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Introduction au guide d'enregistrement des organismes ORS


La plateforme ORS (Organisation Registration system) pour Erasmus+ et le Corps Européen de Solidarité fournit un code OID (Organisation ID) pour tout organisme souhaitant demander une accréditation ou une subvention pour les actions Erasmus+ et Corps Européen de Solidarité qui sont gérées par les Agences Nationales.

Le code OID (Organisation ID) doit être utilisé dans tous les futurs dépôts de candidatures Erasmus+ ou Corps Européen de Solidarité

Cette première version du guide ORS a été conçue pour orienter selon les cas ceux qui ont déjà utilisé le Portail des organismes participants (URF/PDM), maintenant SEDIA Funding & Tenders portalet ceux qui ne l’ont pas utilisé, vers les pages les plus pertinentes.

Veuillez répondre aux questions ci-dessous pour accéder aux pages les plus pertinentes selon votre connaissance du processus d’enregistrement des organisations EAC. Si vous débutez dans le processus, nous vous suggérons de débuter par l'introduction de ce guide. 





Naviguer vers une section du guide

Avez-vous modifié les données de votre organisme pour les actions Education, Audiovisuel, Culture, Citoyenneté et Volontariat sur la plateforme Portail des organismes participants (URF/PDM)?

Oui.



  Si auparavant, vous aviez accès à...

Si vous aviez précédemment eu les droits pour modifier les données de votre organisme dans le Portail des organismes participants (URF/PDM), maintenant SEDIA Funding & Tenders portal, sachez que vous conserverez cet accès pour modifier les données de votre organisme dans la plateforme ORS(Organisation Registration system).

Merci de vous connecter à la plateforme Erasmus+ et le Corps Européen de Solidarité pour visualiser les listes des organismes via l'onglet "My Organisations". Vous devrez utiliser la même adresse e-mail que celle associée à votre EU login et qui est indiquée sur le portail des organismes participants.  Après vous être connecté, si vous souhaitez obtenir plus d'informations sur la modification de votre organisme. Vous pourrez également voir la liste des OID dans My Organisations.


Non.



 Connaissez-vous votre n° de PIC...

Connaissez-vous le code PIC de l'organisation que vous souhaitez enregistrer ?

Oui.



 Utilisez la fonction "Recherche"

Utilisez la fonction Recherche pour trouver votre OID (Organisation ID).

Non / Je ne pense pas. 



 Veuillez vérifier au cas où .....

Veuillez vérifier, dans un premier temps, que votre organisme n'a pas été enregistré via la fonction Recherche. Lorsque vous êtes certain que ce n'est pas le cas, vous pouvez enregistrer votre organisme.

Si vous constatez que plusieurs résultats apparaissent et correspondent à ceux de votre organisme, veuillez voir avec une personne de votre organisme pour choisir celui que vous devez utiliser. Si l'un des PIC/OID est associé à un code ECHE, c'est ce code que vous devrez utiliser en priorité dans les formulaires de candidatures.


Votre organisme a-t-il déjà sollicité une subvention ou une accréditation pour Erasmus+ (gérée par les Agences Nationales) et/ou Corps Européen de Solidarité ?

Oui.


 Utilisez la fonction "Recherche"....

Utilisez la fonction Recherche pour trouver votre code OID.

Non / Je ne pense pas. 


 Veuillez vérifier au cas où .....

Veuillez vérifier dans un premier temps que votre organisme n'a pas été enregistré via la fonction Recherche. Lorsque vous êtes certain que ce n'est pas le cas, vous pouvez enregistrer votre organisme.

Si vous constatez que plusieurs résultats apparaissent et correspondent à ceux de votre organisme, veuillez voir avec une personne de votre organisme pour choisir celui que vous devez utiliser. Si l'un des PICs/OIDs est associé à un code ECHE, c'est ce code que vous devrez utiliser en priorité dans les formulaires de candidatures.

Je ne sais pas.


 Les critères d'éligibilité dans ....

Les critères d'éligibilité mentionnés dans le guide du programme Erasmus+ et le Corps Européen de Solidarité indiquent les actions Erasmus+ (gérées par les Agences Nationales) et le Corps Européen de Solidarité.

Utilisez la fonction Recherche pour trouver votre code OID. Si vous constatez que plusieurs résultats apparaissent et correspondent à ceux de votre organisme, veuillez voir avec une personne de votre organisme pour choisir celui que vous devez utiliser. Si l'un des PICs/OIDs est associé à un code ECHE, c'est ce code que vous devrez utiliser en priorité dans les formulaires de candidatures.


Avez-vous trouvé votre code OID sur la plateforme ?

Oui.



 Prenez note de ....

