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PROMIS

Système d’information pour la gestion de projet axé sur les résultats
Project Result-Oriented Management Information System (PROMIS)

Pour aider les GAL et les FLAG dans la sélection des projets et rationaliser la prise de décision, l'autorité de gestion (AG) danoise a développé un système informatique qui couvre l'ensemble de la procédure, depuis le dépôt du dossier de candidature jusqu’au suivi et à l’évaluation, en passant par le processus de sélection, l'approbation et le rapport final.

Cet exemple de DLAL est également disponible en :

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Contexte, besoins, opportunité

Tous les groups d’action locale (FLAG et GAL LEADER) doivent déterminer des critères de sélection des projets, mener à bien un processus de sélection transparent, recueillir et communiquer des informations sur les produits et les résultats des projets mis en œuvre par les bénéficiaires. Au Danemark, l’Autorité de gestion (AG) a décidé d'aider les 26 GAL et les 10 FLAG du pays en développant un outil informatique spécialement adapté à la méthodologie ascendante du développement local mené par les acteurs locaux (DLAL).

Objectifs

Le système PROMIS vise à faciliter le travail de tous les intervenants DLAL tout au long du processus d’accompagnement des projets.

Activités et acteurs 

L’AG a fait appel à des spécialistes pour développer le système, qui comporte trois niveaux d’accès:
(1) Demandeurs et porteurs de projets;
(2) Coordinateurs et administrateurs de FLAG/GAL;
(3) Autorité de gestion.

Le système est basé sur un formulaire de demande unique pour toutes les interventions FLAG/GAL mais, selon les options choisies par les demandeurs, seules certaines questions pertinentes doivent être traitées. Des indicateurs de produits, de résultats et d’impacts prédéfinis sont inclus, mais les demandeurs peuvent également ajouter d'autres indicateurs propres à leur projet. Le coordinateur du FLAG/GAL et les membres du conseil d'administration peuvent accéder au système, suivre les projets et accompagner les demandeurs ou leur poser des questions.

Le conseil d'administration évalue les demandes en fonction de critères de sélection élaborés en commun par le GAL et le FLAG. Les huit critères de sélection suivants sont obligatoires:
- Présentation du projet et renseignements sur le demandeur;
- Visibilité;
- Pertinence du projet par rapport à la stratégie de développement du FLAG/GAL;
- Ancrage local;
- Coopération;
- Innovation;
- Durabilité;
- Effets.

Avant de lancer un appel à projets, le FLAG/GAL décide de la pondération appropriée pour les critères et sous-critères. Il peut décider de donner un poids plus élevé à ceux qui sont les plus pertinents par rapport à sa stratégie locale. Les FLAG peuvent également ajouter d’autres critères, avec des pondérations appropriées, en privilégiant, par exemple, les jeunes demandeurs, des parties de territoire ayant des besoins spécifiques ou d'autres critères locaux. On peut également fixer des scores minimaux à atteindre pour certains critères.
Permettant également la collecte de données, PROMIS est intégré à un outil d’analyse et de visualisation des données qui peut être adapté aux besoins de gestion du FLAG/GAL ou de l’AG.

  • Principales avancées : Le délai de traitement des demandes a été considérablement réduit pour les  FLAG/GAL (plusieurs coordinateurs signalent une réduction de 50%). L’AG dispose d’une bonne vue d'ensemble des projets des différents FLAG/GAL (montants, objectifs, type d’aide…). L'outil de sélection s’est révélé très démocratique et participatif, il facilite la prise de décision du conseil d'administration et dégage un consensus quant aux notes attribuées.
  • Transférabilité : Cet outil pourrait être utilisé dans tous les pays de l'UE, y compris ceux qui ont des programmes régionaux. Il pourrait également être utilisé au niveau européen pour intégrer les données de tous les pays, sans interférer avec les objectifs et priorités au niveau local, régional ou national.

  • Enseignements : Pour développer ce type de logiciel, il est important d'être en relation étroite avec les coordinateurs de FLAG/GAL et l’AG/AP, et de prendre en compte les intérêts et besoins de chacun. Le système avait initialement été conçu pour la sélection, le suivi et l'évaluation des projets; les autres fonctions ont été rajoutées plus tard. Sa mise au point aurait d’ailleurs été plus facile si on avait décidé dès le début d’en faire un système global de gestion de projets.


Ressources

  • Compétences :

    Faire appel à des consultants ayant une bonne compréhension des principes du DLAL, de l'évaluation et du développement de logiciels. L'utilisation du logiciel nécessite une certaine formation, par exemple via un atelier de 1,5 - 2 jours pour les coordinateurs de FLAG et le personnel de l’AG/AP, et une information de prise en main pour les membres des conseils d'administration.

  • Financement : 425 000 € incluant :

    - développement technique du concept, compatibilité avec la législation UE et les programmes nationaux: €150 000
    - développement et programmation informatiques: €150 000
    - appui technique aux usagers (GAL, FLAG, AG/AP): €60 000
    - licences pour le logiciel de visualisation de données: €50 000 (40 licences avec renouvellement d’1 an)
    - serveur: €15 000 pour 3 ans


Infos et contact

Durée : développement du système en juin 2014, lancement de PROMIS pour les GAL en août 2015 et pour les FLAG en mai 2016.

Etude de cas : août 2016

Type d’organisation promotrice de l’outil : Autorité de gestion danoise

Concepteurs du logiciel:
Morten Kvistgaard, mkv@evaluators.eu, +45 21294513
Lea T. Kvistgaard, ltk@kvea.dk, +45 30662956

Pour en savoir plus :
https://webgate.ec.europa.eu/fpfis/cms/farnet/files/documents/Abstract%20PROMIS_May2016.pdf


Mots clés : procédures de demande et de sélection, DLAL axé sur les résultats, outils informatiques pour les FLAG