Visit the new FARNET 2014-2020 website

PROMIS

Projektresultatorienterat system för informationshantering
Project Result-Oriented Management Information System (PROMIS)

För att bistå LAG och FLAG vid projekturval och rationalisera beslutsfattandet har den danska förvaltningsmyndigheten utvecklat ett IT-system som omfattar hela processen – från projektansökan till prioriteringar, godkännande, redovisning, uppföljning och utvärdering.

Detta exempel på ett projekt inom lokalt ledd utveckling kan  även ses på:

sv


Bakgrund, behov, möjligheter

Alla (F)LAG måste ta fram kriterier för projekturval, genomföra en genomsynlig urvalsprocess, samla in och redovisa information om utfall och resultat för projekt som genomförs av mottagare. I Damark beslutade förvaltningsmyndigheten att hjälpa de 26 LAG och 10 FLAG genom att ta fram ett IT-verktyg som är särskilt anpassat för LLU:s nedifrån och upp-metodik.

Målsättningar

Syftet med det projektresultatorienterade systemet för informationshantering (PROMIS) är att underlätta arbetet för alla LLU-aktörer genom hela processen för att stödja projekt.

Aktiviteter och vem som gjorde vad  

Förvaltningsmyndigheten engagerade experter som utvecklade systemet. Det finns tre behörighetsnivåer:
(1) Projektkandidater och projektansvariga
(2) (F)LAG-ansvariga och styrelseledamöter
(3) Förvaltningsmyndigheten

Systemet baseras på ett enda ansökningsformulär för alla (F)LAG-åtgärder, men – beroende på vilka alternativ kandidaterna väljer – behöver man bara besvara relevanta frågor. Fördefinierade indikatorer på utfall, resultat och genomslag ingår, men de sökande kan också lägga till andra indikatorer som är relevanta för deras projekt. Den (F)LAG-ansvarige och styrelseledamöter kan få åtkomst av systemet, följa förslagen och bistå de sökande eller ställa frågor till dem.

Styrelsen bedömer ansökningarna med hjälp av urvalskriterier som tagits fram gemensamt av LAG och FLAG. Bland de åtta obligatoriska kriterierna för prioritering finns:
– Projektbeskrivning och information om den sökande
– Synlighet
– Relevans i förhållande till (F)LAG:s utvecklingsstrategi
– Lokal förankring
– Samarbete
– Innovation
– Hållbarhet
– Verkningar.

Innan en infordran startas beslutar (F)LAG om en lämplig viktning för kriterier och underkriterier och man kan besluta att de som är mest relevanta för den lokala strategin ska få väga tyngre. FLAG kan även lägga till nya kriterier med lämplig viktning och t.ex. prioritera unga sökande, territorier med särskilda behov eller andra lokala kriterier. Man kan också besluta om minimipoäng för vissa kriterier.

PROMIS medger även datainsamling och är integrerat med ett verktyg för dataanalys och presentation som kan anpassas efter (F)LAG:s eller förvaltningsmyndighetens behov.

  • Viktigare framsteg: Den tid (F)LAG behöver för att behandla ansökningar har blivit väsentligt kortare (vissa ansvariga rapporterar 50 % kortare tid). Förvaltningsmyndigheten har en bra överblick över projekten i olika (F)LAG (belopp, målsättningar, stöd). Prioriteringsverktyget har visat sig vara ett mycket demokratiskt verktyg som främjar delaktighet, ger underlag för diskussioner i styrelsen och leder till samstämmighet kring poäng.
  • Överförbarhet: Verktyget skulle kunna användas i alla EU-länder, inbegripet länder med regionala program. Det skulle också kunna användas på EU-nivå för att integrera data för alla länder, utan att blanda sig i lokala, regionala eller nationella målsättningar och prioriteringar.

  • Erfarenheter: När man utvecklar en sådan programvara är det viktigt att säkerställa nära samverkan mellan (F)LAG-ansvariga och förvaltningsmyndigheter/utbetalande organ och att ta hänsyn till alla intressen. Systemet utformades ursprungligen för prioritering, uppföljning och utvärdering och andra funktioner har lagts till efter hand. Men det hade varit enklare om ett beslut om att göra det till ett fullvärdigt system för projektadministration hade fattats redan från början.


Resurser

  • Kompetenser: konsulter med goda insikter i LLU-principer, utvärdering och programvaruutveckling. För att använda programvaran krävs viss utbildning (man uppskattar att ett seminarium på 1,5-2 dagar för FLAG-samordnare och personal från förvaltningsmyndigheter/utbetalande organ skulle krävas, liksom grundläggande information till styrelseledamöter).

  • Finansiella resurser: 425 000 euro, vilket inkluderar:
    – teknisk utveckling av konceptet, efterlevnad av EU-förordning och nationella program: 150 000 euro
    – IT-utveckling och programmering: 150 000 euro
    – teknisk support till användare (LAG, FLAG, förvaltningsmyndigheter/utbetalande organ): 60 000 euro
    – licenser för programvara för presentation: 50 000 euro (40 licenser plus ett års förnyelse)
    – servrar för värdtjänster: 15 000 euro under tre år.

Sammanfattning och kontaktuppgifter

Tidsram: systemet började utvecklas i juni 2014 och PROMIS lanserades i augusti 2015 för LAG (och i maj 2016 för FLAG).

Dag för fallstudien: Augusti 2016

Typ av organisation ansvarig för verktyget: Danmarks förvaltningsmyndighet

Kontaktuppgifter för de experter som utformade verktyget:
Morten Kvistgaard, mkv (at) evaluators.eu, +45 21294513
Lea T. Kvistgaard, ltk (at) kvea.dk, +45 30662956

Ytterligare information: 
https://webgate.ec.europa.eu/fpfis/cms/farnet/files/documents/Abstract%20PROMIS_May2016.pdf


Nyckelord: ansöknings- och urvalsprocess, LLU-resultat, IT-verktyg för FLAG