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 Pertinent pour...

Cette page est consacrée à :

  • Erasmus+ Appel 2021
    • KA1 - Mobilité des individus
    • KA3 - Soutien à la réforme des politiques
    • KA2 - Coopération pour l'innovation et l'échange de bonnes pratiques
  • Corps Européen de Solidarité Appel 2021
    • Tous




Avant de pouvoir soumettre votre candidature, vous devez y joindre des Annexes. Cette page explique les types d'annexes requises et comment les joindre à votre candidature.

L'exemple ci-dessous montre comment compléter la section "Annexes" à l'aide du formulaire de candidature Mobilité des étudiants et du personnel de l'enseignement supérieur (KA131-HED).  

Vous ne devez joindre que les pièces justificatives qui sont requises/pertinentes pour le type d'organisme ou d'action clé en question. Pour de plus amples informations, veuillez vérifier les exigences nationales que votre Agence Nationale peut avoir fixées et les règles applicables à votre type d'organisme.


Important

Les documents à annexer varient selon l'action-clé. Lisez attentivement les instructions pour télécharger les bons fichiers. La déclaration sur l'honneur est obligatoire pour toutes les candidatures. Si des modèles sont disponibles pour le téléchargement, ils doivent être utilisés.




Étapes rapides


Étapes détaillées


1. Accès aux "Annexes"

Cliquez sur l'option "Annexes" dans le menu "Contenu". L'écran "Annexes" s'ouvre.

En haut de l'écran des annexes, vous trouverez des informations spécifiques sur le nombre maximal de fichiers, la taille maximale des fichiers et la taille totale des fichiers autorisés pour votre type d'action.
As those vary per action type, read this information carefully.



2. Télécharger les annexes


A noter

Des modèles pour des formats de documents spécifiques peuvent être disponibles au téléchargement en fonction du type d'action. Si un modèle est disponible, vous devez l'utiliser pour compléter les informations demandées.


2.1. Annexer la "Déclaration sur l'honneur" (toutes les candidatures)

La déclaration sur l'honneur est requise pour toutes les candidatures.

  1. Cliquez sur le bouton TÉLÉCHARGER LA DÉCLARATION SUR L'HONNEUR qui téléchargera la déclaration sur l'honneur dans votre dossier de téléchargement par défaut.
    Note: Si disponible, le document sera téléchargé dans la langue choisie dans les paramètres du contexte de la candidature. Sinon, il sera téléchargé en anglais.
  2. Imprimez la déclaration et faites-la signer par la personne qui est légalement autorisée à représenter votre organisme.
  3. Une fois signée, scannez-la et téléchargez-la via le bouton AJOUTER UNE DÉCLARATION SUR L'HONNEUR.
  4. Le document s'affiche alors dans le tableau.


A noter

  • Veuillez noter que seule une version signée et complétée du modèle fourni constitue un document valable et est requise pour toutes les candidatures.
  • Une signature peut ne pas être suffisante et un cachet de l'organisme peut également être requis. Dans la déclaration sur l'honneur, vous trouverez le champ Tampon de l'organisme candidat (le cas échéant). Si celui-ci est applicable dans le contexte national, il doit être utilisé.
  • Vérifiez si votre Agence Nationale accepte la signature numérique. Si oui, vous pouvez utiliser la signature numérique au lieu d'imprimer et de signer à la main.

Télécharger la déclaration sur l'honneur

Compléter et signer le document


Télécharger la déclaration sur l'honneur signée


Document téléchargé


2.2. Annexer les mandats, les calendriers d'activités et autres documents pertinents

En fonction de l'action clé, il vous sera demandé de fournir des documents supplémentaires. Le formulaire de candidature fournira des informations sur les documents requis pour chaque action et fournira les modèles qui doivent être utilisés.

Ces documents sont par exemple

  • Un calendrier des activités. Le modèle de calendrier est disponible pour téléchargement dans :
    • KA151, KA152, KA153, KA154 formulaires de candidature.
  • Mandats des organisations partenaires au candidat/coordinateur du consortium pour agir en leur nom pour les candidatures. Veuillez noter que seules les versions signées des mandats fournis sont des documents valables. Les mandats sont disponibles pour :
    • KA131, KA121 si vous candidatez au nom d'un consortium.
    • KA151, KA152, KA153, KA154, KA210, KA220 si vous candidatez avec des organisations partenaires.


La procédure pour préparer et télécharger les documents requis, tels que les mandats ou les calendriers d'activités, est la même que celle décrite ci-dessus pour la déclaration sur l'honneur.

Pour tout autre fichier que vous souhaitez/devez télécharger et pour lequel aucun modèle n'est fourni, cliquez sur le bouton AJOUTER UN DOCUMENT en bas de l'écran et joignez les fichiers de la même manière.




3. Supprimer une annexe

Si vous devez supprimer une annexe déjà téléchargée, cliquez sur le (error) (erreur) à côté du fichier que vous devez supprimer et confirmez la suppression.