Prenez note de votre numéro de code OID. Vous pouvez désormais utiliser ce code pour tous les appels à candidatures Erasmus+ ou Corps Européen de Solidarité.

Non. 



 Si vous avez un code PIC....

Si vous avez un code PIC et que votre organisme a déjà demandé une accréditation ou une subvention pour les actions Erasmus+ (gérées par les Agences Nationales) et les actions Corps Européen de Solidarité, veuillez contacter votre Agence Nationale pour obtenir de l'aide.


Avez-vous besoin de modifier ou de mettre à jour les données de votre organisme dans la plateforme ORS?

Oui.



 A la page d'accueil, allez à ....

Dans la page d’accueil, allez à la section "My Organisations" et modifiez les données de l'organisme. Si vous n'avez pas les droits pour modifier ces données dans "My Organisation", veuillez contacter la personne ayant l'autorisation d'effectuer ces modifications au sein de votre structure, pour modifier ces changements dans le portail des organismes participants (code PIC), maintenant SEDIA Funding & Tenders portal. Cette même personne aura les mêmes droits sur la plateforme ORS (Organisation Registration system) pour effectuer les modifications et elle pourra également vous donner un accès en vous ajoutant comme "utilisateur autorisé" afin que vous puissiez également modifier votre organisme.

Si vous n'arrivez pas à identifier au sein de votre structure la personne qui possède les droits pour modifier les données de votre organisme dans le portail des organismes participants (code PIC), maintenant SEDIA Funding & Tenders portal, veuillez contacter votre Agence Nationale pour obtenir de l'aide en vous munissant de votre numéro de code PIC/OID.

Non.  



 Utilisez votre code OID

Même si vous n'êtes pas la personne qui détient les droits pour effectuer les modifications dans la plateforme ORS, sachez que vous pouvez utiliser le code OID dans le formulaire de candidature.


Personne dans mon organisme n'a accès aux informations de notre organisation dans le système d'enregistrement des organismes. Que pouvons-nous faire ?

 Un représentant dûment contrôlé de l'organisme doit contacter l'agence nationale...
  1. Un représentant dûment contrôlé de l'organisme doit contacter l'Agence Nationale en indiquant qu'un utilisateur doit avoir accès aux informations de l'organisation dans le nouveau système d'enregistrement des organismes.
  2. L'Agence Nationale demandera :
    1. le PIC (selon le cas)
    2. l'Organisation ID
    3. le nom et le prénom
    4. l'adresse e-mail professionnel
    5. le numéro de téléphone principal
    6. le nom et le numéro de la rue
    7. le pays, la ville et le code postal
    8. (nouveau) le compte EU-Login associé à l'adresse e-mail professionnel
    9. (précédemment) l'adresse e-mail associée à l'utilisateur autorisé à supprimer (selon le cas)
  3. L'Agence Nationale vérifiera alors dans son propre système de gestion de projet si l'utilisateur demandé n'est pas présent pour l'organisation spécifique.
  4. L'Agence Nationale prendra alors les mesures nécessaires pour que le compte soit ajouté.
  5. L'Agence Nationale informera alors l'organisation et l'utilisateur autorisé dès que l'accès sera accordé. L'accès aux informations relatives à l'organisation dans le système d'enregistrement des organismes devrait fonctionner. L'organisme apparaîtra alors dans la liste de Mes organismes et les détails peuvent être consultés et mis à jour, si nécessaire.



Présentation de la plateforme ORS pour Erasmus+ et le Corps Européen de Solidarité.

Tout organisme souhaitant demander une accréditation ou une subvention dans le cadre des programmes de la Commission européenne doit s’inscrire et fournir ses informations juridiques et financières.

Pour les actions gérées par la Direction Générale de l’Education, de la Jeunesse, du Sport et de la  Culture (DG EAC) par le biais des Agences Nationales, vous devez aller sur la plateforme ORS (Organisation Registration system), qui est un nouvel outil fourni par la DG EAC. Ces actions sont appelées actions décentralisées et font partie des programmes Erasmus+ et du Corps Européen de Solidarité.

Veuillez consulter les guides de programmes et les sites Web, des programmes Erasmus+ et du Corps Européen de Solidarité, afin de savoir si les actions que vous avez demandées dans le passé ou que vous envisagez de demander sont centralisées ou décentralisées. 

Après l'enregistrement, un code unique est attribué à l'organisme. Il s’agit de l’OID, qui sera utilisé pour les formulaires de candidatures mais aussi comme référence lors de futures communications pour la Commission européenne et les Agences Nationales.

