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Einführung zur Anleitung zur Registrierung von Organisationen


Das Organisationsregistrierungssystem für Erasmus+ und das Europäische Solidaritätskorps stellt einen eindeutigen Identifikationscode (Organisation ID) für jede Organisation bereit, die eine Akkreditierung oder eine Förderung für Aktionen im Programm Erasmus+ und dem Europäischen Solidaritätskorps  beantragen möchte, die von Nationalen Agenturen verwaltet werden.

Die Organisation ID ist in allen zukünftigen Aufrufen von Erasmus+ oder Europäischen Solidaritätskorps Formularen zu verwenden

Diese erste Version der Anleitung zur Registrierung von Organisationen führt diejenigen, die zuvor bereits das Teilnehmerportal, jetzt SEDIA Funding & Tenders Portal, verwendet haben, und diejenigen, auf die dies nicht zutrifft, durch die jeweils relevantesten Seiten.

Bitte beantworten Sie untenstehende Fragen, um zu den für Ihren Kenntnisstand des EAC Registrierungsprozesses wichtigsten Seiten zu gelangen. Falls dieser Prozess neu für Sie ist, empfehlen wir Ihnen die Einführung zu dieser Anleitung zu lesen




Zum entsprechenden Abschnitt der Anleitung wechseln


Hatten Sie die Berechtigung, die Daten Ihrer Organisation im Education, Audio-visual, Culture, Citizenship and Volunteering Participant Portal (Teilnehmerportal) zu bearbeiten?

Ja.



 Falls Sie zuvor die Berechtigung hatten ...

Falls Sie zuvor die Berechtigung hatten, die Daten Ihrer Organisation im Teilnehmerportal, jetzt SEDIA Funding & Tenders Portal, zu bearbeiten, behalten Sie die Berechtigung und können die Daten der Organisation im Organisationsregistrierungssystem bearbeiten. Bitte loggen Sie sich auf der Erasmus+ und Europäisches Solidaritätskorps-Plattform ein, um sich die Liste Ihrer Organisationen anzusehen: Meine Organisationen/My Organisations. Sie müssen hierbei die E-Mail-Adresse verwenden, die mit Ihrem EU Login-Benutzerkonto verbunden ist und die im Teilnehmerportal angegeben ist. Weitere Informationen hierzu finden Sie unter Ihre Organisation bearbeiten, nachdem Sie sich eingeloggt haben. Sie finden in der Liste Meine Organisationen/My Organisations auch die Organisations-ID.

Nein.



 Kennen Sie den Teilnehmeridentifikationscode (PIC)...

Kennen Sie den Teilnehmeridentifikationscode (PIC) der Organisation, die Sie registrieren möchten?

Ja.



 Verwenden Sie die Suchfunktion ...

Verwenden Sie die Suchfunktion, um Ihre Organisations-ID zu finden.

Nein. / Ich glaube nicht. 



 Überprüfen Sie sicherheitshalber ...

Überprüfen Sie sicherheitshalber, dass Ihre Organisation nicht bereits registriert wurde, in dem Sie die Suchfunktion nutzen. Wenn Sie sicher sind, dass Ihre Organisation noch nicht registriert ist, registrieren Sie sie bitte.

Falls Sie mehrere Suchergebnisse erhalten, die mit den Daten Ihrer Organisation übereinstimmen, fragen Sie die zuständige Person innerhalb Ihrer Organisation, welches sie auswählen sollen. Falls eine der PICs/Organisations-IDs mit einem ECHE Code verbunden ist, kann diese als korrekte Organisation für die weitere Verwendung in Antragsformularen erachtet werden.

Hat Ihre Organisation bereits eine Akkreditierung oder eine Förderung durch Erasmus+ (verwaltet von Nationalen Agenturen) und/oder das Europäische Solidaritätskorps beantragt?

Ja.


 Verwenden Sie die Suchfunktion ...

Verwenden Sie die Suchfunktion, um Ihre Organisations-ID zu finden.

Nein. / Ich glaube nicht. 


 Überprüfen Sie sicherheitshalber ...

Überprüfen Sie sicherheitshalber, dass Ihre Organisation nicht bereits registriert wurde, in dem Sie die Suchfunktion nutzen. Wenn Sie sicher sind, dass Ihre Organisation noch nicht registriert ist, registrieren Sie sie bitte.

