Visit the new FARNET 2014-2020 website

PROMIS

Zorientowany na rezultaty system zarządzania projektami
Project Result-Oriented Management Information System (PROMIS)

Aby pomóc LGD i LGR w wyborze projektów i usprawnić proces decyzyjny, duńska Instytucja Zarządzająca (IZ) opracowała system informatyczny, który obejmuje cały proces od zgłoszenia projektu poprzez ustalenie priorytetów wyboru, zatwierdzanie, raportowanie, aż do monitorowania i oceny.

Ten przykład jest również dostępny w następujących językach:

sv


Kontekst, potrzeby, możliwości

Wszystkie LGD i LGR muszą opracować kryteria wyboru projektów, przeprowadzić przejrzysty proces selekcji, gromadzić i przekazywać informacje na temat produktów i rezultatów projektów realizowanych przez beneficjentów. W Danii, IZ postanowiła pomóc swoim 26 LGD 26 i 10 LGR poprzez opracowanie narzędzia informatycznego, specjalnie dostosowanego do oddolnego podejścia RLKS.

Cele

Zorientowany na wyniki system zarządzania projektami (PROMIS) ma na celu ułatwienie pracy wszystkim aktorom RLKS w całym procesie wspierania projektów.

Działania i ich uczestnicy 

IZ zawarła umowy ekspertami, który opracowali system. Istnieją trzy poziomy dostępu:
(1) wnioskodawcy i realizatorzy projektów;
(2) menedżerowie i członkowie zarządów LGD/LGR;
(3) Instytucja Zarządzająca.

System oparty jest na jednym formularzu wniosku dla wszystkich  LGD/LGR, ale w zależności od opcji wybranych przez wnioskodawcę, odpowiada on jedynie  na istotne dla niego pytania. Załączone są predefiniowane wskaźniki produktów, rezultatów, ale wnioskodawcy mogą również dodawać inne wskaźniki istotne dla ich projektów. Menedżer LGD/LGR oraz członkowie zarządu mogą uzyskać dostęp do systemu, monitorować wnioski w trakcie wypełniania i zapewnić pomoc wnioskodawcom lub zadawać im pytania.

Zarząd ocenia wnioski na podstawie kryteriów wyboru opracowanych wspólnie przez LGD i LGR. Wprowadzono osiem obowiązkowych kryteriów oceny:
- Opis projektu i informacje o wnioskodawcy;
- Widoczność;
- Znaczenie projektu w odniesieniu do strategii rozwoju LGD/LGR;
- Lokalne zakorzenienie;
- Współpraca;
- Innowacyjność;
- Zrównoważony rozwój;
- Efekty.

Przed zaproszeniem do składania wniosków, LGD/LGR decydują o nadaniu odpowiednich wag dla poszczególnych kryteriów i podkryteriów. Mogą zadecydować o nadaniu większej wagi tym z nich, które są najbardziej istotne dla lokalnej strategii. LGR mogą także dodawać nowe kryteria, z odpowiednimi wagami, na przykład preferencje dla młodych wnioskodawców, terytoriów ze specyficznymi potrzebami lub inne kryteria lokalne. Możliwe jest również ustalenie minimalnego progu punktacji dla wybranych kryteriów.

PROMIS umożliwia także gromadzenie danych, jest zintegrowany z systemem analizy danych i narzędziami wizualizacji, które mogą być dostosowane do potrzeb sprawozdawczych LGD, LGR lub IZ.

  • Rezultaty: Znacznie skrócił się czas potrzebny LGD/LGR na rozpatrywanie wniosków (według niektórych menedżerów o 50%). IZ ma dobry przegląd projektów z różnych LGD/LGR (kwoty, cele, wsparcie). Narzędzie ustalania prorytetów okazało się bardzo demokratyczne i partycypacyjne, wspomagające dyskusję w ramach organu decyzyjnego i prowadzące do uzgadniania punktacji.
  • Możliwość przenoszenia doświadczeń: Narzędzie może być stosowane we wszystkich krajach UE, w tym do programów regionalnych. Może być również stosowane na szczeblu UE, aby zintegrować dane z wszystkich krajów, bez ingerowania w cele lub priorytety lokalne, regionalne czy krajowe.

  • Wnioski na przyszłośc: Przy opracowywaniu takiego oprogramowania, ważne jest zapewnienie ścisłej współpracy z menedżerami LGD, LGR oraz IZ i agencją płatniczą, a także wzięcie pod uwagę wszystkich interesów. System ten został pierwotnie zaprojektowany tylko dla ustalania priorytetów, monitorowania i oceny, inne funkcje zostały dodane później. Jednak byłoby łatwiej go stworzyć, gdyby decyzja o jego wszystkich funkcjonalnościach została podjęta na samym początku


Zasoby

  • Umiejętności: konsultanci z dobrą znająmością zasad ewaluacji, RLKS i umiejętnością programowania. Korzystanie z tego oprogramowania wymaga przeszkolenia (szacujemy je na 1,5-2 dni zajęć warsztatowych dla koordynatorów LGR i pracowników IZ i agencji płatniczej, ponadto członkowie zarządów LGR również muszą zostać poinstruowani).

  • Zasoby finansowe: 425 000 euro, w tym:
    - rozwój techniczny koncepcji, zapewnienie zgodności z regulacjami UE oraz programami krajowymi: 150 000 euro
    - stworzenie oprogramowania: 150 000 euro
    - wsparcie techniczne dla użytkowników (LGD, LGR, IZ / AP): 60 000 euro
    - licencje na oprogramowanie do wizualizacji danych: 50 000 euro (zakup 40 licencji oraz 1 rok użytkowania)
    - serwer hostingowy: 15 000 euro za 3 lata.

Informacje o projekcie i dane kontaktowe

Czas realizacji: rozwój systemu zapoczątkowano w czerwcu 2014, funkcjonalność PROMIS dla LGD osiągnięto w sierpniu 2015 (dla LGR w maju 2016).

Data sporządzenia raportu: sierpień 2016

Rodzaj organizacji wykorzystującej narzędzie: Duńska instytucja zarządzająca

Kontakt do projektantów narzędzia:
Morten Kvistgaard, mkv@evaluators.eu, +45 21294513
Lea T. Kvistgaard, ltk@kvea.dk, +45 30662956

Dodatkowe informacje:
https://webgate.ec.europa.eu/fpfis/cms/farnet/files/documents/Abstract%20PROMIS_May2016.pdf


Słowa kluczowe: proces składania i selekcji wniosków, rezultaty RLKS, narzędzia informatyczne dla LGR