Pour les actions centralisées au sein des programmes Erasmus+ et du Corps Européen de Solidarité, l'enregistrement est effectué sur le portail des organismes participants, désormais SEDIA Funding & Tenders portalCes actions sont gérées par l’Agence Exécutive Éducation, Audiovisuel et Culture (EACEA) ainsi que par d'autres programmes tels que « Europe créative », « l'Europe pour les citoyens », « les volontaires de l'aide de l'Union européenne ». L'enregistrement sur le portail donnera lieu à un code d'identification personnel, appelé code PIC. Veuillez consulter le portail SEDIA Funding & Tenders portal pour des instructions spécifiques et des informations supplémentaires.

Les organismes souhaitant participer aux actions décentralisées et centralisées des programmes Erasmus+ et du Corps Européen de Solidarité doivent utiliser les deux systèmes et disposeront de des deux identifiants distincts et uniques : PIC et OID.

Si vous êtes un nouvel utilisateur, vous devez créer un compte de connexion avec EU Login avant d'enregistrer votre organisme dans la plateforme ORS ou sur le portail des dépôts de candidatures.

Information

Veuillez consulter les critères d'éligibilité dans le guide du programme Erasmus+ et le guide du Corps Européen de Solidarité pour savoir où soumettre votre demande d'accréditation/demande de subvention pour ces deux programmes.



Comment enregistrer mon organisme dans la plateforme ORS (Organisation Registration system) ?

Important

Enregistrez votre organisme une seule fois, même si vous envisagez de participer à plusieurs appels à propositions.

En tant qu'utilisateur autorisé à effectuer les modifications et représentant de votre organisme, vous devrez fournir toutes les informations requises sur votre organisme dans la plateforme ORS.

Pour éviter les enregistrements multiples de la même structure, avant de commencer le processus d’enregistrement, utilisez la fonctionnalité de recherche disponible pour identifier les organisations similaires. Cela vous permettra de décider si un code OID déjà existant peut être utilisé dans un formulaire de candidature en ligne ou si vous devez enregistrer votre organisme pour la première fois. Pour plus d’information, veuillez consulter comment rechercher des organisations.

Si vous trouvez plusieurs résultats correspondant à votre organisme, demandez conseil à un collègue de votre organisation. Si un des codes PIC/OID est rattaché à un code ECHE, vous devez utiliser ce code dans les formulaires de candidatures en ligne.

Veuillez conserver les données juridiques de votre organisme et les informations relatives au programme. Vous pouvez vérifier les informations nécessaires à l'enregistrement dans la documentation de l'appel à propositions spécifique. Vous devez enregistrer votre organisme avant de soumettre votre formulaire de candidature.

Après avoir soumis toutes les informations nécessaires à l’enregistrement de votre organisme, vous obtiendrez un code OID unique. Ce code pourra être utilisé immédiatement dans les actions décentralisées en attendant d'être validé par l'Agence Nationale concernée. 


J'ai déjà un code PIC, ai-je besoin d'un code OID ?

Oui, le code OID doit être utilisé dans tous les futurs dépôts de candidatures ouverts pour les actions Erasmus+ ou le Corps Européen et de Solidarité qui sont gérées par les Agences Nationales. Cela exclut l'action Label de Qualité du Corps Européen de Solidarité 2019 (ESC52)qui utilisera toujours le code PIC (Participant Identification Code) obtenu à partir du portail des organismes participants, désormais SEDIA Funding & Tenders portal.

Si, par le passé, vous avez déjà utilisé un code PIC pour postuler à des projets décentralisés Erasmus+ ou du Corps Européen de Solidarité, vous n'avez pas besoin de vous re-enregistrer sur la plateforme ORS. Les données de l'organisme ont été transférées du portail des organismes participants, désormais SEDIA Funding & Tenders portal, vers la plateforme ORS, et un code unique OID a été attribué automatiquement à votre organisme.

Si vous étiez self-registrant, LEAR ou un compte administrateur en charge des codes PIC au sein de votre organisme, vous avez déjà un accès pour la plateforme ORS. Connectez-vous à la plateforme EU-Login à l'aide de vos identifiants de connexion pour ensuite accéder aux données de votre organisme depuis la rubrique OID Mes organismes.

Il est possible de trouver le code OID de votre organisme à l'aide de la fonction de recherche et de votre code PIC.



Je ne sais pas si j'ai un code OID ou un code PIC.

Veuillez vérifier à nouveau que votre organisme n'a pas été enregistré à l'aide de la fonction de rechercheUne fois que vous êtes certain qu'il n'est pas enregistré, veuillez enregistrer votre organisme.

Si vous constatez que plusieurs résultats apparaissent et correspondent à ceux de votre organisme, veuillez voir avec une personne de votre organisme pour choisir celui que vous devez utiliser. Si l'un des PICs/OIDs est associé à un code ECHE, c'est ce code que vous devrez utiliser en priorité dans les formulaires de candidatures.


