcenia i szkolenia zawodowego (VET) oraz w sektorze szkolnictwa wyższego, podlega ona zatwierdzeniu przez Narodową Agencję.

Po pomyślnym zatwierdzeniu przez NA, status ID organizacji w Systemie Rejestracji Organizacji zostaje zmieniony na „Zatwierdzony przez NA”.


Walidacja przez Agencję Wykonawczą ds. Badań Naukowych (REA).

Wnioski o dofinansowanie scentralizowanych projektów w ramach programów Kreatywna Europa, Erasmus+, Europa dla Obywateli, Wolontariusze pomocy UE, są rozpatrywane przez Agencję Wykonawczą ds. Edukacji,  Kultury i Sektora Audiowizualnego (EACEA), a zatem weryfikacji i walidacji organizacji dokonuje REA w Brukseli.

Proces ten nosi miano walidacji podmiotów prawnych.


Wnioski o akredytację rozpatrywane przez EACEA.

Karta Erasmusa dla szkolnictwa wyższego (ECHE)

W przypadku przyznania organizacji Karty Erasmusa dla szkolnictwa wyższego (ECHE), w trakcie samego procesu akredytacji nie przechodzi ona procesu walidacji ani zatwierdzania. Będzie to mieć miejsce dopiero później, w zależności od wniosku o dofinansowanie. Organizacja:

Znak Jakości przyznawany przez EACEA

Ponieważ Znak Jakości Europejskiego Korpusu Solidarności przyznaje EACEA, dane organizacji również zostaną zatwierdzone przez EACEA.

Uwaga!

Organizacje, które uczestniczyły w działaniach programu Erasmus+ i Europejski Korpus Solidarności zarządzanych przez Narodowe Agencje (jako wnioskodawcy, beneficjenci, partnerzy, organizacje goszczące lub członkowie konsorcjum) i w przeszłości został już im nadany numer PIC, zostaną automatycznie przeniesione do Systemu Rejestracji Organizacji. Jeśli w przeszłości organizacja przeszła walidację prowadzaną przez REA, zostanie ona automatycznie zatwierdzona przez NA.

Jeśli organizacja złoży wniosek w ramach działań scentralizowanych, przejdzie proces walidacji prowadzony przez REA niezależnie od tego, czy wcześniej uzyskała zatwierdzenie w ramach projektu zdecentralizowanego, czy nie.

W tych dwóch przypadkach mogą być wymagane różne dokumenty lub dane. Na przykład, jeśli organizacja zostanie wybrana do realizacji działania scentralizowanego, musisz nominować Wyznaczonego przedstawiciela (LEAR) i dostarczyć dokumenty potwierdzające wymagane do celów walidacji. W takim przypadku na Portalu należy wypełnić obowiązkowe pola odnoszące się do wyznaczonego przedstawiciela (LEAR). Jeśli walidacja numeru PIC nie zostanie przeprowadzona przez REA, nie ma wymogu nominowania wyznaczonego przedstawiciela (LEAR).



Jak to zrobić przy użyciu narzędzi