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Cette page explique comment ajouter, modifier et supprimer les contacts et administrateurs de l’organisme sur ORS (Organisation Registration system).




Ajouter des contacts et des administrateurs



Ajouter la "personne de contact de l’organisme".

Via le menu latéral accédez à la rubrique « personne de contact de l’organisme ». 

La page de la personne de contact de l’organisme s’ouvre.

Saisissez l’ensemble des informations nécessaires. 

Des informations telles que le nom, le prénom, le rôle dans l’organisme et un e-mail professionnel doivent être renseignés. Tous les champs obligatoires sont clairement indiqués avec *

Par défaut, les cases permettant de reprendre le numéro de téléphone et l’adresse de l’organisme ne sont pas cochées. Si ces informations sont identiques à celles de la personne de contact alors cochez ces cases. Ces informations seront alors reprises de la rubrique "données de l’organisme" du formulaire d’enregistrement.

Si le numéro de téléphone et/ou l’adresse de la personne de contact sont différents de ceux fournis pour l’organisme, alors complétez ces informations dans les champs disponibles.

La rubrique « personne de contact de l’organisme » est indiquée complète. 

L’icône du menu latéral passe au vert lorsque toutes les informations obligatoires de cette rubrique sont complétées. Vous pouvez passer à la rubrique suivante : Administrateurs



Ajouter le premier "Administrateur”.

En tant que personne qui enregistre l’organisme, vous êtes le premier administrateur. Vous devez renseigner vos données personnelles pendant le processus d’enregistrement.

Allez dans la rubrique “Administrateurs”.

La page des administrateurs s’ouvre. Certaines de vos informations personnelles sont déjà renseignées, telles que vos noms, prénom et adresse e-mail. Ces informations sont importées depuis votre compte EU Login. Vos noms, prénoms et e-mail professionnel ne peuvent pas être modifiés.

Complétez toutes les informations demandées.

Complétez toutes les informations obligatoires manquantes. L’icône du menu latéral passe au vert lorsque tous les champs obligatoires de cette rubrique sont complétés.

A ce stade du processus d’enregistrement, il n’est pas possible d’ajouter d’autres administrateurs. Cela sera possible uniquement après la soumission du formulaire d’enregistrement.



Ajouter des administrateurs supplémentaires (si applicable).

L’ajout d’administrateurs supplémentaires est possible uniquement après le premier enregistrement des données de l’organisme sur ORS (Organisation Registration System) ou lors de l’actualisation de données déjà existantes.  

Important

L’ajout d’administrateurs supplémentaires sur ORS (Organisation Registration System) est possible uniquement si ces utilisateurs disposent déjà d’un compte EU Login.

L’adresse e-mail de l’utilisateur sera contrôlée pour valider l’enregistrement.

Allez à la rubrique “Administrateurs” et cliquez sur le bouton "ajouter un nouveau".

Afin d’ajouter de nouveaux administrateurs, cliquez sur le bouton “ajouter un nouveau”.

Complétez toutes les informations demandées.

Dans la fenêtre "Créer un administrateur", complétez toutes les informations nécessaires.

Rappel : afin d’être ajouté l’utilisateur doit déjà disposer d’un compte EU Login. Si l’adresse e-mail n’est pas reconnue, l’ajout de l’utilisateur sera impossible. Un message d’erreur apparaîtra.  


Cliquez sur “Créer un administrateur”.

Le bouton "Créer un administrateur" est actif dès lors que l’ensemble des informations obligatoires de l’utilisateur sont complétées.

La fenêtre présentant les administrateurs est maintenant affichée, le nouvel administrateur figure à présent dans la liste des utilisateurs autorisés.

A noter

Le nouvel administrateur n’est pas encore enregistré. Assurez-vous de cliquer sur le bouton “mettre à jour mon organisme” pour sauvegarder les modifications.



Renouvelez ces étapes pour ajouter d’autres administrateurs.

Pour ajouter de nouveaux administrateurs renouvelez les étapes expliquées ci-dessus.

“Mettre à jour mon organisme”.

Une fois tous les administrateurs enregistrés et pour pouvoir sauvegarder, cliquez sur le bouton “Mettre à jour mon organisme”. Un message de confirmation apparaît une fois la mise à jour faite. 


Notifications.

Lorsqu’un nouvel administrateur est créé, la plateforme ORS (Organisation Registration system) envoi un e-mail automatique. Cette notification est envoyée au nouvel administrateur et à l’ensemble des administrateurs de l’organisme déjà enregistré.



Modifier et supprimer les contacts et administrateurs de l’organisme.

Cliquez sur Mes organismes et sélectionnez “modifier” pour l’organisme à mettre à jour.

Rendez-vous sur la page "Mes organismes" de la plateforme Erasmus+ et Corps Européen de Solidarité et sélectionnez "Modifier" pour l’organisme à mettre à jour.

Modifier le contact de l’organisme.

Pour modifier la personne de contact de l’organisme :

  1. Allez à la rubrique Personne de contact de l’organisme.
  2. Toutes les informations de la page contact de l’organisme peuvent être modifiées. Faites les mises à jour nécessaires.
  3. Si aucune autre mise à jour n’est nécessaire, cliquez sur le bouton Mettre à jour mon organisme dans la fenêtre de navigation. Un message de confirmation apparaît. Cliquez sur OK pour le fermer.


Modifier un Administrateur.

Allez à la rubrique “Administrateurs”

Ouvrez la rubrique “Administrateurs”. La liste de l’ensemble des administrateurs est affichée.

Cliquez sur le bouton “Modifier” et faites les modifications nécessaires.

Cherchez dans la liste le contact à mettre à jour et cliquez sur l’icône Modifier (crayon) qui est en face.

Faites les modifications nécessaires et cliquez sur “Mettre à jour le contact”.

Effectuer les modifications nécessaires dans la fenêtre "Modifier un contact".


Enregistrez les modifications.

Si aucune autre mise à jour n’est nécessaire, cliquez sur le bouton Mettre à jour mon organisme dans la fenêtre de navigation. Un message de confirmation apparaît. Cliquez sur OK pour le fermer.


Supprimer un Administrateur.

Pour supprimer un Administrateur :

  1. Allez à la rubrique Administrateurs. La liste des administrateurs est affichée.
  2. Sélectionnez l’utilisateur à effacer et cliquez sur l’icône Supprimer (corbeille).
  3. Confirmez en cliquant sur OUI dans la fenêtre pop-up. Cliquez sur NON pour annuler la suppression.
  4. Pour sauvegarder les modifications, cliquez sur le bouton Mettre à jour mon organisme dans le menu latéral de navigation. Un message de confirmation apparaît. Cliquez sur OK pour le fermer.

Remember!

L’utilisateur identifié comme créateurne peut pas être supprimé.

Notifications.

Lorsqu’un contact ou les informations de l’utilisateur sont mises à jour ou supprimés de la fiche organisme sur ORS (Organisation Registration System), des e-mails automatiques sont envoyés. Ces notifications sont envoyées au contact modifié ou supprimé ainsi qu’à l’ensemble des administrateurs de l’organisme déjà enregistré.