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Introduction au guide d'enregistrement des organismes ORS
La plateforme ORS (Organisation Registration system) pour Erasmus+ et le Corps Européen de Solidarité fournit un code OID (Organisation ID) pour tout organisme souhaitant demander une accréditation ou une subvention pour les actions Erasmus+ et Corps Européen de Solidarité qui sont gérées par les Agences Nationales.
Le code OID (Organisation ID) doit être utilisé dans tous les futurs dépôts de candidatures Erasmus+ ou Corps Européen de Solidarité.
Cette première version du guide ORS a été conçue pour orienter selon les cas ceux qui ont déjà utilisé le Portail des organismes participants (URF/PDM), maintenant SEDIA Funding & Tenders portal, et ceux qui ne l’ont pas utilisé, vers les pages les plus pertinentes.
Veuillez répondre aux questions ci-dessous pour accéder aux pages les plus pertinentes selon votre connaissance du processus d’enregistrement des organisations EAC. Si vous débutez dans le processus, nous vous suggérons de débuter par l'introduction de ce guide.
Naviguer vers une section du guide
Avez-vous modifié les données de votre organisme pour les actions Education, Audiovisuel, Culture, Citoyenneté et Volontariat sur la plateforme Portail des organismes participants (URF/PDM)?
Oui.
Non.
Votre organisme a-t-il déjà sollicité une subvention ou une accréditation pour Erasmus+ (gérée par les Agences Nationales) et/ou Corps Européen de Solidarité ?
Oui.
Non / Je ne pense pas.
Je ne sais pas.
Avez-vous trouvé votre code OID sur la plateforme ?
Oui.
Non.
Avez-vous besoin de modifier ou de mettre à jour les données de votre organisme dans la plateforme ORS?
Oui.
Non.
Personne dans mon organisme n'a accès aux informations de notre organisation dans le système d'enregistrement des organismes. Que pouvons-nous faire ?
Tout organisme souhaitant demander une accréditation ou une subvention dans le cadre des programmes de la Commission européenne doit s’inscrire et fournir ses informations juridiques et financières. Pour les actions gérées par la Direction Générale de l’Education, de la Jeunesse, du Sport et de la Culture (DG EAC) par le biais des Agences Nationales, vous devez aller sur la plateforme ORS (Organisation Registration system), qui est un nouvel outil fourni par la DG EAC. Ces actions sont appelées actions décentralisées et font partie des programmes Erasmus+ et du Corps Européen de Solidarité. Veuillez consulter les guides de programmes et les sites Web, des programmes Erasmus+ et du Corps Européen de Solidarité, afin de savoir si les actions que vous avez demandées dans le passé ou que vous envisagez de demander sont centralisées ou décentralisées. Après l'enregistrement, un code unique est attribué à l'organisme. Il s’agit de l’OID, qui sera utilisé pour les formulaires de candidatures mais aussi comme référence lors de futures communications pour la Commission européenne et les Agences Nationales. Pour les actions centralisées au sein des programmes Erasmus+ et du Corps Européen de Solidarité, l'enregistrement est effectué sur le portail des organismes participants, désormais SEDIA Funding & Tenders portal. Ces actions sont gérées par l’Agence Exécutive Éducation, Audiovisuel et Culture (EACEA) ainsi que par d'autres programmes tels que « Europe créative », « l'Europe pour les citoyens », « les volontaires de l'aide de l'Union européenne ». L'enregistrement sur le portail donnera lieu à un code d'identification personnel, appelé code PIC. Veuillez consulter le portail SEDIA Funding & Tenders portal pour des instructions spécifiques et des informations supplémentaires. Les organismes souhaitant participer aux actions décentralisées et centralisées des programmes Erasmus+ et du Corps Européen de Solidarité doivent utiliser les deux systèmes et disposeront de des deux identifiants distincts et uniques : PIC et OID. Si vous êtes un nouvel utilisateur, vous devez créer un compte de connexion avec EU Login avant d'enregistrer votre organisme dans la plateforme ORS ou sur le portail des dépôts de candidatures. En tant qu'utilisateur autorisé à effectuer les modifications et représentant de votre organisme, vous devrez fournir toutes les informations requises sur votre organisme dans la plateforme ORS. Pour éviter les enregistrements multiples de la même structure, avant de commencer le processus d’enregistrement, utilisez la fonctionnalité de recherche disponible pour identifier les organisations similaires. Cela vous permettra de décider si un code OID déjà existant peut être utilisé dans un formulaire de candidature en ligne ou si vous devez enregistrer votre organisme pour la première fois. Pour plus d’information, veuillez consulter comment rechercher des organisations. Si vous trouvez plusieurs résultats correspondant à votre organisme, demandez conseil à un collègue de votre organisation. Si un des codes PIC/OID est rattaché à un code ECHE, vous devez utiliser ce code dans les formulaires de candidatures en ligne. Veuillez conserver les données juridiques de votre organisme et les informations relatives au programme. Vous pouvez vérifier les informations nécessaires à l'enregistrement dans la documentation de l'appel à propositions spécifique. Vous devez enregistrer votre organisme avant de soumettre votre formulaire de candidature. Après avoir soumis toutes les informations nécessaires à l’enregistrement de votre organisme, vous obtiendrez un code OID unique. Ce code pourra être utilisé immédiatement dans les actions décentralisées en attendant d'être validé par l'Agence Nationale