Falls Sie mehrere Suchergebnisse erhalten, die mit den Daten Ihrer Organisation übereinstimmen, fragen Sie die zuständige Person innerhalb Ihrer Organisation, welches sie auswählen sollen. Falls eine der PICs/Organisations-IDs mit einem ECHE Code verbunden ist, kann diese als korrekte Organisation für die weitere Verwendung in Antragsformularen erachtet werden.

Ich weiß es nicht. 


 Die Förderkriterien ...

Die Förderkriterien im Erasmus+ Leitfaden für Antragsteller und im Leitfaden für das Europäische Solidaritätskorps führen die Aktionen von Erasmus+ (verwaltet druch Nationale Agenturen) und dem Europäischen Solidaritätskorps auf. 

Verwenden Sie die Suchfunktion, um Ihre Organisations-ID zu finden. Falls Sie sie nicht finden oder mehrere Ergebnisse erhalten, fragen Sie die zuständige Person innerhalb Ihrer Organisation, welcher PIC korrekterweise verwendet werden soll. Im Falle mehrerer PICs, kann derjenige PIC als korrekt erachtet werden, der mit einem ECHE Code verbunden ist.

Haben Sie Ihre Organisations-ID im System gefunden?

Ja.



 Notieren Sie die ...

Notieren Sie die Organisations-ID. Sie können die Organisations-ID nun bei jeglichen Aufrufen in Erasmus+ oder Europäisches Solidaritätskorps Antragsformularen verwenden.

Nein. 



 Falls Sie einen PIC haben und Ihre ...

Falls Sie einen PIC haben und Ihre Organisation bereits eine Akkreditierung oder eine Förderung für Aktionen von Erasmus+ (verwaltet von Nationalen Agenturen) und dem Europäischen Solidaritätskorps beantragt hat,  kontaktieren Sie bitte Ihre Nationale Agentur

Möchten Sie die Informationen zu Ihrer Organisation im System bearbeiten oder aktualisieren?

Ja.



 Gehen Sie von der Zielseite zu ...

Gehen Sie von der Zielseite zu Meine Organisationen/My Organisations und bearbeiten Sie die Daten Ihrer Organisation. Falls Sie die Daten Ihrer Organisation unter My Organisation / Meine Organisation nicht sehen können, kontaktieren Sie die Person, die die Berechtigung hat, die Daten Ihrer Organisation im Teilnehmerportal, jetzt SEDIA Funding & Tenders Portal, zu bearbeiten. Diese Person hat ebenfalls die Berechtigung, Ihre Organisation im Organisationsregistrierungssystem zu bearbeiten, und kann Ihnen Zugriffsrechte einräumen, indem sie Sie als autorisierter Benutzer hinzufügt oder für Sie die Daten der Organisation ändert.

Falls Sie keine Person in Ihrer Organisation identifzieren können, die die Berechtigung hat, die Daten der Organisation im Teilnehmerportal, jetzt SEDIA Funding & Tenders Portal, zu bearbeiten, kontaktieren Sie Ihre Nationale Agentur, unter Angabe des PIC und/oder der Organisations-ID.

Nein.  



 Verwenden Sie die Organisations-ID zur Antragstellung

Auch wenn Sie kein autorisierter Benutzer im Organisationsregistrierungssystem sind, können Sie die Organisations-ID in Antragsformularen verwenden.


Niemand in meiner Organisation hat Zugriff auf die Daten unserer Organisation im Registrierungssystem. Was können wir tun?

 Lassen Sie eine/n ordnungsgemäß geprüfte/n Vertreter/in der Organisation Ihre Nationale Agentur kontaktieren...
  1. Ein ordnungsgemäß geprüfter Vertreter oder Vertreterin der Organisation muss die Nationale Agentur kontaktieren und anzeigen, dass ein Nutzer Zugang zu den Daten der Organisation im neuen Registrierungssystem benötigt.
  2. Die Nationale wird nach folgenden Angaben fragen:
    1. die PIC (falls vorhanden)
    2. die Organisations-ID
    3. Vor- und Nachname der Kontaktperson
    4. Professionelle e-mail Adresse der Kontaktperson 
    5. Telefonnummer der Kontaktperson
    6. Strasse und Hausnummer
    7. Stadt, Postleitzahl und Land 
    8. (Neues) EU-Login Konto verbunden mit der professionellen e-Mail Addresse 
    9. (Alte) e-Mail Addresse verbunden mit der früheren Kontaktperson, welche gelöscht werden soll (falls zutreffend)
  3. Die Nationale Agentur wird daraufhin in ihrem eigenen Projektmanagementsystem prüfen, ob der angefragte Benutzer für die betreffende Organisation tatsächlich nicht vorhanden ist.
  4. Die Nationale Agentur wird dann die notwendigen Schritte unternehmen, damit das Benutzerkonto hinzugefügt wird.
  5. Die Nationale Agentur wird die Organisation und den autorisierten Benutzer benachrichtigen, sobald der Zugang gewährt wurde. Der Zugriff auf die Daten der Organisation im Registrierungssystem sollte funktionieren. Die Organisation wird dann in der Liste My Organisations/Meine Organisationen aufgeführt und die Daten können angezeigt und wenn nötig aktualisiert werden.



