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Quel est le sujet ?

Les données de l'organisme qui sont enregistrées sur la plateforme ORS (Organisation Registration System) peuvent nécessiter une mise à jour. Il peut y avoir différents scénarios lorsqu'un organisme doit modifier ses données :

  1. Le transfert des données de l'organisme du portail des participants vers la plateforme ORS
  2. Les modifications des données de l'organisme
  3. Le changement de la personne d contact
  4. Le changement d'administrateurs (Authorised Users)


Information

Si votre organisme est enregistré à la fois sur le portail des organismes participants et sur la plateforme ORS (Organisation Registration System), il est recommandé de mettre à jour les données de votre organisme sur les deux systèmes.


Comment modifier les données de l'organisme dans la plateforme ORS (Organisation Registration System) ?


Accès rapide


Etapes détaillées

Accédez à la page "My Organisations" et sélectionnez "Edit" (modifier) pour mettre à jour les données de l'organisme.

1

Accédez à la page OID Mes organismes de la plateforme Erasmus+ et du Corps Européen de Solidarité. 

Pour accéder à la liste de vos organismes, vous pouvez :

  1. Ouvrir le menu "Organismes" puis sélectionner "Mes organismes" ou
  2. Cliquer directement sur le bouton "Mes organismes".

Vous devrez vous connecter avec vos identifiants sur EU login si vous n’êtes pas encore connecté à l'un des logiciels de la Commission européenne.

La liste des organismes auxquels vous avez un accès s'affichera. Pour accéder aux données de l'organisme, cliquez sur l'icône en forme de flèche bleue (voir encadré ci-dessous) située dans la colonne "Details". 

Désormais, vous avez accès à toutes les informations disponibles sur l'organisme.

Pour accéder plus facilement à une section spécifique du formulaire, utilisez la navigation latérale.


Modifier la section "Organisation data" (données de l'organisme).

Pour modifier les données de l'organisme, vous devez :

  1. Accédez à la section "Organisation data
  2. Apportez les modifications requises
  3. Si aucun autre changement n'est nécessaire, enregistrer les modifications en cliquant sur le bouton "Update my organisation" (Mettre à jour mon organisme)


Modifier la section "Legal Address".

Pour modifier le "legal adresse", veuillez suivre la procédure suivante ::

  1. Accédez à la section "Legal Address"
  2. Apportez les modifications requises
  3. Si aucun autre changement n'est nécessaire cliquez sur le bouton "Update my organisation" (mettre à jour mon organisme)


Modifier la section "Organisation Contact Person" (personne de contact de l'organisme).

Pour modifier la personne de contact de l’organisme :

  1. Allez à la rubrique Personne de contact de l’organisme.
  2. Toutes les informations de la page contact de l’organisme peuvent être modifiées. Faites les mises à jour nécessaires.
  3. Si aucune autre mise à jour n’est nécessaire, cliquez sur le bouton Mettre à jour mon organisme dans la fenêtre de navigation. Un message de confirmation apparaît. Cliquez sur OK pour le fermer.


Modifier la section "Authorised Users" (administrateur). 

Allez à la rubrique “Administrateurs”

Ouvrez la rubrique “Administrateurs”. La liste de l’ensemble des administrateurs est affichée.

Cliquez sur le bouton “Modifier” et faites les modifications nécessaires.

Cherchez dans la liste le contact à mettre à jour et cliquez sur l’icône Modifier (crayon) qui est en face.

Faites les modifications nécessaires et cliquez sur “Mettre à jour le contact”.

Effectuer les modifications nécessaires dans la fenêtre "Modifier un contact".


Enregistrez les modifications.

Si aucune autre mise à jour n’est nécessaire, cliquez sur le bouton Mettre à jour mon organisme dans la fenêtre de navigation. Un message de confirmation apparaît. Cliquez sur OK pour le fermer.


Mettre à jour les documents.

L'ajout de documents ne peut pas être modifié mais seulement supprimé. Si une nouvelle version d'un document est requise, vous devrez le télécharger. L'ancienne version sera supprimée.

Pour plus d'informations, veuillez consulter OID - Comment ajouter un document

Important

Si votre organisme est déjà certifié et souhaite faire une demande d'accréditation ou de financement, tous les documents, tous les documents de plus de 6 mois devront être mis à jour et joints à nouveau.

Soumettre les modifications. 

Une fois toutes les modifications apportées, cliquer sur le bouton "Update my organisation" (Mettre à jour mon organisme).  

Un message de réussite apparaîtra, cliquez sur OK pour le fermer.

Notifications. 

La plateforme ORS envoie un courrier électronique de notification à tous les administrateurs (authorised users) enregistrés dans l'organisme et à chaque fois qu'une modification sera soumise, afin de les informer que des modifications relatives à leur organisme ont été apportées sur ORS.