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PROMIS

Projekt „Resultatorientiertes Managementinformationssystem“ (PROMIS)

Um die LAG und FLAG bei der Auswahl von Projekten sowie bei Entscheidungsfindungen zu unterstützen, hat die dänische Verwaltungsbehörde (VB) ein IT-System entwickelt, das den gesamten Prozess abdeckt, von der Beantragung über die Priorisierung, Genehmigung, Berichterstattung und Überwachung bis hin zur Bewertung von Projekten.

Dieses CLLD Beispiel ist auch verfügbar in:

sv


Kontext, Bedürfnisse, Möglichkeiten

Alle (F)LAG müssen Kriterien zur Projektauswahl erarbeiten, einen transparenten Auswahlprozess durchführen und Informationen über Outputs und Ergebnisse von Projekten, die von den Nutznießern selbst durchgeführt werden, sammeln und weiterleiten. In Dänemark hatte die VB beschlossen, 26 LAG und 10 FLAG durch die Entwicklung eines IT-Tools zu unterstützen, das speziell auf die Bottom-up-Methodik von CLLD abgestimmt war.

Ziel

Ziel des Projekts „Resultatorientiertes Managementinformationssystem“(PROMIS) ist es, die Arbeit sämtlicher CLLD-Akteure während des gesamten Projektförderungsprozesses zu erleichtern.

Aktivitäten und ‚wer machte was‘?  

Die VB hat Experten damit beauftragt, das System zu entwickeln. Es bestehen drei Zugangsebenen:
(1) Projektantragsteller und -träger;
(2) (F)LAG-Manager und -Vorstandsmitglieder;
(3) Die Verwaltungsbehörde.

Das System basiert auf einem einzigen Antragsformular für alle (F)LAG-Aktivitäten, aber abhängig von den Optionen, die die Antragsteller auswählen, müssen nur die diese Optionen betreffenden Fragen beantwortet werden. Es werden außerdem Indikatoren für Outputs, Ergebnisse und Auswirkungen vorgegeben; die Antragsteller können zudem andere Indikatoren hinzufügen, die für ihre Projekte relevant sind. The (F)LAG-Manager und –Vorstandsmitglieder haben Zugang zum System, sie können die Entwürfe überwachen und den Antragstellern mit Rat und Tat zur Seite stehen oder ihnen Fragen stellen.

Der Vorstand bewertet die Anträge unter Berücksichtigung von Auswahlkriterien, die gemeinsam von LAG und FLAG erarbeitet wurden. Die acht Priorisierungskriterien, auf die eingegangen werden muss, lauten:
- Projektbeschreibung und Angaben zum Antragsteller;
- Sichtbarkeit;
- Relevanz in Bezug auf die Entwicklungsstrategie für die (F)LAG;
- Lokale Verankerung;
- Zusammenarbeit;
- Innovation;
- Nachhaltigkeit;
- Auswirkungen.

Bevor zur Einreichung von Vorschlägen aufgerufen wird, entscheiden die (F)LAG über eine angemessene Gewichtung der Kriterien und Unterkriterien. Sie können dabei beschließen, die Kriterien und Unterkriterien stärker zu gewichten, die für die lokale Strategie am relevantesten sind. Die FLAG können zudem neue Kriterien hinzufügen, die dann ebenfalls angemessen gewichtet werden, wobei zum Beispiel jungen Antragstellern, Gebieten mit besonderen Bedürfnissen oder auch anderen lokalen Kriterien Vorrang eingeräumt werden kann. Für manche Kriterien können auch Mindestanforderungen festgelegt werden.

PROMIS, das auch die Erfassung von Daten ermöglicht, ist in ein Tool zur Analyse und Visualisierung von Daten integriert, welches an die Berichterstattungsanforderungen der F(LAG) oder der VB angepasst werden kann.

  • Wichtigste Ergebnisse: Die Zeit, die die (F)LAG für die Bearbeitung der Anträge benötigen, konnte maßgeblich reduziert werden (einige Manager melden Zeitersparnisse von bis zu 50 %). Die VB hat einen guten Überblick über die Projekte in den verschiedenen (F)LAG (Anzahl, Ziele, Unterstützung). Das Priorisierungstool, das sich als sehr demokratisch und partizipativ erwiesen hat, leistete einen wichtigen Beitrag zu den Diskussionen des Vorstands und zur Erreichung eines Konsenses bei der Auswertung.
  • Übertragbarkeit: Das Tool könnte in allen EU-Staaten zum Einsatz kommen, auch in denen mit regionalen Programmen. Es könnte auch auf EU-Ebene verwendet werden, um Daten aus allen Ländern zu integrieren, und dies ohne Eingriff in lokale, regionale oder nationale Ziele oder Prioritäten.

  • Schlussfolgerungen: Bei der Entwicklung einer solchen Software ist es wichtig, dass (F)LAG-Manager und VB/Zahlstelle eng zusammenarbeiten und alle Interessen berücksichtigt werden. Ursprünglich war das System lediglich für die Priorisierung, Überwachung und Bewertung vorgesehen. Die anderen Funktionen kamen erst später hinzu. Es wäre jedoch einfacher gewesen, hätte man von Anfang an beschlossen, dieses Tool als umfassendes Projektverwaltungssystem zu nutzen.


Ressourcen

  • Qualifikationen: Consultants, die sich mit den CLLD-Grundsätzen sowie in den Bereichen Bewertung und Softwareentwicklung gut auskennen. Die Verwendung der Software erfordert die Teilnahme an einer Schulung (es wird davon ausgegangen, dass für FLAG-Koordinatoren und Mitarbeiter der VB/Zahlstelle ein anderthalb- bis zweitägiger Workshop erforderlich ist und die Vorstandsmitglieder mit den wichtigsten Informationen vertraut gemacht werden müssen).

  • Finanzielle Mittel: 425.000 € für:
    - technische Entwicklung des Konzepts, Einhalten von EU-Regularien und Anpassung an nationale Programme: €150.000
    - IT-Entwicklung und -Programmierung: €150.000
    - technischer Support für Nutzer (LAG, FLAG, MA/Zahlstelle): €60.000
    - Lizenzen für Datenvisualisierungssoftware: €50.000 (40 Lizenzen plus Verlängerung um 1 Jahr)
    - Server-Hosting: €15.000 für 3 Jahre.


Zusammenfassung und Kontaktinformationen

Zeitrahmen: Die Entwicklung des Systems wurde im Juni 2014 in die Wege geleitet. PROMIS kam erstmals im August 2015 für LAG (und im Mai 2016 für FLAG) zum Einsatz.

Zeitpunkt der Fallstudie: August 2016

Art der Einrichtung als Projektträger des Tools: Dänische Verwaltungsbehörde

Kontaktinformationen der Experten, die das Tool entworfen haben:
Morten Kvistgaard, mkv@evaluators.eu, +45 21294513
Lea T. Kvistgaard, ltk@kvea.dk, +45 30662956

Weitere Informationen:
https://webgate.ec.europa.eu/fpfis/cms/farnet/files/documents/Abstract%20PROMIS_May2016.pdf


Schlüsselwörter: Antrag & Auswahlprozess, CLLD-Ergebnisse, IT-Tools für FLAG