Où s'inscrire pour obtenir la charte Erasmus+ de l'Enseignement Supérieur (ECHE) ?

La charte Erasmus pour l'Enseignement Supérieur (ECHE) est attribuée par l'Agence Exécutive Education, Audiovisuel et Culture (EACEA). La structure qui souhaite postuler à la charte doit s'inscrire sur le portail des organismes participants, désormais SEDIA Funding & Tenders portal, pour utiliser son code PIC. Si la charte ECHE lui est attribué, l'organisme peut :

  • utiliser son code PIC pour candidater aux actions centralisées Erasmus (appels à propositions gérés par EACEA).
  • s'enregistrer sur la nouvelle plateforme ORS et utiliser le nouveau code OID pour candidater aux actions décentralisées Erasmus+. Le code PIC devra être mentionné sur ORS lors de l'enregistrement de l'organisation.

Corps Européen de Solidarité

Le label de qualité du Corps Européen de Solidarité est attribué par les Agences Nationales ou EACEA.

Les organisations souhaitant participer aux activités du Corps Européen de Solidarité sont seulement tenues de s'enregistrer dans le système d'enregistrement des organismes. Ainsi, ils utiliseront le numéro d'identification de l'organisation pour demander à la fois le label de qualité et, par la suite, d'autres activités du Corps européen de solidarité, à l'exception de ESC14 - Équipes de Volontaires dans des domaines hautement prioritaires.

Les groupes de jeunes souhaitant mettre en œuvre des projets de solidarité doivent également s'inscrire dans le système d'enregistrement des organismes et obtenir un OID unique.



Comment les informations de l'organisme sont-elles vérifiées ?

Les données de l'organisme seront vérifiées par différentes institutions selon le programme et l’institution en charge de la demande. La vérification n'est effectuée qu'en cas de besoin, généralement après qu'une proposition de subvention est accordée.


Validation par l'Agence Nationale.

Les données des organismes enregistrées, postulant à des actions décentralisées seront certifiées par l'Agence Nationale du pays participant au programme. Tous les documents téléchargés dans la plateforme ORS seront vérifiés par l’Agence Nationale, dont il dépend. S'ils sont approuvés, l'organisme est considéré comme validé par l'Agence nationale. Tant que la validation n'est pas terminée, le statut de l'organisme dans la plateforme ORS sera "enregistré".

Si un organisme demande l’accréditation d'un consortium sur l'Enseignement et la Formation Professionnels (EFP) et l'Enseignement Supérieur, l'organisme sera également certifié par l'Agence Nationale.

Une fois la validation réussie, le statut de votre code OID sur la plateforme ORS est mis à jour pour devenir certifié par l'Agence Nationale.


Validation par l'Agence Exécutive pour la Recherche (REA).

Les demandes de subventions pour des projets centralisés dans le cadre de l'Europe Créative, Erasmus+, Europe pour les citoyens, les volontaires de l'aide de l'Union européenne sont gérés par l'Agence Exécutive de l’Education, de l’Audiovisuel et de la Culture (EACEA). Les données de l'organisme sont dans ce cas vérifiées et validées par REA à Bruxelles.

Ce processus est appelé validation des entités légales.


Demandes d'accréditation traitées par EACEA.

Charte Erasmus+ de l'Enseignement Supérieur (ECHE)

Si un organisme se voit attribuer une charte Erasmus pour l'Enseignement Supérieur (ECHE), celle-ci ne sera ni validée ni certifiée au cours du processus d'accréditation. Cela sera fait plus tard en fonction de la demande de subvention. L'organisme sera :


Label de Qualité géré par EACEA

L'attribution d'un Label Qualité du Corps Européen de Solidarité est effectuée par EACEA ainsi les données de l'organisme seront certifiées/validées par EACEA.

A noter

Les organismes participant aux actions Erasmus+ et au Corps Européen de Solidarité gérées par les Agences Nationales (en tant que candidats, bénéficiaires, partenaires, accueil ou membres du consortium), disposent déjà d'un code PIC. Ce code sera copié dans la plateforme ORS (Organisation Registration system). Si un organisme a déjà été validé par REA, il sera automatiquement certifié Agence Nationale.

Si votre organisme candidate à des actions centralisées, il devra passer par le processus de validation REA, qu'il ait déjà été certifié pour un projet décentralisé ou non.

Il se peut que l'on vous demande des documents ou des informations différentes selon les actions. Par exemple, si votre organisme est sélectionné pour une action centralisée, vous devrez nommer un représentant de l'entité légale (LEAR) et fournir les documents juridiques justificatifs afin d'être validé. Dans ce cas, les champs obligatoires du LEAR doivent être renseignés dans le portail. Le LEAR n’est pas requis si le code PIC n’est pas validé par la REA.



Comment faire dans les outils ?