4. Télécharger une nouvelle version d'une annexe déjà téléchargée

Pour télécharger une nouvelle version d'un document déjà téléchargé, vous devez d'abord supprimer l'ancienne version, puis télécharger une nouvelle version.



5. Visualiser/télécharger une annexe déjà téléchargée

Les pièces jointes au formulaire de candidature peuvent être téléchargées en cliquant sur le nom du fichier dans l'écran Annexes.



6. Guides techniques pour les annexes

6.1. Noms de fichiers

Les caractères latins doivent être évités dans le nom de fichier des annexes. Chaque annexe que vous téléchargez doit avoir un nom de fichier unique.

6.2. Limites

Il existe certaines contraintes pour l'ajout d'annexes, telles que le nombre maximal autorisé de pièces jointes, la taille maximale des fichiers et la taille totale de tous les fichiers joints. Pour chaque type d'action, ces informations sont affichées en haut de l'écran des annexes. La taille totale maximale des fichiers peut atteindre 100 Mo, mais pas pour tous les types d'action. Si vous dépassez ces limites, votre formulaire ne sera pas valide et vous ne pourrez pas soumettre la candidature.

6.3. Formats de fichiers acceptés

  • PDF
  • DOC (un document Word antérieur à 2007)
  • DOCX (document Word postérieur à 2007)
  • XLS (un fichier Excel antérieur à 2007)
  • XLSX (un fichier Excel postérieur à 2007)
  • JPG (un fichier image au format jpeg)
  • TXT (un document texte)
  • ODT (document de traitement de texte OpenOffice)
  • ODS (document de tableur OpenOffice)
  • CDOC, DDOC, BDOC, ADOC, asice (signature électronique)

6.4. Télécharger en lot

Si vous devez télécharger plusieurs documents dans votre candidature, vous devez les scanner, les regrouper et les joindre de manière à ce qu'ils correspondent aux emplacements disponibles pour les annexes. Un exemple d'un tel scénario serait les mandats des organisations participantes. Vous pouvez regrouper tous les mandats scannés dans un seul fichier PDF et le joindre au formulaire.

6.5. Comment réduire la taille totale des documents ?

Les images sont souvent des fichiers volumineux qui peuvent augmenter considérablement la taille d'un document. Ces images peuvent être un fichier autonome ou être intégrées dans un document comme un fichier Word ou PDF.

Veuillez vérifier si les images sont importantes pour l'évaluation de votre candidature et, dans le cas contraire, les supprimer.

Voici quelques idées qui peuvent vous aider à réduire la taille des fichiers pour différents types de documents.

Important

Avant de mettre en œuvre l'une des solutions suivantes, veuillez faire une copie de sauvegarde de vos documents. Après avoir appliqué les solutions, veuillez vérifier la qualité du résultat et vous assurer que les documents sont toujours lisibles sans difficulté.

Il existe de nombreux outils gratuits en ligne qui permettent de compresser les gros fichiers PDF. Vous pouvez facilement les trouver en recherchant "compresser un fichier PDF" en ligne. Vous devriez utiliser celui qui convient le mieux à vos besoins : par exemple, en utilisant votre langue, en offrant un certain niveau de confidentialité, etc.

Document Word DOC/DOCX avec image incorporée
Les versions récentes de Microsoft Word disposent d'une option permettant de compresser une image spécifique sélectionnée ou toutes les images d'un document.

L'emplacement de cette option dépend de la version de Word que vous utilisez. Veuillez consulter la documentation Microsoft Word ou des sources Internet pour votre version spécifique.

Documents ODF
Depuis la version 4.0, LibreOffice a l'option de compresser toutes les images, de manière similaire à Microsoft Word.

Documents scannés
Si vous disposez encore du fichier papier original, vous pouvez numériser à nouveau le ou les documents dans une qualité inférieure.

Pour vous aider à décider si cette option est envisageable, posez-vous les questions suivantes :

  • Avez-vous besoin de la couleur ? Les niveaux de gris ou le noir et blanc sont-ils suffisants ?

  • Avez-vous besoin d'une haute résolution (ppm/ppi) ? En général, 300 dpi sont suffisants pour les images et même le texte normal.

  • Votre outil offre-t-il une option permettant d'enregistrer le fichier/image dans un format compressé ? Si oui, utilisez-la.

  • Selon l'outil que vous utilisez, il peut être difficile de connaître la résolution exacte et vous devrez peut-être effectuer différents tests pour trouver la taille de fichier optimale par rapport à la qualité.

  • Veuillez noter que le format *.JPG est déjà un format de fichier image compressé.

  • La sortie en PDF peut déjà être compressée (si elle ne l'est pas, vous pouvez appliquer la solution proposée ci-dessus).


Rappelez-vous : Tout effort supplémentaire pour réduire la taille de vos documents réduira également le temps de téléchargement des fichiers.


Résultat attendu

  • Une fois que tous les fichiers obligatoires sont téléchargés, la section Annexes est marquée comme étant complète.
  • La taille totale du fichier est affichée en bas de l'écran. Cette information vous permet de vous assurer que vous ne dépassez pas le maximum autorisé (Taille totale (kB)).