concernée. Oui, le code OID doit être utilisé dans tous les futurs dépôts de candidatures ouverts pour les actions Erasmus+ ou le Corps Européen et de Solidarité qui sont gérées par les Agences Nationales. Cela exclut l'action Label de Qualité du Corps Européen de Solidarité 2019 (ESC52)qui utilisera toujours le code PIC (Participant Identification Code) obtenu à partir du portail des organismes participants, désormais SEDIA Funding & Tenders portal. Si, par le passé, vous avez déjà utilisé un code PIC pour postuler à des projets décentralisés Erasmus+ ou du Corps Européen de Solidarité, vous n'avez pas besoin de vous re-enregistrer sur la plateforme ORS. Les données de l'organisme ont été transférées du portail des organismes participants, désormais SEDIA Funding & Tenders portal, vers la plateforme ORS, et un code unique OID a été attribué automatiquement à votre organisme. Si vous étiez self-registrant, LEAR ou un compte administrateur en charge des codes PIC au sein de votre organisme, vous avez déjà un accès pour la plateforme ORS. Connectez-vous à la plateforme EU-Login à l'aide de vos identifiants de connexion pour ensuite accéder aux données de votre organisme depuis la rubrique OID Mes organismes. Il est possible de trouver le code OID de votre organisme à l'aide de la fonction de recherche et de votre code PIC. Veuillez vérifier à nouveau que votre organisme n'a pas été enregistré à l'aide de la fonction de recherche. Une fois que vous êtes certain qu'il n'est pas enregistré, veuillez enregistrer votre organisme. Si vous constatez que plusieurs résultats apparaissent et correspondent à ceux de votre organisme, veuillez voir avec une personne de votre organisme pour choisir celui que vous devez utiliser. Si l'un des PICs/OIDs est associé à un code ECHE, c'est ce code que vous devrez utiliser en priorité dans les formulaires de candidatures. La charte Erasmus pour l'Enseignement Supérieur (ECHE) est attribuée par l'Agence Exécutive Education, Audiovisuel et Culture (EACEA). La structure qui souhaite postuler à la charte doit s'inscrire sur le portail des organismes participants, désormais SEDIA Funding & Tenders portal, pour utiliser son code PIC. Si la charte ECHE lui est attribué, l'organisme peut : Le label de qualité du Corps Européen de Solidarité est attribué par les Agences Nationales ou EACEA. Les organisations souhaitant participer aux activités du Corps Européen de Solidarité sont seulement tenues de s'enregistrer dans le système d'enregistrement des organismes. Ainsi, ils utiliseront le numéro d'identification de l'organisation pour demander à la fois le label de qualité et, par la suite, d'autres activités du Corps européen de solidarité, à l'exception de ESC14 - Équipes de Volontaires dans des domaines hautement prioritaires. Les groupes de jeunes souhaitant mettre en œuvre des projets de solidarité doivent également s'inscrire dans le système d'enregistrement des organismes et obtenir un OID unique.Présentation de la plateforme ORS pour Erasmus+ et le Corps Européen de Solidarité.
Comment enregistrer mon organisme dans la plateforme ORS (Organisation Registration system) ?
J'ai déjà un code PIC, ai-je besoin d'un code OID ?
Je ne sais pas si j'ai un code OID ou un code PIC.
Où s'inscrire pour obtenir la charte Erasmus+ de l'Enseignement Supérieur (ECHE) ?
Corps Européen de Solidarité
Les données de l'organisme seront vérifiées par différentes institutions selon le programme et l’institution en charge de la demande. La vérification n'est effectuée qu'en cas de besoin, généralement après qu'une proposition de subvention est accordée. Les données des organismes enregistrées, postulant à des actions décentralisées seront certifiées par l'Agence Nationale du pays participant au programme. Tous les documents téléchargés dans la plateforme ORS seront vérifiés par l’Agence Nationale, dont il dépend. S'ils sont approuvés, l'organisme est considéré comme validé par l'Agence nationale. Tant que la validation n'est pas terminée, le statut de l'organisme dans la plateforme ORS sera "enregistré". Si un organisme demande l’accréditation d'un consortium sur l'Enseignement et la Formation Professionnels (EFP) et l'Enseignement Supérieur, l'organisme sera également certifié par l'Agence Nationale. Une fois la validation réussie, le statut de votre code OID sur la plateforme ORS est mis à jour pour devenir certifié par l'Agence Nationale. Les demandes de subventions pour des projets centralisés dans le cadre de l'Europe Créative, Erasmus+, Europe pour les citoyens, les volontaires de l'aide de l'Union européenne sont gérés par l'Agence Exécutive de l’Education, de l’Audiovisuel et de la Culture (EACEA). Les données de l'organisme sont dans ce cas vérifiées et validées par REA à Bruxelles. Ce processus est appelé validation des entités légales. Si un organisme se voit attribuer une charte Erasmus pour l'Enseignement Supérieur (ECHE), celle-ci ne sera ni validée ni certifiée au cours du processus d'accréditation. Cela sera fait plus tard en fonction de la demande de subvention. L'organisme sera : L'attribution d'un Label Qualité du Corps Européen de Solidarité est effectuée par EACEA ainsi les données de l'organisme seront certifiées/validées par EACEA.Comment les informations de l'organisme sont-elles vérifiées ?
Validation par l'Agence Nationale.
Validation par l'Agence Exécutive pour la Recherche (REA).
Demandes d'accréditation traitées par EACEA.
Charte Erasmus+ de l'Enseignement Supérieur (ECHE)
Label de Qualité géré par EACEA
Comment faire dans les outils ?
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