Einführung des Organisationsregistrierungssystems für Erasmus+ und das Europäische Solidaritätskorps

Jede Organisation, die einen Antrag auf Akkreditierung oder Förderung durch die Programme der Europäischen der Kommission stellen möchte, muss sich registrieren und grundlegende rechtliche und finanzielle Informationen zur Verfügung stellen.

Für Aktionen, die von der Generaldirektion für Bildung, Jugend, Sport und Kultur (DG EAC) durch die Nationalen Agenturen verwaltet werden, geschieht dies im Organisationsregistrierungssystem, einer neuer Plattform der DG EAC. Diese Aktionen werden als dezentrale Aktionen bezeichnet und beinhalten einen Teil der Erasmus+ und Europäisches Solidaritätskorps Programme. Bezüglich der Erasmus+ und Europäisches Solidaritätskorps Programme lesen Sie bitte in den entsprechenden Programmleitfäden und auf den Websites nach, ob die Aktionen, für die Sie in der Vergangenheit Anträge gestellt haben oder für die Sie Anträge stellen möchten, zentrale oder dezentrale Aktionen sind. 

Nach der Registrierung wird der Organisation eine eindeutige Identifikationsnummer zugewiesen. Dies ist die Organisations-ID, die in Anträgen und auch von der Europäischen Kommission und Nationalen Agenturen als Referenz bei künftigen Interaktionen verwendet wird.

Für zentrale Aktionen innerhalb der Erasmus+ und Europäisches Solidaritätskorps Programme wird die Registrierung im Teilnehmerportal, jetzt SEDIA Funding & Tenders Portal, vorgenommen. Die Aktionen werden von der Exekutivagentur Bildung, Audiovisuelles und Kultur (EACEA) zusammen mit anderen Programmen wie Kreatives Europa, Europe für Bürgerinnen und Bürger, EU-Freiwillige für humanitäre Hilfe verwaltet. Ergebnis der Registrierung im Portal ist eine persönliche Identifikationsnummer, die als PIC bezeichnet wird. Spezifische Anleitungen und weitere Informationen finden Sie im Portal.

Organisationen, die sowohl an dezentralen als auch an zentralen Aktionen der Erasmus+ und Europäisches Solidaritätskorps Programme teilnehmen möchten, müssen beide Systeme verwenden und haben entsprechend zwei verschiedene eindeutige Identifikationsnummern: den PIC und die Organisations-ID.

Falls Sie ein neuer Nutzer sind, müssen Sie ein EU Login-Benutzerkonto erstellen, bevor Sie Ihre Organisaion im Organisationsregistrierungssystem oder dem SEDIA Funding & Tenders portal registrieren.

Hinweis

Bitte lesen Sie in den Förderkriterien im Erasmus+ Leitfaden für Antragsteller und dem Leitfaden für das Europäisches Solidaritätskorps nach, wo Sie Ihren entsprechenden Antrag auf Akkreditierung/Förderung für diese beiden Programme stellen können und wo Sie Ihre Organisation registrieren müssen.



Wie registriere ich meine Organisation im Organisationsregistrierungssystem?

Wichtig

Registrieren Sie Ihre Organisation nur einmal, auch wenn Sie an mehreren Aufrufen zur Einreichung von Anträgen teilnehmen möchten.

Als autorisierter Nutzer/autorisierte Nutzerin geben Sie stellvertretend für Ihre Organisation alle notwendigen Angaben zu Ihrer Organisation im Organisationsregistrierungssystem ein.

