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PROMIS

Sistema de información para la gestión de proyectos orientada a los resultados
Project Result-Oriented Management Information System (PROMIS)

A fin de ayudar a los GAL y los GALP en la selección de proyectos y a optimizar los procesos de toma de decisiones, la autoridad de gestión (AG) danesa ha desarrollado un sistema informático que abarca el conjunto del proceso, desde la presentación de solicitudes de proyectos hasta su selección, aprobación, elaboración de informes, seguimiento y evaluación.

Este ejemplo es CLLD También disponible en:

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Contexto, necesidades y oportunidad

Todos los GAL(P) tienen que desarrollar criterios de selección de proyectos, llevar a cabo un proceso de selección transparente, recabar información y elaborar informes sobre las realizaciones y resultados de los proyectos ejecutados por los beneficiarios. En Dinamarca, la AG decidió apoyar a los 26 GAL y los 10 GALP desarrollando una herramienta informática específicamente adaptada a la metodología «ascendente» del desarrollo local participativo (DLP).

Objetivos

El sistema PROMIS tiene por objetivo facilitar la labor de todos los actores del DLP a lo largo de todo el proceso de apoyo a los proyectos.

Actividades y principales actores

La AG contrató a expertos que desarrollaron el sistema, para el que existen tres niveles de acceso:
(1) Solicitantes de proyectos y promotores de proyectos.
(2) Directores y miembros del consejo de los GAL(P).
(3) La autoridad de gestión.

El sistema se basa en un único formulario de solicitud para todas las intervenciones de los GAL(P), aunque, dependiendo de las opciones que hayan seleccionado los solicitantes, estos tendrán que responder solo a las preguntas pertinentes. El sistema incluye indicadores predefinidos de realizaciones, resultados e impactos, si bien los solicitantes pueden añadir también otros indicadores que sean relevantes para sus proyectos. Los directores y miembros del consejo de los GAL(P) pueden acceder al sistema, hacer un seguimiento de los borradores de proyectos y proporcionar asistencia a los solicitantes o plantearles cuestiones.

El consejo evalúa las solicitudes en función de los criterios de selección desarrollados conjuntamente por los GAL y los GALP, que incluyen los siguientes ocho criterios obligatorios de priorización:
- Descripción del proyecto e información del solicitante.
- Visibilidad.
- Relevancia para la estrategia de desarrollo del GAL(P).
- Arraigo local.
- Cooperación.
- Innovación.
- Sostenibilidad.
- Efectos.

Antes de lanzar una convocatoria, los GAL(P) deciden cómo ponderar los diferentes criterios y subcriterios, pudiendo decantarse por aplicar un mayor factor de ponderación a aquellos criterios que sean más relevantes para la estrategia local. Los GALP pueden añadir igualmente nuevos criterios con sus correspondientes ponderaciones, que den prioridad, por ejemplo, a solicitantes jóvenes, territorios con necesidades específicas u otros criterios locales. También se puede establecer una puntuación mínima para determinados criterios.

El sistema PROMIS permite igualmente recabar datos y tiene integrada una herramienta para su análisis y visualización, que se puede ajustar a las necesidades de elaboración de informes de los distintos GAL(P) o AG.

  • Principales logros: se ha reducido significativamente la cantidad de tiempo que los GAL(P) necesitan para procesar las solicitudes (disminución que algunos directores cifran en un 50 %). La AG puede hacerse una idea bastante exacta de los proyectos de los diferentes GAL(P) (cantidades, objetivos, apoyo, etc.). La herramienta de priorización, que permite debatir en el seno del consejo y alcanzar consensos en torno a las puntuaciones, ha demostrado ser muy democrática y participativa.
  • Transferibilidad: la herramienta se podría utilizar en todos los países de la UE, incluidos aquellos que cuenten con programas regionales. También podría usarse a escala de la UE, para integrar datos de todos los países, sin interferir en los objetivos y prioridades locales, regionales o nacionales.

  • Lecciones: a la hora de desarrollar un software de esta naturaleza, es importante garantizar una estrecha interacción con los directores de los GAL(P), las AG y los OP (organismos pagadores), y tener en cuenta todos los intereses. El sistema se diseñó en un principio a los efectos de priorización, seguimiento y evaluación únicamente, por lo que el resto de funciones se ha ido añadiendo posteriormente; habría sido mejor, no obstante, haber adoptado desde el inicio la decisión de convertirlo en un sistema completo de administración de proyectos.


Recursos

  • Habilidades y competencias: 

    consultores con un buen conocimiento de los principios del DLP y su evaluación, así como en desarrollo de software. Para usar este último se requiere una cierta formación (un taller de 1,5 o 2 días aproximadamente para los coordinadores de los GALP y el personal de las AG y los OP, así como una información básica para los miembros del consejo).

  • Recursos financieros: 425 000 €, incluyendo:

    - Desarrollo técnico del concepto, cumplimiento de la legislación de la UE y de los programas nacionales: €150 000
    - Desarrollo informático y programación: €150 000
    - Soporte técnico a usuarios (GAL, GALP, AG/OP): €60 000
    - Licencias para el software de visualización de datos: €50 000 (40 licencias, más 1 año de renovación)
    - Hospedaje del servidor: €15 000 para tres años


Información y datos de contacto

Calendario: el desarrollo del sistema se inició en enero de 2014, y PROMIS se puso en marcha en agosto de 2015 para los GAL, y en mayo de 2016 para los GALP

Fecha del estudio de caso: agosto de 2016

Tipo de organización promotora de la herramienta: autoridad de gestión danesa

Contacto de los expertos que diseñaron la herramienta:
Morten Kvistgaard, mkv@evaluators.eu, +45 21294513
Lea T. Kvistgaard, ltk@kvea.dk, +45 30662956

Información adicional:
https://webgate.ec.europa.eu/fpfis/cms/farnet/files/documents/Abstract%20PROMIS_May2016.pdf


Palabras clave: proceso de solicitud y selección, resultados del DLP, herramientas informáticas para los GALP