Um eine mehrfache Registrierung derselben Organisation zu vermeiden, verwenden Sie vor Beginn des Registrierungsprozesses bitte die verfügbare Suchfunktion, um ähnliche Organisationen zu ermitteln. Dies erlaubt Ihnen, zu entscheiden, ob eine bereits vorhandene Organisations-ID im Online-Antragsformular verwendet werden kann oder ob Sie Ihre Organisation erstmalig registrieren sollten. Nähere Informationen finden Sie Abschnitt Suche nach Organisationen. Falls Sie mehrere Suchergebnisse erhalten, die zu den Angaben Ihrer Organisation passen, fragen Sie die in Ihrer Organisation zuständige Person, welches Sie auswählen sollen. Falls eine der PICs/Organisations-IDs mit einem ECHE-Code verknüpft ist, kann diese als korrekte Organisation für die weitere Verwendung in Antragsformularen erachtet werden.

Bitte halten Sie die rechtlichen Daten Ihrer Organisation und die programmbezogenen Daten bereit. Welche Daten Sie für die Registrierung benötigen, können Sie in der Dokumentation des entsprechenden Aufrufs zu Einreichung von Anträgen nachlesen. Sie müssen Ihre Organisation vor Einreichung des Antragsformulars registrieren.

Nach Eingabe aller zur Registrierung Ihrer Organisation erforderlichen Angaben erhalten Sie eine eindeutige Organisations-ID. Diese Organisations-ID kann umgehend zur Antragstellung dezentraler Aktionen verwendet werden, während Sie auf die Zertifizierung durch die verantwortliche Nationale Agentur warten.


Ich habe bereits einen PIC, benötige ich eine Organisations-ID?

Ja, die Organisations-ID muss bei allen künftigen Antragsrunden in Antragsformularen für Aktionen von Erasmus+ oder dem Europäischen Solidaritätskorps, die von Nationalen Agenturen verwaltet werden, verwendet werden. 

Falls Sie in der Vergangenheit bereits Ihren PIC verwendet haben, um Anträge für dezentrale Erasmus+ oder Europäisches Solidaritätskorps Projekte zu stellen, müssen Sie Ihre Organisation nicht erneut registrieren. Die Daten der Organisation wurde vom Teilnehmerportal, jetzt SEDIA Funding & Tenders portal, in das Organisationsregistrierungsportal transferiert und Ihrer Organisation wurde automatisch eine eindeutige Organisations-ID zugewiesen.
Falls Sie ein Selbst-Registrierer, LEAR oder Benutzerkonto-Administrator sind, der den PIC Ihrer Organisation verwaltet, haben Sie bereits Zugang zum neuen Onlineregistrierungssystem. Loggen Sie sich einfach in das neue System ein, indem Sie Ihre EU Login Zugangsdaten verwenden, und verwalten Sie die Daten Ihrer Organisation über Meine Organisationen/My Organisations .

Sie können die Organisations-ID unter Angabe Ihres PIC über die verfügbare Suchfunktion ermitteln.


Ich weiß nicht, ob ich eine Organisations-ID oder einen PIC habe.

Überprüfen Sie sicherheitshalber mittels der Suchfunktion, dass Ihre Organisation nicht bereits registriert wurde. Wenn Sie sicher sind, dass sie nicht registriert ist, registrieren Sie bitte Ihre Organisation.

Falls Sie mehrere Suchergebnisse erhalten, die zu den Angaben Ihrer Organisation passen, fragen Sie die in Ihrer Organisation zuständige Person, welches Sie auswählen sollen. Falls eine der PICs/Organisations-IDs mit einem ECHE-Code verknüpft ist, kann diese als korrekte Organisation für die weitere Verwendung in Antragsformularen erachtet werden.


Wo muss ich meine Organisation für die Erasmus Charter for Higher Education (ECHE) registrieren?

Das die Erasmus Charter for Higher Education (ECHE) von der Exekutivagentur Bildung, Audiovisuelles und Kultur (EACEA) vergeben wird, muss sich eine Hochschuleinrichtung im Teilnehmnerportal, jetzt SEDIA Funding & Tenders Portal, registrieren und anschließend den PIC zur Beantragung der Charter verwenden. Wenn die ECHE gewährt wurde, kann die Einrichtung:



Europäisches Solidaritätskorps.

Das Europäisches Solidaritätskorps Qualitätssiegel wird von den Nationalen Agenturen oder EACEA vergeben.

Organisationen, die an Aktivitäten des Europäischen Solidaritätskorps teilnehmen möchten, müssen sich ebenfalls im Organisationsregistrierungssystem registrieren. Sie verwenden also die Organisations-ID zur Beantragung sowohl des Qualitätssiegels als auch nachfolgend von Aktivitäten des Europäischen Solidaritätskorps, mit Ausnahme von ESC14 - Volunteering Teams in High Priority Areas. 

Gruppen junger Menschen, die Solidaritätsprojekte durchführen möchten, müssen sich ebenfalls im Organisationsregistrierungssystem registrieren und erhalten eine eindeutige Organisations-ID. 



Wie werden die Angaben zur Organisation geprüft?

Die Angaben zur Organisation werden von verschiedenen Einrichtungen geprüft - abhängig vom Teilprogramm and der Einrichtung, die die Anfrage bearbeitet. Die Prüfung wird nur durchgeführt, wenn erforderlich, normalerweise nachdem ein Antrag auf Förderung erfolgreich begutachtet wurde.

Zertifizierung durch die Nationale Agentur.

Im Falle von registrierten Organisationen, die einen Antrag für dezentrale Aktionen stellen, werden die Angaben zur Organisation zertifiziert von der Nationalen Agentur des entsprechenden Programmstaats. Alle im neuen Organisationsregistrierungssystem hochgeladenen Dokumente werden durch die Nationale Agentur geprüft. Werden die Dokumente anerkannt, ist die Organisation durch die Nationale Agentur zertifiziert. Bis die Zertifizierung abgeschlossen ist, wird der Status der Organisations-ID im Organisationsregistrierungssystem als Registered / Registriert angezeigt.

Falls eine Organisation eine Akkreditierung für Berufliche Aus- und Weiterbildung (VET) oder Mobilitätskonsortien im Hochschulbereich beantragt, wird sie ebenfalls durch die Nationale Agentur zertifiziert.

Nach der erfolgreichen NA-Zertifizierung, wird der Status der Organisations-ID im Organisationsregistrierungssystem in NA Certified / Zertifiert durch NA geändert.


Validierung durch die Exekutivagentur für die Forschung (REA).

Förderänträge für zentrale Projekte unter Kreatives Europa, Erasmus+, Europa für Bürgerinnen und Bürger, EU-Freiwillige für humanitäre Hilfe werden von der Exekutivagentur Bildung, Audiovisuelles und Kultur (EACEA) bearbeitet, daher wird die Organisation geprüft und validiert von REA in Brüssel.

Dieser Vorgang wird als Validierung juristischer Personen bezeichnet.


Anträge auf Akkreditierung, die von EACEA bearbeitet werden.

Erasmus Charter for Higher Education (ECHE)

Falls einer Organisation eine Erasmus Charter for Higher Education (ECHE) verliehen wird, wird sie während des eigentlichen Akkreditierungsprozesses weder validiert noch zertifiziert. Dies erfolgt zu einem späteren Zeitpunkt, abhängig vom Antrag auf Förderung. Die Organisation wird:

Von der EACEA verwaltete Qualitätssiegel

Da die Verleihung eines Qualitätssiegels für das Europäische Solidaritätskorps von EACEA vorgenommen wird, werden die Organisationsdaten auch von EACEA zertifiziert.

Bitte beachten

Organisationen, die an von Nationalen Agenturen verwalteten Aktionen von Erasmus+ und dem Europäischen Solidaritätskorps teilnehmen (als Antragsteller, Zuschussempfänger, Partner, Gasteinrichtungen oder Konsortiumsmitglieder) und bereits einen PIC haben, werden in das neue Organisationsregistrierungssystem kopiert. Falls eine Organisation bereits durch REA validiert wurde, ist sie automatisch NA-zertifiziert.

Falls Ihre Organisation Anträge für zentrale Aktionen stellt, durchläuft sie den REA Validierungsprozess, unabhängig davon, ob sie bereits für ein dezentrales Projekt zertifiziert wurde oder nicht.

Ggf. werden in den beiden Fällen verschiedene Dokumente oder Informationen von Ihnen abgefragt. So müssen Sie z. B. einen Legal Entity Appointed Representative (LEAR) bestimmen und begleitende rechtliche Dokumente im Zuge der Validierung zur Verfügung stellen, wenn Ihre Organistion für eine zentrale Aktion ausgewählt wurde. In diesem Fall müssen die Pflichtfelder für den LEAR im Teilnehmerportal ausgefüllt werden. Die Benennung des LEAR ist nicht erforderlich, wenn der PIC nicht von REA validiert wird.



Wie Sie diese Schritte in den IT-Tools vornehmen